Как собрать и правильно подготовить документы для тендера. Схема проведения закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) Сколько лет хранить документы по закупкам

Все документы, которые нужны для тендера нумеруются и прошиваются, а затем вместе с описью они пакуются в конверт, он оформляется специальным образом. Чтобы все сделать правильно, следует использовать образец описи документов для тендера. В противном случае есть вероятность, что заявку отклонят.

Документы, необходимые для открытого конкурса

Подготовка документов для участия в тендере в 2016 - 2017 годурегламентирована статьей 51 ФЗ №44. В данном случае важно, чтобы содержание и оформление документов отвечали требованиям, которые прописаны в тендерной документации, а также в извещении о . Здесь будет иметься информация о месте и времени приема заявок.

Заявка должна включать опись документов. При этом у заказчика нет прав требовать от участника документы, которые не оговорены статьей 51 ФЗ №44. Участник, который подает заявку, должен предоставить:

1. фирменное наименование и название - для юридических лиц, включая юридический и фактический адрес вместе с индексом. ФИО, место жительства, данные паспорта, а также номер телефона - для физического лица;

2. выписка из ЕГРИП (для ) или ЕГРИП. Также это может быть нотариально заверенная копия. Физическим лицам будет нужно отправить документы, которые удостоверяют личность;

3. документы, которые подтверждают соответствие компании требованиям заказчика (лицензии, сертификаты и тому подобное);

4.доверенность на право подписи документов для тендера: приказ об избрании или назначении на должность и так далее;

5. копии учредительных документов;

6. коммерческое предложение: фирма-производитель, страна, объем, цена предлагаемого товара и тому подобное;

7. если у заказчика имеются конкретные требования к качеству услуг или товаров, то участнику будет нужно предоставить документальное подтверждение того, что он способен выполнить условия;

8. может потребоваться обеспечение заявки: это банковская гарантия или подтверждение перечисления денег.

У участника появляется ответственность за подлинность отправляемых документов, так как они подписываются, нумеруются и прошиваются.

Документы для индивидуального предпринимателя регламентируется статьей 30 ФЗ № 44.

Документы для электронных торгов

Основные правила, а также порядок проведения устанавливаются статьей 66 ФЗ № 44. Главная особенность указанных торгов – вся процедура выполняется на электронной торговой площадке. Предоставить документальный пакет и подать заявку для торгов в этом случае может лишь участник, который прошел аккредитацию. Заявка включает две части:

1. первая часть определяется формулировкой тендерной документации. При необходимости детализации определенной услуги, технологии – участнику нужно подтвердить оговоренный пункт.

2. документация второй части включает информацию об участнике. В данном случае будет нужно подготовить все бумаги, которые включают список документов на тендер. Он соответствует требованиям для проведения открытых торгов. При этом вся необходимая информация для электронных торгов следует предоставлять в электронном виде. Для идентификации участника документы для участия подлежат заверению электронной подписью представителя организации, у которого есть соответствующие полномочия.

11.06.2019

Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки . Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:

• сведения о заказчике и его местонахождении;
• краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
• начальная (максимальная) цена контракта;
• источник финансирования;
• идентификационный код закупки;
• ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
• способ определения поставщика;
• срок, место и порядок подачи заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания . Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части . Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции . В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:

• запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
• закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
• открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
• электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).

Информационной карты . Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.

Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта . Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

• метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
• нормативный метод;
• тарифный метод;
• проектно-сметный метод;
• затратный метод.

Образцов форм и шаблонов . В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта . Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

Что для этого необходимо сделать?

Во-первых , вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.

Во-вторых , в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.

В-третьих , в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.

В-четвертых , во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

• за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
• за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
• за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
• за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года .

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.

На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.

Любой конкурс сопровождается конкурсной документацией, которая представляет собой совокупность информации, необходимой потенциальным участникам для оформления и подачи заявки на участие. Цель документации: донести до потенциального участника условия проведения закупки, обозначить ее предмет и технические характеристики, информировать его о методах рассмотрения и оценки заявок и выявления победителя. Состав конкурсной документации в открытых запросах предложении достаточно стандартен, рассмотрим все ее элементы по порядку.

Извещение о проведении конкурса

Извещение – это документ, объявляющий конкурс. В нем содержатся основные сведения о конкретной закупке. Здесь указываются:

• номер закупки;
• название закупки;
• валюта конкурса;
• способ закупки;
• дата публикации;
• сведения об организаторе, в том числе наименование, тип, юридический и почтовый адреса, контакты ответственного лица;
• срок проведения процедуры, в том числе дата и время окончания срока приема заявок, их вскрытия и подведения итогов;
• предмет договора;
• начальная цена, ставка НДС, валюта;
• требования к денежному обеспечению заявки или исполнения договора;
• условия договора;
• имеющиеся ограничения по участию в конкурсе;
• сведения о заказчике, с которым подписывается договор (организатор и заказчик могут быть разными лицами или одним лицом);
• перечень товаров и указание их номенклатурной направленности.

Извещения на ЭТП формируется автоматически при заполнении организатором конкурса необходимой информации.

Документация по конкурсу

Сама документация по конкурсу обычно представляет собой инструкцию для участника, в которой рассматриваются следующие вопросы:

• описываются общие положения проводимой закупки (общие сведения, термины, требования к потенциальным участникам, прочие вопросы);
• приводится инструкция по участию в закупке (приводится общий порядок проведения конкурса, порядок публикации извещения и предоставления данной документации участникам, вопросы подготовки и подачи заявок возможными претендентами, вопросы проведения вскрытия заявок, их анализа и оценки, проведения процедуры уторговывания и последующего подписания договора);
• приводится инструкция по подготовке заявок участников (указывается перечень необходимых документов и требования к их заполнению и оформлению);
• представляется информационная карта конкурса (содержит информацию, аналогичную той, которая представлена в извещении);
• приводятся образцы всех форм, которые потенциальный участник должен заполнить и приложить к заявке;
• приводится проект договора (и при необходимости проект спецификации на поставку);
• указываются технические характеристики предмета закупки или иные требования, предъявляемые к нему;
• приводится методика оценки заявок потенциальных участников и выявления среди них победителя.

Документация по конкурсу – сводный документ, максимально раскрывающий все условия проведения закупки.

Проект договора

В документацию обязательно входит проект договора, с которым потенциальный участник должен ознакомиться. Практически всегда в документации есть пункт о том, что этот проект обязателен к подписанию поставщиков в случае его победы, поэтому ознакомиться с его текстом надо заранее. Если у вас есть какие-то возражения, то стоит рассмотреть вопрос либо об отказе от участия в конкурсе, либо попытаться решить имеющиеся противоречия с заказчиком.

Перечень позиций закупки

Перечень закупаемых товаров, работ, услуг присутствует в конкурсной документации обязательно, ведь это одна из основных частей конкурса. Здесь указывается: что хочет заказчик, в каком количестве, в какие сроки, с какими техническими характеристиками и другими условиями.

Проект спецификации на поставку

Проект спецификации обычно идет как приложение к проекту договора, здесь указывается перечень продукции, сроки и иные условия поставки. Проект спецификации может дополнять собой перечень позиций закупки или заменять его.

Техническое задание

Техническое задание – документ, содержащий технические требования заказчика к закупаемым товарам, работам, услугам. Здесь отражаются:

• общие требования;
• требования к стандартам на заявленные позиции и их сертификации;
• требования к безопасности и охране окружающей среды;
• требования к сопроводительной документации на товар, работы, услуги;
• требования к контролю качества продукции;
• требования к приемке продукции, ее транспортировке, хранению;
• условия поставки: условия, место, сроки поставки и грузополучатели;
• прочие условия, важные для заказчика.

Перечень лимитных цен

В конкурсах, по которым установлена лимитная сумма (максимальная сумма предложения потенциального участника с учетом НДС и всех расходов), конкурсная документация может содержать перечень лимитных цен попозиционно. В этом случае, в документации по конкурсу в требованиях к оформлению коммерческого предложения заказчик прописывает, что предложение участника не может превышать общую сумму лимита, в том числе отдельно по каждой позиции.

Методика анализа и оценки заявок

Методика включает в себя перечень критериев, по которым проводится оценка заявок, а также правила выставления оценок каждой заявке. В этой части конкурсной документации прописываются условия отклонения заявок и порядок выявления победителя среди тех, чьи заявки были допущены к оценке.

Приложения

В число приложений к конкурсной документации могут входить:

• формы документов, которые участник должен заполнить и приложить к заявке – они могут быть приведены по отдельности, в одном приложении или вставлены в документацию по конкурсу;
• форма уведомления о намерениях принять участие в закупке – документ, который необходимо заполнить и отправить заказчику, для выражения своих намерений стать участником конкурса. На ЭТП такое уведомление подается в электронном виде с помощью функционала площадки, никаких файлов заполнять не надо.
• схема оформления конверта – для закупок, проводимых в бумажном виде. Конверт с вашей заявкой должен быть оформлен надлежащим образом по образцу, чтобы заказчик мог идентифицировать его и принять.

Это основные элементы конкурсной документации практически всех закупок. При необходимости заказчик может добавить какие-либо другие документы, если они содержат важную информацию, необходимую для проведения конкурса.

Согласно законодательству РФ, при выборе поставщика услуг или товаров для государственных органов обязательно должны проводиться тендеры. Такие закупки можно считать взаимовыгодными: заказчик может выбрать контрагента, который предоставит товар либо услугу по выгодной цене, а исполнитель может подписать очень выгодный контракт на большой объем работ. Принять участие в конкурсе может любое предприятие, независимо от формы собственности. Все, что требуется, – это собрать документы для тендера и подать заявку.

Что требуется для участия в тендере?

Деятельность в сфере государственных закупок способно принести предприятию хорошую прибыль. Однако до сих пор совершенно не все успешные предприятия рискуют подавать заявки, потому что просто не знают, как это сделать правильно.

Документация

В большинстве случаев для участия в конкурсе требуется стандартный пакет документов. Однако заказчик может дополнительно потребовать дополнительную документацию. О том, что требуется представить дополнительные документы на участие в тендере, заявителя извещают в письменном виде.
Стандартный пакет бумаг включает в себя:

• заявку на участие (на ней обязательно должна стоять печать и подпись исполнительного органа);
• опись представляемых документов, подписанную руководителем предприятия-заявителя;
• список лиц, уполномоченных действовать от имени заявителя;
• заверенные копии приказов об их назначении;
• копию приказа о назначении на должность главного бухгалтера;
• выписку из ЕГРЮЛ, взятую не более чем за 15 дней до подачи документов;
• заверенные копии устава и учредительных документов компании-заявителя;
• заверенную копию свидетельства о регистрации юридического лица;
• копию свидетельства о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;
• документацию, подтверждающую наличие опыта работы в качестве исполнителя по тендерам;
• справку из банка, который оказывает банковские услуги заявителю, о платежеспособности своего клиента;
• справку из налоговой, в которой подтверждается отсутствие задолженности по платежам;
• копии бухгалтерских отчетов за 3 последних отчетных периода, на которых стоит отметка налогового органа;
• копии бумаг с отметкой налогового органа, отражающих доходы и расходы за три последних отчетных периода.

Заказчик имеет право запросить у участников тендера лицензии на осуществляемую деятельность и другие разрешительные документы.

Чтобы получить гарантию высокого качества товаров либо услуг, заказчик имеет право требовать от потенциальных исполнителей приложить к основному комплекту документов копии сертификатов и дипломов специалистов компании, которые будут работать по тендеру.

Если компания-заявитель поставляет товары не собственного производства, то потребуется дополнительно предоставить свидетельство дилера.

В том случае, когда поставляемый товар должен быть сертифицирован, к заявке на участие прилагаются сертификаты и декларации соответствия на товар.

Порядок подачи документов

Чтобы принять участие в конкурсе, компании должны к заявке приложить все документы по тендеру, а также их опись. Все бумаги должны быть заверены у нотариуса.

1. Приняв решение участвовать в тендере, руководитель компании должен подать заявление на участие, в котором он своей подписью подтверждает, что принимает все условия, прописанные в государственном контракте, а также то, что его компания не имеет задолженностей по налоговым выплатам и не проходит процедуру ликвидации.
2. В том случае, если заказчик просит обеспечить заявку на участие в тендере, то руководитель компании-соискателя должен оплатить нужную сумму, а к заявке приложить соответствующие документы для участия в тендере. Если заявку не обеспечить, заказчик аннулирует ее, и компания к участию в торгах не допускается. Обычно размер денежного обеспечения может составлять до 5% от суммы будущего контракта. Поэтому заявитель должен быть готов к тому, что ему придется заплатить определенную сумму за участие в торгах.
3. Вся документация предоставляется на русском языке. Если заявку на участие в тендере подает иностранное предприятие, то бумаги составляются на русском языке и на языке предприятия-заявителя.
4. Все бумаги, поданные для участия в тендере, должны быть прошиты и опечатаны.
5. Заявка на участие подается в запечатанном конверте.
6. В документацию для тендеров разрешено вносить изменения до того момента, пока не истек срок их подачи.
7. Заявитель может отозвать или отменить заявку до того, как срок подачи документов истечет.
8. Если при проверке документации заказчик обнаруживает ошибки или нехватку какого-либо документа, он вправе отказать заявителю в принятии заявки. Иногда, когда ошибки присутствуют, но заказчик считает их несущественными, заявление на участие принимается.

Подготовка документов для проведения тендера

Все бумаги, объем которых более одного листа, должны быть прошиты. Тем, кто решил подготовить документацию самостоятельно, не будет лишним изучить информацию о том, как прошивать документы для проведения тендера.

Сшивание защищает документацию от подделки и уже давно признано самым надежным способом подтверждения подлинности многостраничных документов. Если документ очень объемный и состоит из большого количества листов, то его делят на небольшие стопки, которые сшивают по отдельности, а потом все стопки собираются в один документ, сбоку которого прикрепляется картонная корочка.

Чтобы сшить бумаги для проведения тендера, понадобится:

• шило или дырокол;
• печать;
• клей для бумаги;
• иголка и банковский шпагат (либо суровые нитки);
• печать;
• лист бумаги размером примерно 6х4 см.

Сам процесс сшивания несложен, но проводить его следует аккуратно, чтобы не повредить сам документ и не испортить его внешний вид. Неаккуратно сшитые и смятые листы, скорее всего, создадут у комиссии негативное представление о заявителе. Все листы должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Если на них сохранились скрепки или скобки, их нужно удалить.

Примерно посередине левого поля шилом делается несколько отверстий. Они должны располагаться вертикально на одном уровне. Расстояние между проколами должно быть около 3 см. Затем листы прошиваются, а остаток нити выводится на обратную сторону последнего листа. Длина хвостика нити должна быть не менее 6 см. Концы нитей связываются на узел и прижимаются к бумаге. Сверху на них клеится лист неплотной бумаги, под которым должен отчетливо просматриваться узелок.