Электронные трудовые книжки: когда введут, как пользоваться, чем лучше бумажных. Электронная трудовая книжка: когда введут и что изменится Сходства и различия с бумажным вариантом

Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.

Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.

В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.

Обратите внимание

Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.

Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.

Целесообразность отмены трудовых книжек

Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.

Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.

Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.

Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.

«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и проф­союзы.

Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.

В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.

В целом за переход на электронный кад­ровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.

Плюсы и минусы электронной книжки

Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.

А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.

Обратите внимание

Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?

Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.

Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.

Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).

Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.

Отмена трудовых книжек в 2018 году все же состоится. Об этом заявила вице-премьер российского правительства Ольга Голодец, которая отметила, что необходимость ввода электронной системы назрела уже давно. Тем не менее, из-за несогласованных позиций Министерства труда, профсоюзов и нескольких крупных работодателей запустить этот проект не представлялось возможным. Сейчас все противоречия урегулированы и с 1 января 2018 года все трудоустроенные граждане постепенно будут переводиться на современные электронные аналоги.

Официально трудовая книжка с привычном для нас виде была введена в 1940 году. В период начала Великой Отечественной войны в нее вносили трудодни, от которых зависел продовольственный паек. Со временем этот документ прочно вошел в жизнь советских граждан, а после распада СССР – и в жизнь рядовых россиян. К примеру, без предъявления трудовой нельзя было , причем только с 2002 года ее размер стал зависеть не от стажа, а от в ПФРФ.

Без наличия трудовой книжки многие наниматели не имели право принимать на работу граждан, а в случае утери владельца документа ждала кропотливая процедура восстановления. Также в книжку вносились записи о причине увольнения (дисциплинарных взысканиях), в результате чего, если человек был лишен занимаемой должности «по статье», шансы найти аналогичную работу нередко сводились к нулю. Как только бумажные трудовые книжки отменят в 2018 году, все эти пережитки советского прошлого канут в лету, однако при этом как работодателям, так и наемным работникам придется столкнуться с новыми трудностями.

Плюсы нововведения

Как уже говорилось ранее, отмена трудовых книжек назревала давно и была продиктована объективной необходимостью. С введением электронной системы фиксации трудоустройства решается сразу несколько проблем:

• снятие ответственности с работодателя за хранение документов;
• снижение издержек на делопроизводство и оптимизация кадрового штата;
• возможность оперативно «поднять» всю историю трудовой деятельности соискателя.

Огромные финансовые средства затрачивались работодателем для организации хранения трудовых книжек. К примеру, рассматриваемые бумажные документы обязательно должны были находиться в несгораемых сейфах, которые надежно запираются на ключ. Для внесения записей требовалось содержать отдел кадров и проводить с ними периодическое обучение. Теперь эта проблема решена, а просмотреть послужной список соискателя можно в течение нескольких часов. Служба безопасности компании или уполномоченный отдел отправляет запрос в электронную базу данных и оперативно получает подробную информацию о требуемом человеке.

Некоторые граждане не желают «марать» свой трудовой стаж определенной должностью, расценивая ее в качестве временного трудоустройства. В таком случае оформиться на работу можно по контракту, сведения о котором не планируется фиксировать в единой электронной базе. Необходимо помнить, что в этой ситуации отношения между сторонами регламентируются согласно контрактной форме найма.

Сложности реформы

Введение электронных трудовых книжек в 2018 году таит в себе ряд опасностей. К ним можно причислить:

• отсутствие гарантий надежности новой системы;
• необходимость «пробивать» потенциального сотрудника;
• проблемы подтверждения трудового стажа (с недобросовестными нанимателями).

Изначально систему планируют опробовать на небольших предприятиях, численность которых не превышает 15 сотрудников. Далее в течение 2018 года будут подключать более крупные компании с численностью персонала от нескольких сотен до нескольких тысяч работников. Не секрет, что электронная база данных будет «сырой», причем никто не гарантирует ее безопасность. Некоторые специалисты уже сейчас заявляют, что опытные хакеры смогут без серьезных проблем взломать систему, после чего внести туда требуемую информацию или обнародовать полученные сведения.

С недобросовестными нанимателями у работников могут также возникнуть проблемы. Как действовать порядочному гражданину, если он официально несколько лет проработал у нанимателя, а тот не платил за него положенные отчисления. Самостоятельно проверить информацию о трудовом стаже можно будет только по соответствующему запросу, однако как должны подаваться заявления физическими лицами, правительственные чиновники пока не разъяснили.

Несмотря на возможность оптимизации штата, многим организациям все равно придется оставить должность в отделе кадров. Как предполагается, специально обученный человек (условно назовем его HR-менеджер) сможет «пробивать» по базе необходимого соискателя. Тем самым, отпадет необходимость в проведении собеседований, определении квалификации работника и т. д. Но никто не застрахован от сбоев в системе, которые на первоначальном этапе, вероятно, будут происходить регулярно. Поэтому процесс трудоустройства в некоторых случаях может затянуться.

Введение электронных трудовых книжек с 1 января 2018 года назрело уже давно, и ни для кого не стало сюрпризом. Пока до конца не определены механизмы перехода на новую систему, сроки завершения процедуры, а также то, как именно она станет функционировать. В Министерстве труда пеняют на успешный опыт , которая хранит собственную базу данных в электронном виде. Раз уж одному ведомству удалось перейти на современные способы ведения делопроизводства, то и остальные смогут. Гражданам и работодателям остается надеяться, что грядущие перемены не заставят пожалеть о бумажных трудовых книжках.

О том, как в Астрахани готовятся к переходу на электронные трудовые книжки, смотрите в следующем видео:

Электронные трудовые книжки в 2017 году могут стать реальностью. Узнайте о последних изменениях в сфере кадрового документооборота из нашего материала.

Когда трудовые книжки станут электронными?

На сегодняшний день, согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника на предприятии. Причем действующее постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 не предусматривает ведение книги в электронном виде.

Введение системы персонифицированного учета по СНИЛС граждан в 1996-1997 годах, по сути, нивелировало значимость трудовой книжки в глазах пенсионной системы, так как все данные и о трудовом стаже, и о размерах взносов в ПФР, вносимых работодателем, попадают в базу данных вместе с отчетностью предприятия. Хотя Пенсионный фонд до сих пор требует оригинал трудовой книжки при оформлении пенсии, по сути записи в ней сейчас играют роль только для тех граждан, которые трудились до начала использования СНИЛС.

Инициатива об отказе от бумажных трудовых книг обсуждается еще с 2011 года, но до сих пор законодательно не закреплена. Но в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года, утвержденном распоряжением Правительства РФ от 25.12.2012 № 2524-р, разделом 3 предусмотрен отказ от ведения трудовой и социальной документации работников в бумажном виде. Отдельные чиновники, например вице-премьеры Ольга Голодец и Аркадий Дворкович, в 2017 году озвучивали, что уже с 1 января 2018 года может быть начат переход на электронную базу трудовых данных.

Как будет выглядеть и работать электронная трудовая книжка - образец заполнения

Согласно озвученным Правительством РФ и Минтрудом предложениям, электронная трудовая книжка будет иметь вид файла с записями о трудовой деятельности, аналогичными действующим сегодня. Основными заносимыми данными, по нашему мнению, станут:

• Ф.И.О. работника;
• СНИЛС;
• профессия;
• записи о приеме и увольнении с работы с указанием причин;
• дополнительные сведения для расчета стажа (например, о декретном отпуске);
• сведения о награждениях, званиях, поощрениях и взысканиях.

Такой список пока не утвержден и может измениться в зависимости от того, насколько данные из электронной книжки будут использоваться органами ФСС, Минтруда, ПФР, Росстата и ФНС. Предположительно, доступ к трудовой книжке работника сторонними организациями будет осуществляться по его согласию, ведь вышеуказанные данные попадают под определение персональных.

Обязанность по заполнению трудовой книжки, очевидно, останется за работодателем. Только делать записи он сможет с помощью усиленной ЭЦП, возможно, даже в личном кабинете налогоплательщика.

Как предполагается осуществить переход на электронные трудовые книжки?

Уже сейчас подтверждением стажа может служить не только личная книга сотрудника, но и договор с работодателем: примерами такого подхода могут служить работа по совместительству, когда запись в книжке не обязательна, или договор ГПД, сведения о котором не вносятся.

Но столь важный документ, как трудовая книжка, не может быть изъят из оборота полностью за один день. В особенности это касается той части населения, которая имеет трудовой стаж до введения персучета и не имеет других средств для подтверждения трудового стажа. По этой причине предполагается плавный переход на новую систему, который займет, по предварительным оценкам, от 15 до 20 лет.

Стоит отметить, что сотрудники Минздравсоцразвития, в частности замминистра Александр Сафонов, акцентируют внимание на том, что за работником должно остаться право требовать от работодателя вести бумажную трудовую книжку. Должным образом отработанная система электронных трудовых книжек сама по себе постепенно вытеснит бумажный аналог.

Проблемы введения трудовых книжек на электронных носителях

Весь смысл введения электронного кадрового документооборота заключается в доступе предприятий и органов власти всех инстанций к личным файлам работников. В то же время сейчас каждое ведомство работает с помощью своей специфичной программы и обменивается электронными данными на основе встречных запросов.

Внедрение же электронных трудовых книжек предполагает консолидацию баз данных, осуществление которой — удовольствие не из дешевых. Достаточно вспомнить хаос, которым сопровождался перевод администрирования пенсионных, социальных и медицинских взносов из ПФР и ФСС в налоговую инспекцию.

Кроме того, стоит выделить такую сложность, как отсутствие доступа к интернету в отдаленных и сельских местностях. Без обеспечения возможности пользования личным кабинетом по всей территории России идея повсеместного отказа от бумажных трудкнижек не будет иметь успеха.

Отдельной проблемой выступает защита персональной информации от хищения с целью совершения преступлений или потери в результате системного сбоя или вирусной атаки. Учитывая последние тенденции в сфере хакерских атак, подобная угроза более чем реальна, а последствием может стать полная потеря данных о стаже конкретных людей.

Плюсы и минусы электронного кадрового документооборота

Необходимость постепенного отказа от такого архаичного документа, как бумажная трудовая книжка, уже ни у кого не вызывает сомнений. Но подобные изменения будут иметь как преимущества, так и недостатки:

1. Уменьшение документооборота: исчезнет необходимость ведения в бумажном виде не только трудовых книжек, но и журналов по учету их движения.
2. Снижение количества или исключение ошибок в формулировках: стандартизация записей позволит устранить человеческий фактор.
3. Удобство для работника и исключение возможности злоупотребления работодателем фактом хранения книжки, например умышленного удержания или угрозы «плохой» записи.
4. Защита от подделки: сфальсифицировать стаж будет невозможно.

1. Высокие затраты: для доступа к личной информации граждан предприятиям как минимум понадобятся ключи ЭЦП, имеющие срок действия и довольно ощутимую стоимость.
2. Риск утери данных: для уверенности в том, что при сбое базы кадровой документации не пропадут сведения о стаже, работнику придется бережно хранить все трудовые договоры, заключенные когда-либо.
3. Проблемы с доступом к сети интернет: в отдаленных регионах и сельских поселениях часто наблюдается отсутствие доступа к сети — вспомним хотя бы об аналогичном опыте повсеместного внедрения онлайн-касс.

Итоги

Ведение кадровых документов в электронном виде при всей своей заманчивости на данный момент является весьма туманной перспективой. В то же время в ближайшие годы мы будем наблюдать постепенные движения в сторону осуществления этой идеи.

Освежить в памяти текущий порядок оформления и оборота личных документов работника вам поможет материал .

Век высоких технологий диктует свои условия, вот и такой консервативный документ, как попал под глобальные изменения.

С 1 января 2018 года планируется произвести перевод всех печатных сведений о трудовой деятельности каждого отдельного гражданина в электронный формат. О плюсах и минусах такого способа ведения учета отработанных лет говорилось достаточно много. Первоначально принятый законопроект не единожды дорабатывался и дополнялся, да и сейчас существует немало вопросов о том, насколько эффективным будет внедрение такого закона.

Главной задачей перехода на электронный способ ведения является упрощение учета, а также возможность уменьшения бумажного документооборота.

Трудовая книжка с момента ее внедрения и на протяжении многих поколений была бумажным документом. менялась не раз, в основном пересматривались методы защиты документа от подделок.

Трудовая книжка современного формата утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и выглядит так:

1. Твердая обложка, на которой изображен герб РФ и стоит название бланка.
2. На титульном листе также изображен герб и дублируется название бланка.
3. Также на титульном листе отводится место для внесения сведений:

• о ФИО владельца,
• его дате рождения,
• об образовании,
• профессии и специальности,
• дате первичной выдачи бланка,
• подписи работника,
• ФИО, должности и подписи сотрудника ответственного за выдачу и ведение документа,
• печати организации, в которой бланк был выдан.

На разворотах указывается:

1. Порядковый номер сделанной записи.
2. Дата .
3. Дата расторжения трудовых отношений.
4. Сведения о работодателе, профессии, переводе, увольнении и все это с обязательными отсылками на статьи ТК РФ.
5. Дата и номер бланка, которые стали основанием для внесения записи.

Также в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях и поощрениях, для этого отводятся специальные страницы в конце бланка.

Если работник довольно часто меняет работодателей и переходит из одного места в другое, в результате чего все отведенные страницы оказываются заполненными, то выдается вкладыш для продолжения записей.

И сама трудовая и вкладыши имеют уникальные номера, которые позволяют подтвердить . Последние несколько лет, кроме идентификационных номеров, были разработаны и внедрены голографические наклейки, которые позволяли закрепить особо важные сведения, исключая возможность их подделки.

Перспективы введения электронной документации

Бумажный бланк трудовой книжки имеет много недостатков, одним из главных считается быстрый выход его из строя. Конечно, если гражданин работает на одном предприятии в течение всей своей жизни, то документ хранится у работодателя и износу не подлежит, но что делать тем, кто перемещается от одного нанимателя к другому по своей или чужой воле. Бланк не только изнашивается, но также может и потеряться, а для его придется потратить немало сил и времени. В некоторых случаях придется писать письма с запросами в другие регионы и страны. Особенно если бывший наниматель уже не существует как юридическое лицо или работа производилась в другом государстве или федеральном округе.

Еще одной немаловажной проблемой является подделывание документа. И если подделка может легко быть обнаружена при обращении в пенсионный фонд или иные государственные структуры, то наниматели часто не защищены от приема на работу граждан, которые на самом деле не имеют заявленной квалификации и опыта работы.

Все заявленные проблемы призвана решить именно электронная версия документа. В иных развитых странах электронный формат практикуется уже десятки лет. И даже наши ближайшие соседи, такие как, например, Азербайджан, ведут учет отработанных лет в специальных компьютерных базах, упразднив при этом бумажное ведение.

При выполнении заявленного перехода главной задачей Минтруда является защита данных и исключение возможности внесения сведений лицами, не имеющим доступа и полномочий к данной процедуре.

Планируется ли переход на электронный аналог

Электронная трудовая книжка обсуждается как возможность уже с 2012 года, именно тогда впервые был поднят вопрос о переходе на электронные версии. К сожалению, ввести такое новшество шесть лет назад не представлялось возможным, так как сам процесс перехода подразумевает наличие специальных баз по всей территории РФ. Кроме того, система должна быть сообщающейся, для того чтобы каждый наниматель мог не только получить сведения о принимаемом сотруднике, но и внести данные в электронную книгу. Внедрению новшества мешало и еще то, что стороны, принимающие участие в обсуждении, не могли прийти к общему знаменателю. Так долгое время многие профсоюзные организации и работодатели выступали против такого внедрения. Профсоюзы считали, что такие нововведения могут негативно отразиться на наемных лицах, а работодатели, в свою очередь, предвидели расходы, которые им придется понести. Нестыковка была и по иным концептуальным вопросам, но все разногласия позади, а участники обсуждения пришли к общему мнению о необходимости глобальных изменений в этой области.

Заместитель председателя правительства Российской Федерации Ольга Голодец ответственно заявила на экономическом форуме в Санкт-Петербурге о том, что проект будет запущен с 01.01.2018 года. В свою очередь Минтруд, Роструд и Сбербанк России обеспечивают внедрение перехода в жизнь.

Перевод бумажной версии в электронную начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате.

Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, будут переводиться в компьютерные базы. Также предлагается на первых порах ввести пластиковые карты, на которые временно будут помещены все данные о стаже и квалификации, до полного урегулирования вопроса перехода из одного состояния в другое.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Переход на электронные базы ведения учета движения наемных лиц и накопление ими страховых лет не подразумевает существенного изменения самого формата ведения. Несмотря на изменившийся внешний вид в электронной трудовой книжке все так же будут указываться:

1. Личные данные о гражданине, его ФИО, дата рождения, образование, квалификация, профессия.
2. Сведения о местах работы.
3. Даты приемов на работу и .
4. Должности, на которые принимался работник.
5. Причины расторжения .
6. Ссылки на документы-основания.

На этом сходства двух вариантов ведения заканчивается.

Различия электронной и бумажной версии заключаются в следующем:

1. Учет данных должен вестись в специализированной компьютерной базе.
2. Заполняться, бланк будет отныне только в печатном, а не в рукописном виде.
3. Процесс ведения информации автоматизируется, так многие графы смогут самостоятельно заполняться, например, номер по порядку или даты. К тому же система сможет распознавать сканированные документы и применять изложенную на них информацию.
4. Интегрирование с иными базами данных. Планируется проводить интеграцию с базами пенсионного фонда и реестрами соцзащиты.

Когда все сведения будут перенесены в электронный формат, то трудовых книжек станет достаточно простой процедурой, не требующей целого штата кадровых работников.

Плюсы и минусы нового формата

Шестилетние дебаты вокруг тотального изменения в формате ведения учета отработанных лет велись неспроста, причиной тому было наличие огромного количества слабых моментов в предложенной системе. Рассмотрим плюсы и минусы такого заполнения.

К несомненным положительным результатам внедрения системы можно отнести:

1. Исключение , которые являются частыми спутниками при заполнении бланка вручную.
2. Защита от подделывания данных о трудовом прошлом.
3. Невозможность утерять документ.
4. Упрощение ведения документации кадровыми работниками.
5. Исключение необходимости выдачи книги на руки при увольнении, что не дает возможности нанимателю задержать ее и позволяет работнику не ходить лично за бланком.
6. Возможность без особых затрат вносить усовершенствования в базу ведения.

Несмотря на такое количество явных преимуществ новой системы ведения, существует также огромное количество предполагаемых минусов, которые могут негативно отразиться на нововведении.

Самым главным минусом является факт огромных материальных затрат бюджетных средств на разработку и внедрение проекта.

Следует предусмотреть все возможные нюансы, а также обеспечить высочайшую защиту от внедрения в базу данных сторонних лиц. Хакерские атаки могут свести на нет столь обширный труд, ведь если они смогут вносить изменения по своему усмотрению или красть сведения для личного пользования, то вред будет несоизмерим с пользой.

Кроме риска несанкционированного внедрения, есть и иные более приземленные трудности. Объемы информации, которую следует перенести, поистине громадны и для ее введения понадобится очень много времени. К тому же никто не исключает возможность компьютерных сбоев, которые могут не только на время исключить возможность внесения данных, но и полностью уничтожить их.

Не стоит забывать и о том, что век высоких технологий добрался еще не во все уголки нашей страны. Есть труднодоступные регионы, которые не имеют на сегодня доступа к интернету, а потому чисто технически не имеют возможности воспользоваться предложенной инновацией.

Возможные проблемы внедрения

Одобрить до конца новую электронную систему учета не позволяют не только опасения хакерских атак. Существуют и иные проблемы внедрения. Так как система пока не предполагает возможности контроля со стороны самого работника. Как он может узнать, внеслись ли сведения о его трудоустройстве в систему или нет? Недобросовестный работодатель может просто имитировать ввод данных, а вместо этого не оформлять работника, и, соответственно, не отчислять за него страховые взносы. Такой подход не позволит гражданам накапливать страховой стаж и формировать свои пенсионные накопления.

Технических проблем внедрения достаточно много, поэтому в планах у Минтруда произвести поэтапный переход на новую систему учета.

Сначала планируется перевести мелкие организации на электронные базы, те которые имеют штат менее 15 человек. На их примере будет не только отрабатываться навык, но и исправляться те ошибки, которые всплывут по ходу внедрения. После того как этот сегмент работодателей будет освоен, перейдут к более крупным компаниям.

На введение электронных баз уйдет не один год, поэтому расставаться с привычными бумажными бланками еще слишком рано.

Вам это будет интересно

Электронная трудовая книжка – планируемое нововведение электронного документооборота, которое призвано облегчить деятельность отдела кадров. Какие изменения повлечет за собой подобное новшество, какими преимуществами и недостатками обладает электронная версия трудовой книжки и с какими трудностями придется столкнуться участникам трудовых отношений?

Электронная трудовая книжка - что за документ

В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ, трудовой книжкой называется документ, в котором отражена информация о трудовой деятельности гражданина и периоде ее осуществления. Здесь указываются личные данные сотрудника, сведения об образовании, характере трудовой деятельности, официальном переводе в другую организацию и освобождении от должности.

Кроме того, в трудовой должны быть за успехи в труде. Если сотрудник получает дисциплинарное взыскание, данные об этом в документе не фиксируются, если мерой наказания выступает не освобождение от занимаемой должности (ч. 5 ст. 66 ТК РФ).

Правительство РФ планирует ввести электронный формат данного документа, в котором будут содержаться те же сведения, что и в бумажном аналоге. Сведения о сотрудниках будут регистрироваться в единой базе, что минимизирует риск потери информации и существенно упростит восстановление документа, если бумажный носитель будет утерян.

Электронная трудовая книжка в законопроекте

На сегодняшний день готового законопроекта по внедрению электронной трудовой книжки в 2017 году нет. Несмотря на то, что подобный переход планируется с начала 2018 года, подписанного указа все еще нет. Существуют некоторые разногласия между работодателями и профсоюзами, которые находятся в стадии урегулирования.

При этом вопрос об отмене использования трудовой книжки поднимается на правительственном уровне не в первый раз.

В августе 2011 года было внесено предложение полностью упразднить данный документ и заменить его трудовым договором, заключение которого и является началом официальных трудовых отношений. Однако на тот момент было решено, что бюджет не предусматривает такой возможности, и предложение было отклонено.

Сейчас чиновники ведут речь не о полной отмене трудовой книжки, а о ее переводе в электронную версию. Планируется внести поправки в ТК РФ и приступить к постепенному переходу на компьютерную версию.

Отмечается, что при этом бумажный вариант не будет отменен, а введение электронных трудовых книжек будет плавным и добровольным. За каждым работником будет сохранено право иметь как бумажный вариант трудовой, так и электронный.

Посмотрите видео по теме:

Как будет выглядеть электронная трудовая книжка

Планируется изменение только варианта хранения документа, его структура и оформление не потерпят существенных корректировок. Общими для заполнения в каждой версии трудовой книжки останется информация:

• об образовании (какое учебное заведение окончил кандидат и в каком году);
• о стаже работы;
• об истории трудовой деятельности (все предыдущие места работы с указанием занимаемых должностей);
• об основаниях для увольнений с предыдущих мест работы.

При этом будут внесены изменения в:

• формат документа (будет введена электронная версия трудовой, но при этом сохранена возможность иметь оба варианта);
• форму заполнения ( с обязательным использованием синей ручкой будет заменено на печатное);
• возможность автозаполнения для электронных трудовых книжек;
• возможность направления сведений из ПФРФ без необходимости вызова работника.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Введение трудовых книжек в электронном формате предполагает определенные плюсы как для работников, так и для работодателей.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работодателей

• будет существенно упрощен документооборот (данные на работника вносятся один раз при первом приеме на работу, в дальнейшем они просто дополняются);
• благодаря навигации по базе, найти сведения о кандидате на должность и проверить их можно очень быстро;
• предполагается автоматическое заполнение форм, что также способствует облегчению ведения документов;
• минимальный риск ошибок в заполнении;
• отсутствие опасности потери данных о конкретном сотруднике.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки для работников

• отсутствие риска потери трудовой книжки (главный аргумент, потому что при потере документа полное восстановление данных может вызвать серьезные затруднения);
• отсутствие необходимости получать документ при увольнении (зачастую это становится проблематичным, если прекращение трудовых отношений происходит не по взаимному согласию);
• , которые не делают отчислений в пенсионный фонд;
• при желании можно дополнить информацию о себе сведениями об образовании и пройденных курсах;
• особенно удобно введение электронной версии трудовой книжки для сотрудников, которые работают удаленно либо вахтовым методом (не нужно отправлять книжку почтой и переживать о возможности ее потери в пути).

Недостатки электронных трудовых книжек 2017

Несмотря на то, что введение электронных трудовых книжек имеет существенные плюсы, у данной процедуры есть и минусы, которые важно учитывать.

Минусы электронных трудовых книжек 2017 для работодателей

• отсутствие необходимых ресурсов для ведения электронного документооборота (не у всех организаций есть возможность работы со специализированной базой);
• необходимость дополнительного обучения персонала работе с системой, что влечет за собой расходы.

Минусы электронных трудовых книжек 2017 для работника

• если будут , исправить их будет сложнее.

Других недостатков для работника данное нововведение не предусматривает.

В целом, соотношение плюсов и минусов электронной версии трудовой книжки для всех участников трудовых отношений говорит о целесообразности его введения.

Возможные трудности при переходе на электронную версию трудовых книжек

Главная цель введения трудовых книжек электронного формата - . Такое нововведение также избавит работодателей от ответственности за хранение трудовых книжек и упростит документооборот.

Но осуществлению планируемого перехода мешают такие факторы, как:

• необходимость создания специальной системы и обеспечение высокого уровня ее защиты (для этого нужны большие затраты, которые не предусмотрены бюджетом);
• для того чтобы переход был полноценным, необходимо внести в базу все действующие трудовые книжки (это затруднительно для некоторых регионов без доступа в интернет);
• риск потери всех данных при сбое программы (несмотря на относительно невысокий уровень риска подобного поворота, он все же существует и его необходимо учитывать).

Таким образом, введение электронной базы трудовых книжек предполагает определенные трудности. Именно поэтому данный законопроект находится в стадии разработки и отсутствуют точные данные о возможностях и сроках его принятия.