Как правильно составляется акт сверки. Первичные документы: акт сверки взаимных расчетов. Оптимальные сроки для сверки
Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.
Назначение документа
Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.
Периодичность составления
Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:
1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.
2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.
4. Контрагенты сотрудничают длительное время.
5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.
Акты сверки и составление годовой отчетности
Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.
Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.
Форма документа
На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:
1. Наименование.
2. Дата его формирования.
3. Данные о составителе.
4. Краткое содержание проведенной операции.
5. Измерители указанных хозяйственных операций.
6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.
7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.
Порядок заполнения
Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.
Проведение сверки
Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.
Правила подписания
Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.
Статус документа
Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством , с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного .
Как правильно читать акт сверки
Цели подписания
Образец акта разногласий
Акт разногласий подписывается тем же лицом, которое подписывает основные акты сверок. К нему необходимо приложить копии документов, подтверждающих разногласия.
Разновидности такого документа
Ниболее распространенные
К наиболее распространенным разновидностям актов сверок относят:
- Акт сверки с поставщиком . Содержит операции, учитываемые по счету 60. По дебиту отражаются все совершенные в адрес поставщика оплаты, а по кредиту суммы поставок продукции.
- Акт сверки с покупателем . В данном случае учет ведется по счету 62. По дебиту записываются суммы отгрузок, а по кредиту перечисленные покупателями платежи.
- Акт сверки выполненных работ . Оформляется по общим правилам, только вместо сумм поставок продукции в нем отражают суммы согласно актам выполненных работ.
- Групповой акт сверки . Представляет собой совокупность актов сверки по всем существующим у фирмы контрагентам. Формируется благодаря установке к бухгалтерской программе специального расширения. Подобный способ формирования актов особенно удобен в конце отчетного периода, когда необходимо проинвентаризировать весь объем расчетов.
- Нулевой акт сверки . Отличительной особенностью является равное нулю сальдо на конец рассматриваемого в документе периода.
- . Составляется так же, как и акты по любым другим услугам. При формировании документа арендодателем, по дебиту будут проставляться суммы аренды согласно выставленным счетам, а по кредиту перечисленные арендатором платежи.
Акты сверки также классифицируют в зависимости от статуса контрагента – или физическое лицо. Причем в качестве физического лица могут выступать не только , но и простые граждане, с которыми у фирмы имеются какие-либо расчеты. Формируется такой акт по общим правилам, как и в случае сверки с организациями. Компания не вправе отказать физическому лицу в предоставлении акта сверки, если он был им затребован.
Для того, чтобы акт сверки расчетов был признан в качестве относимого и допустимого доказательства, отражающего действительные обязательства сторон и их волеизъявление (в частности, должника на признание долга), он должен содержать следующие реквизиты:
| NN пп | Реквизит документа | Примечание (на что обратить внимание при оформлении акта сверки) |
| 1 | Наименование документа | Обозначение вида документа |
| 2 | Реквизиты сторон | Реквизиты необходимы для идентификации сторон. Поэтому помимо наименования организации с указанием организационно-правовой формы, желательно указать ее ИНН |
| 3 | Период за который проводится сверка | Период устанавливается по волеизъявлению сторон |
| 3 | Дата возникновения задолженности | Дата возникновения задолженности указывает на начало исчисления срока исковой давности |
| 4 | Дата подписания акта сверки должником | Акт сверки должен позволить определить дату его подписания, а следовательно, и дату, на которую был прерван срок исковой давности |
| 5 | Основание составления акта сверки — обязательство, по которому признается задолженность | В акте должны быть указаны: — реквизиты договора (при условии его заключения); — реквизиты первичных документов (актов выполненных работ, товарных накладных, платежных документов) |
| 6 | Сумма долга | Указывается сумма конкретного обязательства, поскольку итоговое сальдо по расчетам между контрагентами не может дать информацию о признании какого долга идет речь, либо в акте расшифровывается сальдо (постановление Семнадцатого ААС от 10.10.2012 N 17АП-10245/12). В форму акта сверки расчетов с иностранными контрагентами необходимо включить графы для отражения данных как в рублях, так и в иностранной валюте |
| 7 | Подписи | Акт сверки расчетов с контрагентами должен подписать руководитель или другое уполномоченное им лицо (п. 1 ст. 53 ГК РФ) |
| 8 | Печати сторон | Заверение печатью организации подписи на акте, свидетельствует о полномочности такого лица выступать от имени данной организации (Определение ВАС РФ от 24.12.2009 N ВАС-14824/09; постановление Одиннадцатого ААС от 18.02.2014 N 11АП-22418/13). В то же время существуют примеры судебных решений, в которых судьи заключают, что при наличии всех обязательных реквизитов, характеризующих документ как первичный, оттиск печати не требуется (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.06.2007 N А56-10798/2006) |
— На проставлении в акте сверки ссылок на первичные документы, подтверждающие основания возникновения задолженности (с указанием номеров и дат первичных документов, по которым произведена сверка), все чаще настаивают суды (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 25.03.2014 N Ф07-1502/13, ФАС Московского округа от 01.11.2012 N Ф05-11669/12 (определением ВАС РФ от 27.02.2013 N ВАС-1472/13 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ).
— Отсутствие в этом акте ссылок на первичные документы, а также даты подписания акта сверки свидетельствует об отсутствии действий, направленных на признание долга должником. — Уполномоченным лицом будет признан работник, действия которого по подписанию акта входят в круг его должностных (служебных) обязанностей, или основываются на доверенности или вызваны обстоятельствами, в которых он действовал (п. 22 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности»)
— Акт сверки взаиморасчетов, подписанный работником, действующим без доверенности, не принимается в качестве основания для прерывания срока исковой давности (постановление Северо-Западного округа от 09.04.2013 N Ф07-1502/13). Так, например, если в акте сверки взаиморасчетов стоит только подпись главного бухгалтера, то такой документ может быть признан недействительным, при условии, что это лицо не было уполномочено руководителем на такие действия. В этом случае акт сверки рассматривается как технический документ бухгалтерского характера, он не является правоустанавливающим документом, порождающим права и обязанности сторон, а лишь подтверждает размер долга на определенную дату и не свидетельствует о признании ответчиком долга (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.02.2009 N Ф03-250/2009, определение ВАС РФ от 06.08.2013 N ВАС-11147/13).
— При этом само по себе наличие акта, подтверждающего принятие исполнения, не лишает кредитора права представлять суду возражения относительно неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства (см., например, п. 12 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51) В некоторых случаях документирование приемки исполнения производится без составления двустороннего акта. Так, в рамках отношений по договорам энергоснабжения, купли-продажи (поставки) электрической энергии (мощности) на собственника энергопринимающих устройств по общему правилу возлагается обязанность снять показания расчетных приборов учета, составить акт снятия таких показаний и направить его другой стороне договора (п.п. 159, 161 Основных положений функционирования розничных рынков электрической энергии, утвержденных постановлениемПравительства РФ от 04.05.2012 N 442). Если приемка исполнения обязательства не предполагается по характеру обязательства, должник должен доказать сам факт исполнения, а если предполагается — также и факт приемки такого исполнения.
— Кроме того, законодатель защищает интересы стороны, столкнувшейся с необоснованным отказом другой стороны от надлежащего оформления документов, удостоверяющих приемку. Так, при отказе одной из сторон договора строительного подряда от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной. Односторонний акт сдачи результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными (п. 4 ст. 753 ГК РФ; см. также п. 14 информационного письма Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 N 51).
При этом судьи обращают внимание, что подписанные в одностороннем порядке акты оказанных услуг, могут быть приняты в качестве доказательств объема и качества оказанных услуг по договору, если для подтверждения факта оказания услуг не требуется представления предусмотренных законом или договором иных документов, подтверждающих результаты оказания услуг (постановление АС Уральского округа от 18.03.2016 N Ф09-1164/15). Если характер обязательства таков, что результаты работ (услуг) имеют овеществленный характер (например, предметом договора является санитарное содержание территории), для доказывания того факта, что услуги были надлежащим образом оказаны, составленных в одностороннем порядке актов оказанных услуг может оказаться недостаточно (см. постановление АС Северо-Западного округа от 17.02.2016 N Ф07-3846/15) .
— Закон связывает возникновение обязанности оплатить исполнение с фактом его предоставления кредитору, а не с составлением документов о приемке такого исполнения (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 09.10.2012 N 5150/12, постановления ФАС Уральского округа от 09.12.2013 N Ф09-11711/13, ФАС Поволжского округа от 25.01.2011 по делу N А65-1477/2010). Поэтому отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, не означает, что стороны не могут ссылаться на другие доказательства, подтверждающие фактическое исполнение, хотя бы закон или договор предписывал необходимость составления соответствующих документов. Такими доказательствами с учетом характера исполнения и обстоятельств спора могут выступать экспертное заключение, свидетельские показания и пр. Поэтому для взыскания долга недостаточно сослаться только на акт сверки, а необходимо представить также документы, подтверждающие исполнение обязательства или иным образом подтверждающие обоснованность предъявленного требования. Однако нередко отсутствие документов, подтверждающих приемку исполнения, может повлечь негативные правовые последствия для одной из сторон, к примеру, парализовать возможность предъявления заказчиком по договору подряда требований, связанных с недостатками результата работ (п.п. 2, 3 ст. 720 ГК РФ).
Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.
Несколько слов о «дебиторке» и «кредиторке» с позиции права
Любая задолженность при осуществлении предпринимательской деятельности связана с принятием лицами определенных обязательств: совершить какое‑то действие либо воздержаться от него. Заключая договор, каждая из сторон выступает не только в качестве должника, но и в роли кредитора, который имеет право требовать встречного действия от другой стороны. Обязательства могут возникнуть как из договора, так и по иным основаниям, например, вследствие причинения вреда (п. 2 ст. 307 ГК РФ).Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств. В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.
По общему правилу возникшие обязательства прекращаются их исполнением. Если это не представляется возможным, прекратить обязательство можно:
по соглашению сторон - исполнением отступного, заменой другим обязательством (новация);
- по решению одной стороны - прощением долга, зачетом встречного однородного требования;
- по не зависящим от сторон обстоятельствам - вследствие невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации юридического лица.
| Виды задолженности АУ | |||
| Дебиторская | Кредиторская | ||
|
- выданные поставщикам и подрядчикам авансы; Задолженность персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам (займам); Не погашенные виновными лицами суммы потерь и недостач; Суммы переплаты по налогам и сборам |
- долги перед поставщиками и подрядчиками; Полученные авансы от покупателей; Обязательства по расчетам с бюджетом и фондами по налогам и сборам; Задолженность перед персоналом по оплате труда; Долги перед другими контрагентами |
||
Кроме того, задолженность может быть продана или переведена на другое лицо при согласии последнего. Бухгалтеру нужно обратить внимание на все случаи, в каждом из которых прекращение обязательства является основанием для списания его с учета.
Если ни один из этих случаев не наступил, а обязательство не исполнено, то задолженность может быть списана по истечении срока исковой давности, который установлен Гражданским кодексом и составляет три года. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не прописана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику даются семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).
Ошибкой будет считать, что после истечения срока исковой давности кредитор не может потребовать исполнения обязательства (ведь срок исковой давности его не прекращает). Такое право у кредитора есть, но реализовать его можно только во внесудебном порядке. В этом случае шансов взыскать задолженность значительно меньше. А потому кредитору нужно принять меры по взысканию задолженности до истечения срока исковой давности.
Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.
Исходя из всего перечисленного на основании истечения срока исковой давности бухгалтер имеет право списать сумму дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете не ранее чем по прошествии трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (Письмо Минфина РФ от 10.07.2015 № 03‑03‑06/39756). Аналогичный вывод справедлив также и в части кредиторской задолженности, которую налоговые органы могут потребовать включить в состав прочих доходов. Между тем в отсутствие актов сверки и первичных документов невозможно сделать вывод о периоде возникновения задолженности и дате начала течения срока исковой давности (Постановление ФАС УО от 25.11.2010 № Ф09-7954/10‑С2). Отметим: вывод сделан в целях применения бухгалтерского и налогового законодательства в основном исходя из положений гражданского права.
Как провести сверку расчетов?
К сожалению, в нормативных актах по данному мероприятию мало указаний. Мы бы выделили проведение сверки в рамках инвентаризации, что регламентировано Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания). Из них следует, что основной целью инвентаризации расчетов является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения. Для этого проверяется обоснованность сумм задолженности по расчетам с поставщиками и заказчиками, бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и подотчетными лицами, другими дебиторами и кредиторами. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.В ходе инвентаризации наличие кредиторской и дебиторской задолженностей должно быть подтверждено документами, например:
договором с поставщиком или заказчиком;
- актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
- иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.
Является ли акт сверки первичным документом?
За ответом обратимся к Инструкции № 157н . В документе сказано, что к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. То есть «первичка» подтверждает совершение операции, которая приводит к изменению данных об активах и обязательствах, доходах и расходах учреждения. Сам по себе акт сверки расчетов не свидетельствует о совершении подобной операции, изменяющей финансовое положение проводящих сверку сторон. Поэтому у бухгалтера не возникает обязательств по отражению на его основании бухгалтерских проводок. Отсутствие принадлежности акта сверки расчетов к первичным документам подтверждается еще и перечнем обязательных реквизитов таких документов, приведенным в п. 7 Инструкции № 157н.Содержание факта хозяйственной жизни и величину его натурального и (или) денежного измерения (с указанием единиц измерения) для акта сверки проблематично установить, поскольку в нем отражаются расчеты по нескольким хозяйственным операциям, которые должны подтверждаться своей отдельной «первичкой». Акт сверки по своей сути больше напоминает обобщающий учетный регистр, составляемый двумя сторонами. Неспроста в перечне форм учетной документации, применяемой государственными и муниципальными учреждениями (Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), отсутствует акт сверки расчетов, что лишь подтверждает выраженную нами позицию.
В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» акт сверки взаимных расчетов не является документом первичного учета и не относится к документам бухгалтерской отчетности (Письмо Росприроднадзора от 17.02.2015 № ОД-06‑01‑26/2389).
Приведем примеры из арбитражной практики. В Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016 рассматривался спор о взыскании задолженности за проданный товар. Однако материалы дела не подтвердили возникновение такой задолженности. Товарные накладные ответчиком не подписаны (и, как следствие, не являются надлежаще оформленными); каких‑либо иных документов, свидетельствующих о поставке (перемещении) товара по указанным накладным, не представлено. Составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара.
Аналогичные выводы сделаны в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 № А19-11729/2012. Из акта инвентаризации расчетов с покупателями, справки о кредиторской задолженности, книг продаж, расшифровок дебиторской и кредиторской задолженности невозможно установить даты возникновения обязательств. Ссылки на счета-фактуры (являющиеся документами, необходимыми для налогового учета при исчислении НДС) в отсутствие первичных документов не подтверждают даты фактической реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Значит, рассматриваемый документ не является первичным, служащим основанием для отражения хозяйственной операции в учете автономного учреждения. Тем не менее это та бумага, которая служит для проведения «бухгалтерской» процедуры, в ходе которой обнаруживаются неучтенные или неправильно отраженные поставки (оплаты). На них составляются (исправляются) первичные подтверждающие их документы, в то время как акт сверки лишь выявил недочеты по отправлению и оформлению операций.
Как выглядит акт сверки?
В связи с тем, что акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичным документам, бухгалтер вправе составить его в произвольной форме с удобными для себя реквизитами. Как правило, их набор минимален, что доказывают предусмотренные во многих программно-прикладных продуктах готовые документы - акты сверки. Они включают данные о контрагенте, с которым проводится сверка, а также даты, номера первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, включая суммы, на которые они были осуществлены при совершении сторонами сделки.Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов:
Акт сверки
взаимных расчетов
за период с 01.08.2016 по 31.08.2016
между АУ «Центр социальных услуг»
и ООО «Коммерческое предприятие»
по договору от 01.02.2016 № 10
Автономное учреждение «Центр социальных услуг», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице руководителя Иванова А. С., действующего на основании Устава, и общество с ограниченной ответственностью «Коммерческое предприятие», именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице директора Петрова М. В., действующего на основании Устава, составили настоящий акт сверки расчетов к договору поставки от 01.02.2016 № 10 о нижеследующем.
По данным Покупателя, руб. | По данным Поставщика, руб. |
||||||
Дата | Документ | Дебет | Кредит | Дата | Документ | Дебет | Кредит |
Сальдо начальное | Сальдо начальное | ||||||
Платежное поручение | Платежное поручение | ||||||
Платежное поручение | Платежное поручение | ||||||
Накладная | |||||||
Сальдо конечное | Сальдо конечное | ||||||
Есть расхождение между учетными данными Поставщика и Покупателя. Сумма задолженности по договору, имеющаяся на 01.09.2016 и равная 80 000 руб. (восемьдесят тысяч рублей), подтверждена только ООО «Коммерческое предприятие».
В представленном примере мы намеренно отразили расхождение данных поставщика и покупателя, чтобы разобраться с дальнейшим порядком действий сторон.
Каковы действия после подписания акта сверки?
Очевидно, ответ зависит от того, насколько «точно» сверились партнеры. Если расхождений нет, то обеим сторонам можно ничего не делать и забыть о сверке до проведения ее в следующий раз. Если же данные сторон не сходятся, нужно найти причину и того, кто допустил ошибку. Обратимся к представленному выше акту сверки: с большой вероятностью расхождение допущено по вине АУ, причем не бухгалтера, а лиц, которые получили товары поставщика, но не передали в бухгалтерию документы. Без них хозяйственная операция (отгрузка) не может быть отражена, в связи с чем не показано и корреспондирующее с отгрузкой обязательство по оплате поставленных товаров.В такой ситуации бухгалтеру АУ нужно получить от коллеги из ООО не дошедшие ранее документы на состоявшуюся отгрузку товаров и отразить на их основании данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. После этого следует сформировать в программе новый акт сверки и отправить его на согласование партнеру. При отсутствии расхождений сверку можно считать законченной, а обязательства - сверенными. Но не исключено, что АУ может не подтвердить отгрузку и оприходование товаров, если, например, они оказались некачественными. Тогда акт подписывается с разногласиями, которые решаются в претензионном порядке (до суда или в суде). После разрешения разногласий проигравшая спор сторона вносит у себя изменения в учет, исходя из тех данных, которые подтверждены и обоснованы выигравшей спор стороной.
Где еще может пригодиться акт сверки?
Оказывается, он может помочь не только восстановить расчеты с контрагентом, но и обосновать и правильно насчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном объеме либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может являться двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).
При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета и применения штрафных санкций.
Итак, мы рассмотрели несколько ситуаций, в которых может пригодиться акт сверки расчетов. Рекомендуем проводить не выборочную, а периодическую сверку (например, раз в месяц или раз в квартал). Это поможет не затягивать с выявлением ошибок в расчетах и своевременно их исправлять, не доводя дело до разбирательств во внесудебном или судебном порядке. А принципиальное непроведение сверки расчетов может привести к недостоверности информации о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учете и отчетности автономных учреждений. А потому советуем бухгалтеру все же сверять расчеты с партнерами, что поможет вести хозяйственную деятельность в рамках доверительного, взаимовыгодного сотрудничества.
Акт сверки хозяйственных операций и расчётов – документ, учитывающий товарно-денежные отношения между 2 организациями, которые долгое время сотрудничают друг с другом. Если одна фирма регулярно поставляет продукцию или выполняет необходимые работы, а вторая перечисляет за указанные услуги денежные средства, то иногда во время этого обмена образуются задолженности, обнаружить и проверить которые можно через составление акта сверки.
Государственные законы нашей страны не обязывают 2 организации составлять документ, но по собственной инициативе предприниматели регулярно проверяют попадающие под учёт данные. Полученная информация оформляется в виде акта.
Польза от сверки для бизнеса
Грамотно и своевременно оформленные бумаги при взаимодействии с контрагентом позволяют предотвратить появление неточностей в хозяйственных операциях. Если в обеих организациях всё верно подсчитали, а затем увидели, что в акте сверки есть одна и та же задолженность – как по бумагам компании, так и в данных вашего партнёра по бизнесу, то это свидетельствует о том, что все хозяйственные операции проведены правильно, без удвоения сумм платежей или пропущенных отгрузок товара.
Акт сверки полезен не только для регулирования и проверки бухгалтерии и точности оплаты налогов. Вдруг случилась такая ситуация, что крупный оптовый покупатель забыл или не хочет оплачивать заказанный товар. Но перед этим он подписал акт, который документально подтверждает его задолженность. Тогда с этим документом можно смело обращаться в суд, где ваша правота будет доказана.
Есть ещё одна полезная функция у акта сверки. С его помощью устраивают взаимозачёты. Представим, что у обеих компаний образовались задолженности друг перед другом.
В таком случае легче не переводить денежные средства через банковские счета, а сделать взаимозачёты.
Основой для этого является акт сверки, который показывает задолженности, при этом из 2 сумм в зачёт выбирается меньшая.
Порядок выполнения сверки
Обычно подсчёт задолженностей или пропущенных платежей осуществляется бухгалтерами обеих компаний. В реальности они вряд ли найдут время, чтобы лично встретиться и вместе, за одним столом проводить проверку хозяйственных операций. В обычной практике сотрудник бухгалтерии организации, совершающей платежи, информирует другую фирму и начинает проводить сверку. Затем распечатывает информацию на бумаге и отправляет к контрагенту. Если тот согласен с указанной суммой, то ответственные лица, в том числе бухгалтер другой организации, ставят подписи под документом, и сверку можно считать завершённой.
Если возникают возражения, то контрагент вносит корректировки в исходный расчёт и вместе с другой бухгалтерией выявляет расхождения. В итоге все довольны, а исправленный акт опять идёт на подпись и печать к директорам обеих организаций. Для учёта хозяйственных операций не существует определённого образца документа – каждая фирма разрабатывает свой вариант.
