Как работать на новых кассах. Как работать на кассе

Сразу хочу предупредить, что на РРО должен работать обученный кассир, крайне желательно в ЦСО, а вообще идеально - имеющий соответствующие удостоверение для работы на конкретной модели РРО. Почему? Да потому, что за допущенные необученным/ недоученным кассиром ошибки могут наказать гривной. А оно Вам нужно?

Следуя данной инструкции постараемся избежать штрафов, а также прочих ошибок и неприятностей.

Итак, приступим!

1. До начала работы (смены) кассир обязан провести ежедневное техническое обслуживание РРО, для этого:

Проверяем отсутствие повреждений средств контроля (пломб) на корпусе РРО и модема. Пломбы береж ё м, как зеницу ока. В инструкции об опломбировании запрещается их чем-то защищать (заклеивать) , но штрафа за это не предусмотрено. Поэтому рекомендую защитить пломбы, приложив на пломбы прозрачную пленку, а сверху наклеи ть скотч (н епосредственно на пломбу скотч не клеим! ) Ну, а е сли пломбы все же не уберегли, то прямая дорога в ЦСО;

Проводим внешний осмотр на предмет целостности корпуса РРО/модема/блоков/питания/интерфейсных кабелей, удаляем пыль, грязь и другие посторонние предметы, мешающие работе принтера и клавиатуры. Отставляем подальше всё, что связано с жидкостями - вазы, горшки, чашки, бутылки и т. п., т. к. воду РРО мягко говоря не любит. Особое внимание уделяем борьбе с всевозможными насекомыми, т. к. после следов их жизнедеятельности РРО практически неремонтопригоден.

Проверяем надёжность подключения РРО/модема к блоку питания и сети 220 В, а также надёжность подключения интерфейсных проводов.

Не рекомендую пренебрегать данным пунктом, т. к. лучше предотвратить проблему, чем потом героически её решать (лучше перебдеть, чем недобдеть!).

2. Включаем РРО (да и всё остальное, что необходимо для работы: модем, компьютер, сканер, банковский терминал и т. п.).

3. Проверяем наличие чековой ленты. При необходимости устанавливаем новый рулон.

4. Регистрируем кассира (требуется не на всех модел ях РРО).

5. Выполняем X-отч ё т, по которому проверяем:

Правильность установки ленты. Часто устанавливают рулон ленты «вверх ногами» и спешат звонить в ЦСО с вызовом о неисправности принтера. Термолента имеет только один слой для печати, соответственно существует только одно правильное положение рулона в принтере;

Выполнение Z-отч ё та за предыдущую смену. Е сли в X-отч ё те видим суммы - есть повод для беспокойства - предыдущая смена забыла выполнить обнуляющий отч ё т, что чревато штрафом в 340 грн. Срочно выполняем Z-отч ё т, пока не истекли 24 часа с момента проведения первой расч ё тной операции предыдущей смены и РРО не заблокировался;

Дату и время (корректируем время при необходимости).

Пересчитываем деньги в денежном ящике (сейфе) и сверяем с остатком в предыдущем Z- отчёте.

6. С улыбкой встречаем первого покупателя/ клиента и прежде чем пробивать чек (перед первой расч ё тной операцией, первым покупателем/ клиентом ) в обязательном порядке вносим разменную монету или остаток со вчерашнего дня операций «служебное внесение» .

Обратите внимание:

Работать без разменной монеты запрещено;

Сумма разменной монеты не регламентируется, но если рассуждать логически Вы должны дать сдачу, например, хотя бы с 2 00 грн;

Если разменной монеты недостаточно, попросите у покупателя купюры меньшего номинала и ли попросите разменять купюру на более мелкие в соседнем отделе или сделайте это сами;

Не имея чем дать сдачи, Вы можете лишиться первого покупателя, а возможно и второго и...

7. К огда покупатель уже определился с товаром и принял решение о покупке начинаем пробивать чек:

Пробиваем код товара (не цен у , не название, а код товара, который должен быть присвоен каждому товару/услуге, может быть указан на ценнике или в прейскуранте и должен быть запрограммирован в РРО);

При продаже нескольких единиц одного и того же товара или при продаже весового товара не забываем вначале вводить количество (вес) и умножать его на код товара;

Когда все покупки пробиты нажимаем кнопку ПС (промежуточная сумма) и убеждаемся, что в сумме чека нет ошибки. Если таки есть, аннулируем чек и пробиваем коды заново. Можно конечно и аннулировать ошибочную позицию в чеке, но не нужно, т. к. покупателю будет сложно разобраться, что же ему все таки пробили в чеке. Кстати, кнопку ПС можно нажимать не только в конце чека, но и после каждого пробития товара, если, например, покупатель ограничен в средствах и просит Вас пробить товаров не более чем на указанную сумму;

Сообщаем покупателю сумму к оплате;

Уточняем форму оплаты (наличная или безналичная);

Принимаем деньги или банковскую карту. Если покупатель решил оплатить банковской карточкой, то вначале выполняем операции с банковским терминалом и только затем переходим к следующему пункту;

Вводим сумму, полученную от покупателя для автоматического расчета сдачи (операция необязательн ая , но может избавить Вас от вычисления сдачи в уме или на калькуляторе);

- нажимаем кнопку Оплата для закрытия чека за наличный расчет;

- нажимаем кнопку Чек/Кредит/Картка для закрытия чека за безналичный расчет;

- выдаём товар, фискальный чек (при безналичной оплате дополнительно выдаем слип-чек банковского терминала) и сдачу покупателю со словами " С пасибо за покупку, приходите еще ”. Обратите внимание, что в зависимости от сферы деятельности такие пожелания могут быть неуместны как словами, так и в чеке РРО;

- ждём следующего покупателя.

8. В перерыве:

- можем выполнить дневной X-отч ё т, пересчитать деньги в денежном сейфе, сравнить с суммой в отч ё те, порадоваться, что все сошлось:) или наоборот:(.

- можем запрограммировать новый товар, поменять цену на старые товары, переписать прейскурант или ценники и т. д. и т. п.

9. В конце смены (но не позднее 24 часов с момента пробития первого чека). несмотря на усталость, голод и желание побыстрее уйти домой, нужно выполнить ряд очень ответственных операций:

- выполняем X-отч ё т, пересчитываем деньги в денежном сейфе, сравниваем с суммой в отчёте. Если в течение дня все делали правильно, то все должно сойтись, если нет - не спешите винить РРО - 99,99 %, что проблема не в н ё м. Обратите внимание, что безналичные оплаты в отчете отражены отдельной строкой и не попадают в « готівку в сейф і» ;

- операцией «служебная выдача» выводим всю или часть выручки, не забывая оставить разменную монету для следующ ей смен ы .

Имейте в виду, директор, бухгалтер, хозяин и т. д. может попросить Вас выполнить «служебную выдачу» и в течение дня - это нормально;

- переда ё м выручку в бухгалтерию, в банк, инкассаторам, в руки хозяину, себе в карман (если Вы и есть хозяин);

- в случае, если на предприятии установлен лимит кассы (нужно узнать у бухгалтера), «служебную выдачу» можем не выполнять, а оставлять деньги в сейфе РРО до достижения лимита;

- проверяем наличие достаточного остатка кассовой ленты и выполняем обнуляющий Z-отч ё т. У беждаемся, что в отчёте есть фраза наподобие "Регістри обнулено", « Звіт дійсний» и т. п., присвоен номер и указаны правильные дата и время. П еред выполнением Z-отчёта н а некоторых РРО необходимо выполнить печать контрольной ленты.

- контрольную ленту (при наличии) сворачиваем в трубочку или складываем несколько раз и храним в течении трех дней на месте расч ё тов и тр ё х лет где-нибудь на объекте торговле ;

- Z-отчёт подклеиваем в Раздел № 1 КУРО и заполняем Раздел № 2 строго согласно отчета. Заранее в разделе № 2 ни в коем случае ничего не заполняем - ни даты, ни номера отчета, ни т. д. ни т. п., т. к. в случае чего исправления в КУРО не приветствуются (хотя и допускаются, но не более пяти на одной странице );

- закрываем смену на банковском платежном терминале, если хотим, чтобы безналичные платежи попали на Ваш банковский счет.

10. Ждем автоматической передачи отчета в налоговую инспекцию или отправляем его вручную, где это возможно.

11. При желании отключаем все то, что включили в п.2.

12. С чувством выполненного долга идем домой.

С введением в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость в обучении сотрудников работе с новой кассовой техникой. Применимы ли старые правила работы к онлайн-кассам, как научиться работать на онлайн-кассе, а также пример работы с онлайн-кассой разберем далее в статье.

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

Существуют определенные критерии, которым должен соответствовать сотрудник, работающий с онлайн-кассой. К работе на онлайн-ККТ допускаются сотрудники, которые:

1. Ознакомились и подробно изучили типовые правила эксплуатации кассового оборудования.

Несмотря на то, что правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством.

Так же изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием;

1. Подписали подготовленный работодателем договор полной материальной ответственности

Договор полной материальной ответственности должен подписаться до момента вступления в должность. В противном случае у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать.

Как вариант работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре.

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, в случае, если работник нанёс ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении. Подробную информацию об этом можно найти в ст. 243 ТК РФ;

1. Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию.

Так как онлайн-кассы - это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир попросту может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой работодателю стоит подумать о разработке внутренних правил эксплуатации кассового оборудования. Такие правила могут содержать пункты:

1. Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ;
2. Запрет на допуск третьих (не установленных) лиц к ремонту кассового оборудования;
3. Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами;
4. Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и т.д.

Факт ознакомления с данными правилами для удобства работодателя должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассир должен:

1. Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика;
2. Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу;
3. Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты;
4. Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен оператору фискальных данных, и впоследствии в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Для того, чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

1. Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек;
2. Покупатель передает кассовому работнику оплату;
3. После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек.

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных и для их сохранности разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR -кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

1. Продажа

Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента;

1. Возврат

Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара;

1. Проведение корректировок

Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости нли без применения онлайн-ККТ (например, в организации произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции;

1. Внесение аванса

Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа;

1. Внесение предоплаты

Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата);

1. Отпуск товара в кредит/рассрочка

Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру которая позволяет легко и быстро регистрировать продажи, печатать фискальные чеки и отправлять их электронные версии покупателям. Получите возможность проводить все необходимые кассовые операции, принимать наличные, банковские карты и оплату на расчетный счет.

Признак расчета

Что такое признак расчета? По своей сути это реквизит кассового чека, указывающий нам на причину поступления (или выдачи) денежных средств в кассу (из кассы) организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

1. «Приход» - данный признак расчета будет содержать чек продажи. Например, если покупатель приобретает в магазине бытовую технику;
2. «Возврат прихода» - подобный реквизит будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель принял решение вернуть товар;
3. «Расход» - признак расчета с данным названием будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома - выдача денег при принятии металла;
4. «Возврат расхода» - данный признак будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, тот же самый пункт приятия металлолома: клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата, например, была ли она полной или же покупатель приобрел товар в кредит.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

1. Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) - указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
2. Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) - в данном случае покупатель внес предоплату за товар частично;
3. Код АВАНС (или 3) - указывает на получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
4. Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) - данный признак будет указан в чеке при продаже в привычном понимании, т.е. в случае, когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
5. Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) - к этому виду признака способа расчетов можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос. То есть частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
6. ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) - здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса. Товар в данном случае передается покупателю сразу;
7. ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) - данный признак будет указан в чеке при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита. Причем значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Как было сказано выше, чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы. По сути, ситуаций, при которых возможны подобные расчеты существует три:

1. Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой;
2. Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии;
3. Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира.

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены;

2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:

- «приход» при обнаружении излишков;

- «расход» при обнаружении недостачи.

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Таким образом, можно исправить ситуацию, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар. В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека. Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассация

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Другими словами, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа. Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено. В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Что касается инкассации, выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. Приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация

Пример работы с онлайн-кассой

Рассмотрим, как работать с онлайн-кассой на примере одного рабочего дня:

Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию;

1. Первым пунктом при открытии рабочего дня будет подготовка рабочего места, для чего ему необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники, например, рулон чековой ленты;
2. Формирование отчета о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД (как и любой документ, формируемый на онлайн-кассе) будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену.

На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток - работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был);

1. Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов;
2. Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки;
3. После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф). Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.

К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Учитывая, что работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

1. Допускать к ККТ посторонних;
2. Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников;
3. Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств.

После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут;

1. Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя;
2. Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по своей сути является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты. Ранее, до ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению.

С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Согласно письма Минфина от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 журнал не является обязательным к заполнению, так как данные, вносимые в него, присутствуют в отчетах, передаваемых ОФД.

Однако, согласно п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н представители налоговой службы обязаны заверять журналы кассира-операциониста при возникновении подобной необходимости.

Кроме того, наличие подобного вида учета денежных средств рекомендовано п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Исходя из информации, указанной выше применение журнала кассира-операциониста (при условии работы с онлайн-ККТ) не установлено законодательно. Однако, также не запрещает ведение журнала предпринимателями в целях контроля выручки.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовая книга, как и ордера (ПКО, РКО) обязательны для предприятий, в которых осуществляются кассовые операции. Формат ККТ значения не имеет. Бизнесмены, работающие с онлайн-кассовой техникой от использования кассовой книги и ордеров, не освобождаются.

Однако существует категория предпринимателей, которые освобождены от необходимости ведения данных отчетных форм, к ним относятся ИП. На подобных предприятиях учет движения денег ведется при помощи заполнения Книги учета доходов и расходов.

Если ИП работает с использованием ККТ, данные вносятся в Книгу один раз в конце кассовой смены. Если же кассовая техника на предприятии отсутствует, информация должна вноситься по каждому факту получения или выдачи денег.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

ПКО, как и РКО обязательны к заполнению в случае выдачи размена из кассы организации.

В этом случае в начале смены создается РКО с отражением суммы выданных денег. Основание выдачи будет указано как «Для размена».

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

В течение рабочей смены могут возникать различные ситуации, в том числе и препятствующие работе кассовой техники. Если онлайн-касса по какой-то причине дает сбой, как в этом случае работать кассиру?

1. Отсутствует сеть интернет

По сути, как таковых проблем отсутствие интернета не принесет. Операции, несмотря на отключение интернета, будут записываться на фискальный накопитель. ОФД получит информацию после восстановления работоспособности сети.

Проблема с доступом к сети интернет должна быть решена не позднее чем через 30 суток, в противном случае онлайн-ККТ автоматически заблокируется;

2. Произошло отключение электроэнергии

Ситуация предполагает невозможность проведения операций по онлайн-кассе, соответственно в случае обесточивания магазина продажи следует прекратить. Проводить продажи можно только в крайнем случае.

Как же в этом случае работать с онлайн-кассой, если от продажи товара, например, зависит самочувствие человека? Предположим, прохожему стало плохо, и срочно нужна вода. В этом случае не стоит, ссылаясь на 54-ФЗ, закрывать двери магазина перед бледным покупателем, лучше все же совершить продажу, а после восстановления работы электросети оформить чек коррекции.

3. Обрыв чековой ленты

Для устранения данной проблемы кассовому работнику необходимо заменить ленту самостоятельно, если это входит в его зону ответственности.

4. Отсутствие связи между компьютером и онлайн-кассой

В случае возникновения подобной проблемы необходимо разобраться в её причине. «Разобраться» в данном контексте значит визуально оценить обстановку и попробовать найти причину поломки.

Например, причиной может служить отошедший кабель, в этом случае кассир в силах исправить ситуацию самостоятельно. Если же на первый взгляд проблема не видна, кассовому работнику не стоит, засучив рукава, пускаться в лианы проводов, лучше все же вызвать специалиста, ответственного за техническую исправность оборудования.

Памятка для кассира

Для того, чтобы понять как работать с онлайн-кассой и допускать в эксплуатации кассового оборудования минимум ошибок, кассир может воспользоваться следующей памяткой:

1. Ознакомиться с правила пользования онлайн-кассовой;
2. Перед тем, как приступить к работе, ознакомиться с договором полной материальной ответственности и обозначить свое согласие с правилами, поставив под ними подпись;
3. Если наличие покупателей под вопросом, смену можно открыть непосредственно перед продажей, открытие кассовой смены совместно с открытием магазина не обязательно;
4. Не путайте возврат с чеком коррекции. Возврат производится в случае, если покупатель изъявил желание вернуть приобретенный ранее товар. Чек коррекции нужен в случае, если продажа была проведена с некорректной суммой или без использования кассовой техники;
5. Не оставляйте кассовую зону без присмотра;
6. Запрещается допускать к кассе третьих лиц;
7. Не допускайте промежутка более двадцати четырех часов между отчетами об открытии и закрытии смены во избежание блокировки ККТ;
8. Отключили электроэнергию – приостановите проведение продаж;
9. Если продажа все же была проведена без онлайн-ККТ, нужен чек коррекции;
10. Работа ККТ не допускается при отсутствии чековой ленты;
11. Даже в конце смены нельзя оставлять без присмотра включенную ККТ;
12. Закрытие кассовой смены и сдача наличных денег полностью находится в зоне ответственности кассового работника;
13. В случае пересменки в рамках одной кассовой смены обязателен пересчет денежных средств со сверкой итогов. В момент пересчета обязательно присутствие как сдающей, так и принимающей стороны. В случае расхождений обязательно составление акта и взятие объяснительной у сдающей смены.

После внедрения онлайн-касс по 54-фз в розничной торговле и общепите работа кассира не претерпела значительных изменений – по-прежнему нужно пробивать чеки и формировать отчеты о закрытии смены, только теперь на новом кассовом оборудовании. Как пользоваться онлайн кассой - мы расскажем вам в этой статье.

Как начать работу на онлайн-кассе

Согласно требованиям закона, касса должна в режиме онлайн передавать чеки оператору фискальных данных (ОФД) . Новую кассу необходимо подключить к интернету, зарегистрировать в налоговой инспекции, а также следует подписать договор с ОФД. После этого владельцу нужно настроить кассовое программное обеспечение и провести вводный инструктаж сотрудников - эти услуги оказывают как центры технического обслуживания, так и производители касс.

Все кассиры обязаны пройти инструктаж и расписаться за него в журнале. Кроме того, с сотрудниками необходимо заключить договоры о полной материальной ответственности.

Перед началом работы кассир должен подключить кассу к сети и получить необходимые материалы (разменные деньги, чековую ленту, ключи от кассы). Следует заправить чековую ленту в кассу, заполнить все необходимые сведения и заверить их у старшего кассира.

Подготовка к работе занимает некоторое время, поэтому кассиру желательно прийти на рабочее место заранее - например, за 30 минут до открытия торговой точки.

Как открыть смену на онлайн ККТ?

1. Сформировать отчет об открытии смены - то есть нажать кнопку «Открыть смену» на кассе. Отчет в электронном виде направляется оператору фискальных данных.
2. Пробить несколько нулевых чеков , чтобы проверить работу кассы, качество печати чеков и наличие всех необходимых сведений. В чеках должна быть указана правильная дата и время.
3. Распечатать промежуточный Х-отчет . При открытии смены важно провести пересчет денежных средств в кассе и сверить их с данными по Х-отчету

Выдача бумажного и электронного чека покупателю

В обязанности кассира входит посчитать итоговую стоимость покупок, назвать сумму покупателю, получить от него оплату (наличными или картой) и выбить чек на онлайн-кассе. Касса печатает бумажный чек и направляет копию оператору фискальных данных. Вместе с бумажным чеком чеком кассир отдает покупателю сдачу, если оплата производилась наличными. Если чек пробит с ошибкой, кассир может сформировать чек коррекции.

Согласно требованиям закона, по желанию покупателя магазин обязан направить ему электронный чек (с помощью sms или e-mail) . Для этого покупатель должен сообщить номер телефона, электронной почты или предоставить QR-код из специализированного мобильного приложения Федеральной налоговой службы.

После покупки товара покупатель оплачивает товар наличными или картой. Вам нужно отсканировать штрих-код на товаре или набить цену вручную.

Фискальный накопитель проверяет данные и если все в порядке, формирует и печатает чек. Этот чек вам нужно передать покупателю в двух видах: бумажном и в электронном на адрес электронной почты, если она была указана при покупке. Для отправки чеков покупателям магазин может заключить договор с ОФД.

Узнать больше

Основные функции онлайн кассы

Некоторые онлайн-кассы позволяют облегчить работу персонала, автоматизировать кассовые операции и быстрее обслуживать покупателей . Так, онлайн-кассы LiteBox (Лайтбокс) позволяют:

быстро заводить товары в чек (через сканирование штрих-кода, поиск по первым буквам наименования или с помощью панели избранных товаров);

оформить возврат покупки или отложенный чек ;

принять смешанную оплату (наличные+безналичные+сертификат по одному чеку);

автоматизировать продажу весового товара (при подключении к весам) и многие другие функции.

В кассах Лайтбокс легко заводить товар в номенклатуру: достаточно отсканировать штрихкод товара, и система сама найдет товар в справочнике (собственная разработка компании - содержит более 700 000 наименований) и автоматически создаст карточку товара, добавить которую в номенклатуру можно одним кликом.

Как закрыть смену

1. Сделать инкассацию и сдать выручку старшему кассиру или инкассатору.
2. Распечатать Z-отчет на кассе. Отчет направляется ОФД и содержит информацию о том, сколько чеков напечатано. По отчету можно выявить, сколько чеков не отправлено оператору.

Согласно 54-ФЗ, продолжительность смены не должна превышать 24 часа . Если вы забыли закрыть смену в конце дня, это можно сделать на следующий день. Главное - не выбивать новые чеки до того, как будет закрыта предыдущая смена, иначе касса перестанет отправлять данные ОФД, а предприятию грозит штраф: от 1500 рублей до 3000 рублей для должностного лица или ИП, от 5000 рублей до 10 000 рублей для юрлица.

Чего нужно избегать при работе на кассе

Не отслеживать отправку чеков в налоговую.

Проверить, как отправляются чеки, можно в личном кабинете на сайте ОФД или ФНС. Если произошел сбой, вы увидите, какие чеки не отправились, и сможете отправить их заново.

Не выдавать покупателю электронную копию чека .

Нарушение требований 54-ФЗ грозит штрафом:

2 тысячи рублей для предпринимателя;

10 тысяч рублей - для юридического лица;

Кроме того, нельзя оставлять кассу без присмотра и подпускать к ней посторонних, а также держать в кассе личные деньги.

Работа с онлайн-кассой: возможные проблемы

Отсутствие интернета

Если пропал интернет, платежные данные в памяти фискального накопителя могут храниться до 30 дней - за этот период возможно восстановить подключение. Если не восстановить связь за 30 дней - касса заблокируется.

Если подключение к интернету нестабильно, онлайн-касса сохраняет данные и при восстановлении связи автоматически отправляет их ОФД.

Отсутствие электричества

Если продажа произошла в момент отключения электричества, кассиру следует сформировать чек коррекции . В таком чеке отражается сумма покупки, но не зафиксировано название товара. Чек нужно сформировать до закрытия смены.

Некоторые онлайн-кассы (например, кассы Лайтбокс) могут работать несколько часов от аккумулятора, без подключения к электрической сети , позволяя не останавливать продажи в случае отсутствия электричества.

Выводы

В заключение мы можем сделать выводы, что главное - это:

1. Соблюдать кассовую дисциплину - обязательно формировать чеки по всем продажам и вовремя выдавать их покупателям;
2. Корректно открывать и закрывать смену;
3. Отслеживать передачу данных в налоговую;
4. Правильно организовать работу с онлайн-кассой в случае отсутствия интернета или электричества.

Если вы только собираетесь начать карьеру в области продаж, вероятно, еще не знаете, работа с ККМ - что это такое. Впрочем, поводов для паники быть не должно. Разобраться в этой задаче несложно, а непосредственно в работе самое главное - быть внимательным и не торопиться без особенной необходимости, и тогда со всеми задачами удастся справиться на отлично.

О чем идет речь?

Чтобы понять, работа с ККМ - что это, предварительно нужно разобраться, что представляет собой аппарат, скрытый под страшной аббревиатурой ККМ. Итак, что это такое?

Контрольно-кассовая машина - именно так можно расшифровать сокращение ККМ. В повседневности ее обычно называют кассой, реже - кассовой машиной или кассовым аппаратом. А вот если заглянуть в официальную документацию, то там слова ККМ обычно не встретишь, так как принято использовать наименование ККТ. Его можно расшифровать так: контрольно-кассовая техника.

Итак, с названием удалось разобраться. Но что это такое по своей сути? ККМ - это такая машина, которая разработана специально для фиксации операции обмена услуги, товара на принятые в стране деньги. Машина не только незаменима в работе торговой точки, но также используется проверочными органами для контроля над предпринимателями. Для этого формируются специальные отчеты, анализируемые соответствующими инстанциями.

Подвиды машин

Существуют разные модели ККМ, подходящие в большей степени тем или иным условиям эксплуатации.

Принято выделять следующие категории:

• автономные;
• фискальные (зависимые от компьютера).

Отличить их друг от друга очень просто даже по внешнему виду. Если на первых расположено большое количество кнопок, позволяющих управлять аппаратом, то на вторых - не более пяти. Первая машина может работать сама по себе, а вот второй тип будет функционировать только в связке с компьютером.

Устройство машин

В классическом варианте в составе аппарата есть следующие элементы:

• питание;
• управление;
• память;
• печатающее устройство;
• блок ЭКЛЗ;
• клавиатура.

Невозможно корректное обслуживание ККМ, если вы не разбираетесь в том, как работает каждая из описанных систем. Впрочем, практика показывает, в случае неполадок с аппаратом лучше сразу вызвать специалистов той компании, которая продала вам агрегат. Изучите бумаги: возможно, техника все еще на гарантийном обслуживании.

Как начать работать

Прежде чем начнётся смена, обязательно должна быть проведена корректная подготовка ККМ к работе. Этот процесс прописан в официальных бумагах, инструкциях как на предприятии, так и в прилагаемых к машинам. На него внимание обращено и в нормативных документах, действующих на территории страны и введённых на государственном уровне.

Итак, прежде чем можно будет работать, сперва нужно расписаться в специальном журнале, который хранится у администратора торговой точки. При этом кассир получает ключи от машины, режима кассы и ящика, в котором хранятся деньги. Также в начале смены можно получить некоторую сумму, которую затем использовать для размена, и ряд других принадлежностей, необходимых для работы. Их список определяется особенностями конкретного предприятия.

Далее удаляется крышка с печатающего блока машины (в некоторых случаях нужно приподнять кожух, чтобы обеспечить доступ к внутренностям аппарата), после чего кассир осматривает прибор и убирает пыль, попавшие посторонние предметы. Далее аппарат подключается к электрической сети и устанавливается переключатель, ответственный за выбор режима работа. Затем необходимо проверить, все ли ленты на месте, а если таковые отсутствуют - установить.

Специфика конкретных приборов

Кассовые аппараты нового поколения, изготовленные за границей, такой особенности не имеют, а вот некоторые произведенные в России машины отличаются наличием специального режима, обозначенного как «Начало смены». При этом работник выбирает дату и устанавливает время. Если значения уже есть, но неточные, тогда нужно их откорректировать.

Обратите внимание: при подготовке аппарата к работе нет нужды обнулять нумерацию печатаемых чеков. Как только машина формирует отчет с гашением, она автоматически проводит эту операцию, никаких дополнительных манипуляций, если агрегат в норме, не требуется.

Внимательность и аккуратность

Следующий этап подготовительных работ требует от кассира внимательности, поскольку нужно проверить, все ли в технике работает корректно. В первую очередь обращают внимание на блокирующее устройство. Для этого печатают пробный чек. Это помогает сделать выводы о качестве изображения. Работа с ККМ по новым правилам требует, чтобы все печатаемые машиной чеки были читаемыми, четкими, яркими, содержащими правильные реквизиты организации. Не выбрасывайте нулевой чек: в конце дня его нужно сдать администратору вместе с отчетом. Обязателен учет нулевых чеков в четвертой графе КМ-4, КМ-5.

Далее кассир и администратор вместе запрашивают у машины сменный отчет и проверяют, корректна ли информация денежных регистров. В начале рабочего дня все показатели должны быть нулевыми. Снимают показания денежных счетчиков и вносят их в специальный журнал в графу, отражающую состояние на конец смены. Обязательно заверение всех вписанных данных подписями принимавших участие работников.

Все должно быть заверено!

Инструкция кассира-операциониста при работе с ККМ рекомендует вставить в машину контрольную ленту, отступив от края порядка 15 см. Обратите внимание: должны быть данные о номере аппарата, текущей дате и о том, во сколько началась работа, а также информация, снятая со всех регистров. Как только все данные по контрольной ленте удалось зафиксировать, это заверяется подписями участников процесса.

Далее кассир помещает в машину валюту, которую предполагается применять для размена при совершении операций. О том, как правильно положить деньги в кассу и как далее выставить корректный режим работы, можно прочитать в инструкции к конкретному аппарату.

Начинаем смену

При работе оператор кассы должен четко следить за тем, как работает агрегат, чистить его и приводить в порядок по мере надобности. Вводить деньги в аппарат нужно строго так, как это написано в инструкции конкретной машины. Регулярное обслуживание ККМ является залогом ее корректной и длительной работы.

Когда все приобретаемые клиентом товары прошли обработку на кассовой машине, она показала суммарную стоимость покупки, правила эксплуатации контрольно-кассовых машин обязывают назвать клиенту эту цифру четко, и лишь после этого брать с человека деньги. В машину их кладут так, чтобы покупатель видел, как это происходит. Также он должен видеть, куда кассир кладет чек, чтобы забрать его и не перепутать с чужими документами. Если кассовый аппарат стоит там, где работает продавец, он должен передать клиенту товары в момент совершения покупки, отдавая чек. А вот в случае, когда речь идет об официанте или любом другом работнике, который принимает заказы, он должен передавать клиенту чек только тогда, когда было завершено оказание услуги.

Обращаем внимание на нюансы

Необходимо знать, что отметка погашения чека - это крайне важная особенность, которой характеризуется работа с ККМ. Что это такое? Чек или надрывают, или ставят на него специальный штамп, что символизирует гашение.

Помните, что на приобретение чековый документ действителен только в тот день, когда он был выдан заказчику. А вот в некоторых случаях при возврате чека кассир может отдать клиенту деньги обратно. Но это происходит только в том случае, когда на документе есть разрешающая сделать это подпись руководителя торговой точки, его заместителя. Обратите внимание: возможен возврат средств в той кассе, где был пробит чек, но ни в какой другой.

Если кассир ошибся, внося сумму покупки в аппарат, а чек погасить нельзя, то правила работы с ККМ обязывают составить акт в конце смены. Он оформляется в соответствии с формой КМ-3. Если кассир и покупатель оказались в конфликтной ситуации, можно снять кассу, для чего направить запрос администратору. Если управляющий магазином не разрешает это сделать, снимать кассу невозможно.

Избегаем проблем

Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.

Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:

1. Отключить прибор.
2. Позвать администратора.
3. Понять, в чем причина проблемы.
4. При некорректном отображении информации на чеке проверить оттиски и подписать все руками.
5. При невыходе чека запросить нулевой, оформив его точно так же, как и чек, на котором нечетко пропечатались реквизиты.

Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.

Когда еще нельзя?

Недопустимо, чтобы в эксплуатации была POS-система, если на аппарате нарушена пломба. Также нельзя использовать агрегат, на котором нет марки производителя или отсутствуют положенные голограммы. Запрет на работу с агрегатом могут наложить представители налоговой службы.

Если оказалось, что установленная в вашем магазине ККМ обладает какими-то из этих недостатков, следует срочно обратиться в ЦТО и предоставить им полную информацию о случившемся. В такой ситуации кассир и даже администратор не могут починить агрегат на месте, поэтому придется ждать выезда специалиста ЦТО. Об этом нужно оповестить представителей налоговых органов, ответственных за вашу торговую точку. Они ведут журналы, где учитывают выезды всех технических работников, и должны внести туда и ваш случай. Вообще, надо сказать, учет ККМ в нашей стране довольно жёсткий, поэтому халатность может дорого обернуться. Старайтесь быть внимательными.

Правила и законы

О том, как правильно работать, рассказывает письмо Министерства финансов, написанное в 1993 году и поясняющее, как применяется в повседневности кассовый аппарат. Цена ошибок высока: вас могут привлечь к административной ответственности.

Согласно типовым правилам, только тогда человек может позволить себе работать за кассовым аппаратом, когда он освоил правила его эксплуатации. Есть определенный минимум технических знаний, который включается в базовые правила. Если потенциальный кандидат справился с этим, тогда компания может заключить с ним договор, регламентирующий материальную ответственность этого лица. Прежде чем непосредственно приступать к работе на новом месте, человек должен пройти ознакомление с эксплуатационными правилами. Если этими правилами пренебрегли, работодатель может столкнуться с административной ответственностью, к которой его привлекут по результатам очередной поверки.

Также законами регламентируется то, каким образом ведется книга кассира. Согласно правовым нормативам, на каждую отдельную машину должен быть заведен свой журнал, который прошивают, пронумеровывают в нем все листы, а также обязательно подтверждают их количество подписью директора компании и главного бухгалтера. Кроме того, на такой книге должен расписаться представитель налогового органа. Затем все это скрепляется печатью предприятия. Такой журнал обычно заверяют в налоговой инспекции, когда обращаются туда, чтобы поставить на учет ККМ.

Никаких вольностей!

В журнал кассира допускается вносить записи только строго по хронологии, без каких-либо помарок. Для этого используют чернила. Если ситуация сложилась так, что необходимо что-то исправить, привлекают директора организации и главного бухгалтера, которые контролируют внесение изменений, а затем подтверждают своими подписями, что обновленные данные корректны.

Также администратор торговой точки должен помнить, что в его зоне ответственности - предупредить кассира о том, что деньги бывают поддельными, а также обучить методикам проверки надежности банкнот, принимаемых от покупателей. Кроме того, должен быть поднят и вопрос о поддельных чеках. Кассир должен быть в курсе, что есть ряд мер, предупреждающих подделку:

• цвет ленты;
• шифровка каждого чека;
• предельная сумма покупки.

Можно ли без ККМ?

В соответствии с действующими на территории нашей страны правовыми нормативными актами, некоторые организации могут позволить себе работать без применения контрольно-кассовой техники. Это обуславливается спецификой работы таких предприятий. Был принят специальный перечень, в который внесены все организации, не нуждающиеся в ККМ. Дата принятия - июль 1993 года, но позднее к нему вносились изменения постановлениями правительства.

В перечне можно найти не только организации, но и филиалы, а также иного типа обособленные подразделения. Это касается и некоторых физических лиц, которые работают в области предпринимательства, не имея соответствующего образования.

Этот перечень может быть ограничен постановлением исполнительной власти отдельно взятого субъекта на его территории. Впрочем, работа с открытого прилавка все равно не потребует наличия такой техники. Это наиболее актуально в период, когда снимают урожай в сельском хозяйстве, ведь его продают напрямую с машин, с лотков. Так вот, в такой ситуации оформление ККМ не требуется.

Остерегайтесь нарушений

Многочисленные регулярные проверки, организуемые налоговыми органами в разных субъектах страны, показывают, что и по сей день многие предприниматели работают, нарушая правила применения ККМ, но все же надеются, что это останется незамеченным. Следует помнить, что законы о введении ККМ были приняты не просто так, благодаря им обеспечивается юридическая чистота сделки. Кроме того, четкое следование правилам при возникновении конфликтной ситуации позволит вам «перетянуть одеяло на себя», так как к вашей деятельности претензий не будет.

Чтобы избежать нарушений в ходе рабочего процесса, внимательно ознакомьтесь с правилами эксплуатации контрольно-кассовой техники, ведь там есть ответы практически на все вопросы. Учитывайте самые новые правовые акты, действующие на территории вашего региона. Это позволит держать руку на пульсе событий. Наконец, помните, что применять в работе следует только такие машины, которые были включены в государственный реестр. Учитывайте и классификатор, регулирующий, какие из агрегатов для какой сферы подходят. Это позволит избежать проблем с законом и вести деятельность долго и с выгодой для себя.

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.