Инструкция по работе с секретными документами. Грифы секретности: виды. "обеспечение режима секретности при выполнении диссертационных и дипломных работ"
ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
о введении в действие положения о работе
с секретными материалами, документами, делами
1. Утвердить и ввести в действие Положение о работе с секретными материалами, документами, делами.
2. Начальникам управлений, отделов организовать изучение Положения оперативными и техническими работниками, допущенными к секретным сведениям, и обеспечить соблюдение его требований.
3. Контроль за выполнением Положения возложить на Первый отдел Генеральной прокуратуры РФ.
Генеральный прокурор
Российской Федерации,
Действительный
государственный
советник юстиции
Ю.И. СКУРАТОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
О РАБОТЕ С СЕКРЕТНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ, ДОКУМЕНТАМИ, ДЕЛАМИ
1. Настоящее Положение определяет порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в Генеральной прокуратуре Российской Федерации.
Положение подготовлено в соответствии с Законом РФ "О государственной тайне" , другими нормативными актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Его положения обязательны для всех должностных лиц прокуратуры, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.
Сотрудники прокуратуры, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений. На основании Постановления Правительства РФ от 14.10.94 N 1161 работающие на постоянной основе с секретными документами имеют право на получение процентной надбавки к должностному окладу. Надбавка устанавливается по решению специально созданной в центральном аппарате комиссии по представлению руководителя подразделения.
За подбор лиц, допускаемых к секретным сведениям, организацию работы с секретной информацией в управлениях (отделах) отвечает их руководитель. Секретное делопроизводство в подразделениях ведется уполномоченными Первого отдела.
Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет Первый отдел.
2. Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.
Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.
3. Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:
а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;
б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в Первом отделе;
в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись (форма 55); хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью.
Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;
г) при получении документа - проверить, имеется ли на нем учетный номер (входящий или машбюро), гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;
д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: "В дело (наряд)". Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах.
На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет расчет рассылки;
е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в Первый отдел;
ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным за все числящиеся секретные документы.
4. По требованию работников Первого отдела прокуроры, следователи, специалисты обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства Генеральной прокуратуры.
5. Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения Первого отдела; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.
6. При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности.
При определении степени секретности необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к гостайне (Указ Президента РФ от 30.11.95 N 1203), Перечнем сведений, подлежащих засекречиванию в органах прокуратуры РФ (Приказ Генерального прокурора РФ от 05.03.97 N 1с), а также аналогичными перечнями министерств и ведомств.
Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно".
Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.
Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.
7. В делах, содержащих различные по степени секретности сведения, а также несекретные сведения, материал может быть сгруппирован в отдельные части (тома).
Все законченные производством дела должны быть правильно оформлены: листы дел сброшюрованы и пронумерованы, составлена внутренняя опись секретных документов, в конце дела (тома) сделана заверительная надпись. Каждый том дела должен содержать не более 250 листов.
Изъятие из дела (тома) каких-либо подшитых документов и перемещение их из одного дела в другое разрешается в исключительных случаях и только с ведома Первого отдела.
Наряды (дела) выдаются уполномоченными под расписку только тем исполнителям, которым предоставлено право пользоваться ими. Выданное для работы дело подлежит возврату в тот же день.
8. Совещания по секретным вопросам проводятся с разрешения начальника управления (отдела).
Руководитель управления назначает лиц, ответственных за проведение совещания.
На совещание допускаются лица, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым на них секретным вопросам и соответствующую форму допуска.
Звукозапись и видеозапись воспроизводятся при соблюдении правил, исключающих их прослушивание или просмотр посторонними лицами.
9. Доступ сотрудников Генеральной прокуратуры РФ к секретным сведениям в организациях, куда они командируются по служебным делам, осуществляется после предъявления ими удостоверения личности (с отметкой о допуске) или справки о допуске и предписания на выполнение задания.
Указанная справка выдается Первым отделом командированному лицу под расписку на срок выполнения задания, но не более чем на год, после чего она возвращается в Первый отдел с отметкой об ознакомлении с секретными сведениями.
Предписание (форма 16) подписывается руководителем управления, регистрируется, заверяется печатью Первого отдела.
В нем кратко указывается основание командирования и сведения, с которыми необходимо ознакомиться. Предписание передается принимающему должностному лицу учреждения и хранится в его подразделении по защите гостайны не менее 5 лет.
В пути следования нельзя иметь при себе секретные документы, они должны быть заранее отправлены по адресу учреждения, в которое направляется командированное лицо.
Секретные записи производятся только в специальных рабочих тетрадях, по окончании командировки все секретные материалы сдаются в подразделение по защите гостайны, которое при необходимости пересылает их в Первый отдел Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Командированные лица должны выполнять все требования режима секретности, установленные в учреждении по месту их командировки.
10. Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники Первого отдела.
К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию начальника управления. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.
Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.
Передача шифротелеграммы от одних исполнителей другим, а также за пределы прокуратуры производится только через Первый отдел.
По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.
Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.
Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.
По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие справки (выписки), которые учитываются в Первом отделе, хранятся как документы соответствующей степени секретности.
Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.
Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается.
11. За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению гостайны виновные лица несут уголовную, административную, гражданско - правовую или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.
Первый отдел
СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.
Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:
Инструкция 0126;
Ведомственные инструкции по СДП;
ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).
"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"
Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.
Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.
ВОПРОС N2. "ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.
"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.
"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"
При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:
СД выдаются только под личную роспись;
Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
Запрещается держать СД вместе с несекретными;
Запрещается хранить СД в рабочих столах;
При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.
"Порядок разработки секретных документов"
СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
СС документа определяется в соответствии с перечнями;
Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.
"Осуществление оформления секретного документа"
Порядок оформления СД:
Приложения;
N экземпляра;
Порядок оформления последнего листа:
Исполнители;
Количество листов и экземпляров;
адреса экземпляров;
Пролетарии всех стран, соединяйтесь! КОММУНИСТИЧЕСКАЯ ПАРТИЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА ЦЕНТРАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
Совершенно секретно ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ ЦК КПСС (фрагменты) (Утверждена постановлением Секретариата ЦК КПСС 12 февраля 1980 г.) I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящей инструкцией определяются правила работы с секретными документами в аппарате ЦК КПСС. Основные положения Инструкции распространяются также на работу с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", несекретными служебными документами и письмами трудящихся.
2. Документы в аппарате ЦК КПСС по степени секретности делятся на совершенно секретные особой важности ("Особая папка"), совершенно секретные и секретные. Гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") ставится на документах, содержащих сведения, содержащие особо важную партийную и государственную тайну. Гриф "Совершенно секретно" ставится на всех других документах, содержащих сведения, составляющие партийную и государственную тайну. Гриф "Секретно" ставится на документах, не содержащих сведений, составляющих партийную и государственную тайну, но раскрывающих методы работы аппарата ЦК КПСС. Степень секретности документа определяют отделы ЦК, которые готовят документ.
3. Гриф "Для служебного пользования" ставится на документах, которые содержат несекретные, но не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах по телевидению и радио сведения. В отдельных случаях на таких документах, направляемых ЦК КПСС партийным комитетам, министерствам, ведомствам, организациям, может ставиться гриф "Не для печати".
4. Ответственность за организацию и состояние работы с секретными документами Политбюро и Секретариата ЦК КПСС возлагается на Общий отдел; ответственный за состояние работы с секретными документами в отделах ЦК- заведующие отделами и заведующие секретариатами отделов.
5. Отделы ЦК КПСС организуют учет секретных документов, обеспечивают их сохранность, своевременное использование, соблюдение требований настоящей Инструкции и указаний ЦК КПСС по сохранению партийной и государственной тайны. Заведующие секретариатами отделов инструктируют сотрудников по вопросам работы с документами в аппарате ЦК КПСС. Проверка наличия секретных документов в отделах ЦК КПСС возлагается на Общий отдел ЦК КПСС.
II. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ АППАРАТА ЦК КПСС ПО СОХРАНЕНИЮ ПАРТИЙНОЙ И ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ
6. Работники аппарата ЦК КПСС обязаны:
а) проявлять высокую бдительность и строго сохранять партийную и государственную тайну;
б) выполнять установленные настоящей Инструкцией правила учета, хранения секретных документов, их подготовки и обращения с ними;
в) при переходе из аппарата ЦК КПСС па другую работу или в другой отдел ЦК отчитаться перед отделом за все числящиеся за ними секретные документы.
В случае ухода в отпуск или выезда в командировку сдать в секретариат отдела все полученные ими секретные документы.
7. Работникам аппарата ЦК КПСС не разрешается:
а) вести по телефону, радиотелефону переговоры секретного характера, а по аппаратам правительственной АТС-2 и "ВЧ"- совершенно секретного характера;
б) делать всякого рода записи по секретным вопросам в личных блокнотах, записных книжках. Записи секретного характера, необходимые в работе, могут производиться в рабочей тетради, которая должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена подписью заведующего секретариатом отдела. Тетрадь работнику отдела выдается под расписку и хранится на правах секретного документа. По миновании необходимости тетрадь уничтожается по акту;
в) знакомить с секретными документами лиц, не работающих в аппарате ЦК КПСС, а также сотрудников аппарата ЦК, не имеющих прямого отношения к этим документам, давать какие-либо справки и сведения о них без разрешения руководства отделов ЦК КПСС;
г) передавать секретные документы другим лицам помимо секретариата отдела, выносить их из зданий ЦК КПСС, выполнять секретную работу на дому;
д) брать с собой секретные документы при выезде в командировки и при возвращении из командировок.
V. ОБРАЩЕНИЕ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ЦК КПСС
31. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС получают лично товарищи, которым они адресованы, или их доверенные лица.
32. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые в нерабочее время опечатываются.
33. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС запрещается выносить из помещений организаций и учреждений, в которых работают получившие их лица.
34. Товарищи, получившие протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, не могут знакомить с ними кого бы то ни было, если нет специального разрешения ЦК КПСС.
35. Снимать копии, перепечатывать постановления, делать выписки из протоколов заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС, постановлений и выписок из постановлений, а также ссылаться на них в открытой печати или в документах советских, профсоюзных, комсомольских и хозяйственных органов запрещается.
36. Материалы к повесткам заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС направляются в отделы по их просьбам только в том случае, если рассматриваемый вопрос имеет непосредственное отношение к работе отдела.
37. Необходимые для отделов справки по постановлениям Политбюро и Секретариата ЦК КПСС могут даваться заведующими отделами, их заместителями и заведующими секретариатами.
38. Протоколы заседаний Политбюро и Секретариата ЦК КПСС и выписки из них, Информационные бюллетени ЦК, повестки и материалы, рассылаемые отделам к заседаниям Политбюро и Секретариата, подлежат возврату в установленные сроки в Общий отдел ЦК. На возвращенные документы составляется опись в двух экземплярах, один из которых вместе с документами направляется в Общий отдел ЦК, а второй остается у отправителя и хранится два года, после чего уничтожается по акту.
39. Документы, адресованные ЦК КПСС, принимаются, учитываются и рассылаются только Общим отделом ЦК. Прием и учет документов, адресованных непосредственно Отделу ЦК КПСС по работе с заграничными кадрами и выездами за границу, отделу писем, КПК при ЦК КПСС, ведется ими самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей инструкции.
40. Работники, принимающие секретные пакеты, проверяют их целостность, сохранность оттисков печати, правильность адреса и расписываются за получение пакета. При обнаружении повреждений пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Один экземпляр посылается отиравителю пакета, второй- фельдъегерской службе, а третий остается в Общем отделе ЦК. При вскрытии пакета проверяется соответствие учетных номеров, указанных на пакете, с номерами вложенных документов. В случае расхождения данных составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документов, а второй остается в Общем отделе ЦК.
41. Общий отдел ЦК проверяет правильность оформления документов, поступивших в ЦК КПСС. В случае, когда на документах отсутствует гриф секретности или проставленный гриф не соответствует содержанию документов, Общий отдел проставляет или изменяет гриф секретности.
42. На каждый документ, подлежащий возврату в Общий отдел ЦК, заполняется карточка учета. Два экземпляра карточки вместе с документом направляются в соответствующий отдел.
43. При регистрации документов в карточке учета заносится их краткое содержание без упоминания данных, составляющих партийную и государственную тайну, а также количество листов и экземпляров. На каждом документе, подлежащем возврату в Общий отдел ЦК, в верхнем правом углу проставляется штамп с указанием входящего номера, даты поступления. На каждом из имеющихся приложений проставляется входящий номер документа. Документы передаются в отделы под расписку в карточках учета.
44. Поступившие в ЦК КПСС документы: протоколы местных партийных комитетов, статистические и финансово-хозяйственные отчеты, сметы, отчеты по членским взносам, а также справочные и информационные материалы регистрируются в учетно-разносных карточках и передаются в отделы ЦК под расписку. На таких документах в левом нижнем углу проставляется штамп без указания о возврате в Общий отдел ЦК. Не регистрируются брошюры, журналы, газеты, книги, плакаты, извещения и другая корреспонденция подобного рода. Информационно-справочные и статистические материалы поступают в отделы ЦК от министерств, ведомств и организаций в соответствии с установленными перечнями этих материалов. Отделы ЦК ежегодно уточняют перечни и о внесенных в них изменениях сообщают в ЦК КПСС.
45. Отправка секретной корреспонденции из аппарата ЦК осуществляется Общим отделом ЦК КПСС через фельдъегерскую службу. Отправка писем трудящихся на рассмотрение местными партийными комитетами и другими организациями осуществляется Отделом писем ЦК. При приеме документов на отправку Общим отделом проверяется правильность их оформления. Документы и материалы, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией требований, к отправке не принимаются. Предназначенные к отправке пакеты сдаются фельдъегерской службе под расписку в реестре. Секретная корреспонденция доставляется в отделы ЦК и возвращается в Общий отдел в закрытом конверте курьером или фельдъегерем. Документы и материалы Политбюро ЦК КПСС возвращаются отделами ЦК в Общий отдел через фельдъегерскую службу. О пересылке в другие организации документов, ранее зарегистрированных в Общем отделе ЦК, делается отметка в карточке учета.
46. Совершенно секретные особой важности ("Особая папка") документы направляются адресатам в пакетах с грифом "Совершенно секретно особой важности" серия "К" с пометками "Лично" или "Вскрыть лично". Совершенно секретные документы, а также документы, которые должны быть вручены адресату лично, отправляются в пакетах с грифом "Совершенно секретно" серия "К" с проставлением на пакете при необходимости пометки "Лично" или "Вскрыть лично". Вся остальная секретная корреспонденция отправляется с грифом "Секретно".
47. Секретные документы пересылаются в пакетах из плотной бумаги. При упаковке документов проверяется правильность их оформления. После этого пакет заклеивается и прошивается крест-накрест через все его клапаны ниткой или металлическими скобами. Если нельзя прокалывать содержимое, то прошиваются только клапаны пакета и нитка завязывается в центре упаковки. Прошитый с прокалыванием вложения пакет опечатывается одной сургучной печатью, а остальные- пятью сургучными печатями (в центре и по углам на клапанах пакета). Если пакет изготовлен из бумаги с внутренним полиэтиленовым покрытием и после вложения документа запечатан на специальном устройстве, то он не прошивается и не опечатывается сургучной печатью. Информационные бюллетени и закрытые письма ЦК КПСС могут направляться опломбированными пачками. Пакеты вручаются под личную расписку адресату или доверенному лицу, расписки возвращаются в Общий отдел ЦК.
48. Расписки и реестры на отправленную секретную корреспонденцию хранятся не менее одного года, а на корреспонденцию с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- не менее трех лет, после чего они уничтожаются по акгу.
VII. УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ХРАНЕНИЕ ИХ В ОТДЕЛАХ ЦК КПСС
49. Документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК КПСС, учитываются секретариатами отделов по карточкам учета, заполненным в Общем отделе и приложенным к указанным документам[...]
55. Все исходящие из отделов ЦК документы, адресованные партийным комитетам, министерствам, ведомствам и организациям, подписываются заведующими отделов ЦК или их заместителями. Копии исходящих документов визируются исполнителями, па них указывается фамилия лица, подписавшего документ. Отдельные документы, подготовленные в секторах организационно- уставных вопросов, учета руководящих кадров, единого партбилета Отдела организационно-партийной работы, подразделениях Управления делами ЦК, по разрешению руководства этого отдела и Управления делами ЦК могут подписываться руководителями соответствующих секторов (подразделений). Секретариаты отделов проверяют правильность оформления документов, предназначенных к отправке. Исходящие документы регистрируются секретариатами отделов в карточках учета исходящих документов. На каждом документе и его копии проставляется исходящий номер, включающий индекс отдела и структурного подразделения, а также очередной регистрационный номер.
Исходящие документы передаются секретариатам отделов под расписку в карточках учета исходящих документов в Общий отдел ЦК в количестве, необходимом для отправки адресатам.
56. Секретные документы, находящиеся в отделах, хранятся в металлических шкафах (сейфах), которые имеют два ключа. Один ключ выдается под расписку работнику, а другой ключ в опечатанном конверте хранится в секретариате отдела. Металлические шкафы (сейфы) после окончания рабочего дня должны быть опечатаны. В случае необходимости металлические шкафы (сейфы) работников отдела могут быть вскрыты в их отсутствие с разрешения заведующего секретариатом. При этом вскрытие металлического шкафа (сейфа) производится в присутствии секретариата отдела. Сотрудники, вскрывшие металлический шкаф (сейф), обязаны оставить в нем справку об изъятых документах и опечатать его.
57. Секретариаты не реже одного раза в квартал проверяют наличие секретных документов у работников отдела. О фактах нарушения правил работы с секретными документами докладывается заведующему отделом. В случае утери секретного документа отдел докладывает об этом ЦК КПСС. Все информационные документы, подлежащие возврату в Общий отдел ЦК, находятся в отделах, как правило, не более одного месяца. Документы, направленные для ознакомления в несколько отделов, находятся в каждом из них не более 10 дней.
58. Документы, не подлежащие возврату в Общий отдел ЦК и сдаче в архив, хранятся в отделах согласно номенклатуре дел и в установленные сроки уничтожаются по акту, о чем делается отметка в карточке учета.
VIII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ ОСОБОЙ ВАЖНОСТИ ("ОСОБАЯ ПАПКА") ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЕ С НИМИ
59- Учет совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов ведется отдельно от учета совершенно секретных и секретных документов.
60. Поступившие в ЦК КПСС документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются в Общем отделе ЦК и регистрируются в карточках учета.
61. В отделах ЦК поступившие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") принимаются и учитываются заведующим секретариатом.
62. Документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся в сейфах, которые в нерабочее время опечатываются или опломбируются. Необходимость опечатывания или опломбирования кабинетов и помещений, в которых находятся эти сейфы, определяется отделами. Перед вскрытием этих помещений, а также опечатанных или опломбированных сейфов работники проверяют целостность оттисков печатей или пломб. При обнаружении повреждений оттисков печатей или пломб об этом составляется акт и сообщается заведующему отделом и в комендатуру.
63. Ознакомление работников аппарата ЦК КПСС с документами, имеющими гриф "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), производится только с разрешения секретарей ЦК КПСС или заведующих отделами ЦК Работники, ознакомившиеся с документами, расписываются на них разборчиво и ставят дату ознакомления. Информационные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), направленные в отделы ЦК для ознакомления, находятся в отделах, как правило, не более 10 дней, после чего возвращаются в Общий отдел ЦК. Записи по "Совершенно секретным особой важности" ("Особая папка") вопросам, необходимые в работе, производятся в специальной рабочей тетради, зарегистрированной в Общем отделе ЦК.
64. Рукопись документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") регистрируется составляющим ее работником в специальной рабочей тетради, предназначенной для записи совершенно секретных особой важности сведений. Указанная рукопись передается работником лично заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) под расписку в тетради. Перед печатанием заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) регистрирует рукопись в отдельном журнале машбюро и проставляет на ней учетный номер.
65. При печатании документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна применяться новая копировальная бумага. На оборотной стороне последнего листа документа указывается фамилия машинистки-исполнителя, количество отпечатанных экземпляров и на каждом листе- учетный номер по журналу и дата. Напечатанный документ передается исполнителю под расписку в журнале машбюро. Вместе с документом передаются также материалы, использованные при печатании (черновики, испорченные экземпляры, копировальная бумага и листки прокладки), которые уничтожаются в соответствии с правилами, установленными настоящей Инструкцией. Документы, подготовленные отделом в ходе рассмотрения поступивших материалов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), регистрируются заведующим секретариатом отдела в карточках учета Общего отдела ЦК. Другие документы, подготовленные отделом, регистрируются в специальном журнале.
66. Записка об исполнении документа с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") печатается в одном экземпляре.
67. Размножение документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка"), снятие с них копий и производство выписок осуществляется только Общим отделом ЦК Стенографирование и печатание под диктовку совершенно секретных особой важности ("Особая папка") документов запрещается.
68. Все поступившие и исполненные документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") вместе с записками об их исполнении возвращаются через фельдъегерскую службу либо сдаются лично заведующим секретариатом отдела или доверенным лицом в Общий отдел ЦК под расписку в карточке учета. Карточки, заполненные журналы учета документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") хранятся у заведующего секретариатом отдела в течение 5 лет, после чего уничтожаются по акту, один экземпляр которого направляется в Общий отдел ЦК.
69. Переписка по совершенно секретным особой важности ("Особая папка") вопросам ведется строго ограниченно.
Документы, предназначенные к отправке, сдаются в Общий отдел ЦК, который направляет их адресатам. На отправляемых из ЦК КПСС документах с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") должна быть надпись или штамп "Снимать копии и делать выписки запрещается".
70. Выдача из архива документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка") производится с разрешения руководства Общего отдела ЦК.
71. Заведующие секретариатом отделов ЦК обязаны не реже одного раза в месяц лично проверять у исполнителей наличие документов с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка").
72. Вся шифрованная переписка ведется через Общий отдел ЦК. Шифротелеграммы министерств и ведомств, которые адресуются партийным комитетам, предварительно согласуются с соответствующим отделом ЦК.
73. Составление исходящих шифротелеграмм и работа с входящими шифротелеграммами в отделах ЦК производится при строгом соблюдении условий, исключающих возможность ознакомления с текстом шифротелеграммы лиц, не имеющих к ним отношения.
74. Текст шифротелеграммы пишется заведующим отделом или по его указанию работником отдела на специальном бланке в одном экземпляре от руки, чернилами, разборчиво, кратко, без сокращения слов, со всеми союзами, предлогами и знаками препинания. Все дополнения и исправления текста оговариваются и заверяются исполнителем или лицом, подписавшим телеграмму. В отдельных случаях разрешается писать текст исходящей телеграммы на простой бумаге. При этом в верхнем правом углу обязательно пишется "Сов. секретно", "Шифром", а в левом нижнем углу указывается количество листов чернового материала, дата и фамилия исполнителя. Черновики и испорченные листы шифротелеграмм (включая тексты, написанные не на бланке) вместе с подписанными подлинниками сдаются в Общий отдел ЦК. Если черновиков нет, то па шифротелеграмме делается пометка: "Составлено в одном экземпляре, без черновиков", которая заверяется исполнителем.
75. Входящие шифротелеграммы в отделах ЦК принимаются заведующим, заместителем заведующего отделом и заведующим секретариатом. Другие работники отдела могут быть ознакомлены с содержанием шифротелеграммы только по указанию заведующего отделом, а в его отсутствие- лица, замещающего заведующего.
76. Входящие и исходящие шифротелеграммы учитываются в специальном журнале, выданном заведующему секретариатом отдела Общим отделом ЦК. Краткое содержание шифротелеграмм в журнале пишется в перефразированном виде.
77. Пересылка шифротелеграмм из одного отдела ЦК в другой, в партийные комитеты, министерства, ведомства, организации производится только через Общий отдел.
78. Все лица, ознакомившиеся с содержанием шифротелеграммы, должны расписаться на ней и указать дату ознакомления. На свободном от текста месте или на обороте шифротелеграммы исполнителем делается пометка о решении поставленных в ней вопросов. Об исполнении поручения секретаря ЦК КПСС по рассмотрению шифротелеграммы составляется записка в одном экземпляре за подписью заведующего отделом или лица, его замещающего. На записке проставляется гриф "Совершенно секретно" и делается отметка об уничтожении черновика. Если поставленные в шифротелеграмме вопросы требуют решения ЦК КПСС, то соответствующий отдел готовит необходимые материалы и представляет их в ЦК в установленном настоящей Инструкцией порядке. На шифротелеграмме делается запись о принятом решении.
79. Все исполненные шифротелеграммы вместе с относящимися к ним записками и другими документами подлежат немедленному возврату в Общий отдел ЦК под расписку. На этих документах проставляется помер и дата соответствующих шифротелеграмм.
X. ПЕЧАТАНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ РАЗМНОЖЕНИЕ, СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ И ЗАПИСЬ НА ЗВУКОЗАПИСЫВАЮЩИХ АППАРАТАХ
80. При печатании секретных документов, их размножении, стенографировании и записи на звукозаписывающих аппаратах необходимо соблюдать следующие правила:
а) печатание секретных документов и материалов производится в помещении машинописного бюро, специально оборудованном для этой работы. Вход в машинописное бюро разрешается только по служебной необходимости и с ведома заведующей машинописным бюро (старшей машинистки). Прием и выдача документов и все переговоры с исполнителями осуществляются через специально оборудованное окно в двери или оградительный барьер. Гриф секретности на документе проставляется исполнителем до передачи его для печатания в машинописное бюро. Все материалы, поступающие в машинописное бюро для печатания, учитываются в соответствующем журнале. Заведующая машинописным бюро (старшая машинистка) проставляет на последней странице черновика учетный номер по журналу;
б) документы, представленные на рассмотрение ЦК КПСС, печатаются на белой бумаге, на листах стандартного размера, по ГОСТу, с применением черной ленты, через два интервала. Число строк на одной странице документа (приложения к документу) не должно превышать 28. На левой стороне листа остается поле не менее 3,5 см, на правой- 1 см, внизу- 3 см. Документы, направляемые отделами ЦК в партийные комитеты, министерства, ведомства и организации, печатаются через полтора интервала. Внизу на лицевой стороне или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка указывает количество отпечатанных экземпляров, свои инициалы, дату и учетный номер по журналу Перепечатанные отдельные листы документа учитываются в специальной графе журнала (как дополнение к ранее учтенным и напечатанным материалам). Подвергшийся корректированию и полностью перепечатанный документ учитывается заново, в журнале делается ссылка на учетный номер документа, с которого он перепечатан. Протоколы Политбюро и Секретариата ЦК печатаются на специальной долговечной бумаге с водяными знаками;
в) стенографирование и печатание под диктовку секретных документов производится в изолированном помещении, в отсутствие лиц, не имеющих к этим документам прямого отношения. При расшифровке стенограммы стенографистка на последней странице расшифрованного текста в левом углу проставляет инициалы и дату. Если расшифровка стенографического текста производилась стенографисткой совместно с машинисткой, то на напечатанном материале рядом с инициалами стенографистки указываются и инициалы ма шинистки. Учет расшифрованного текста стенограммы производится в соответствующих журналах, хранящихся в машинописных или стенографических бюро;
г) стенографические записи по секретным вопросам производятся только в специальных тетрадях, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны, заверены заведующей машинописным бюро или старшей стенографисткой. Эти тетради учитываются в журнале и выдаются стенографистке под расписку. По заполнении они хранятся, как секретные документы;
д) стенографическая запись и запись на звукозаписывающих аппаратах заседаний съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС, совещаний, проводимых ЦК КПСС, производится с разрешения секретарей ЦК КПСС, а совещаний, проводимых в отделах ЦК КПСС,- заведующих отделами. Стенографические отчеты и магнитные пленки с записью работы съездов, конференций, пленумов ЦК КПСС и совещаний, проводимых ЦК КПСС, хранятся в Общем отделе ЦК, а совещаний в отделах ЦК- в секретариатах отделов. По миновании надобности стенографические тетради уничтожаются в установленном порядке с отметкой об этом в журнале учета. Запись, произведенная на пленку, уничтожается (стирается), о чем составляется акт.
81. Машинсткам и стенографисткам запрещается знакомить с содержанием печатного текста других лиц. За уточнением непонятного текста машинистка должна обращаться к заведующей машинописным бюро (старшей машинистке) или автору рукописи. По окончании рабочего дня все имеющиеся у машинистки секретные документы передаются заведующей машинописным бюро (старшей машинистке). Использованные ротопленки и контрольные листы к ним, копировальная бумага, испорченные листы печатного текста, листы- прокладки для предохранения валика пишущей машинки уничтожаются в бумагодробительной машине или опускаются в специальный опечатанный металлический бак для последующего уничтожения.
82. Размножение секретных документов, подлежащих возврату в Общий отдел, производится только с разрешения руководства Общего отдела. По миновании надобности все копии возвращаются в Общий отдел.
83. Размножение секретных документов, не подлежащих возврату в Общий отдел ЦК, а также документов, подготовленных в отделах ЦК, производится с разрешения заведую щих отделами или их заместителей в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Копии размноженных секретных документов учитываются в секретариатах отделов и выдаются работникам под расписку. Отметка о возврате и уничтожении копий производится на обороте последнего листа подлинника (первого экземпляра). Несекретные документы могут копироваться по просьбам ответственных работников.
84. Секретные документы размножаются и копируются в секторе полиграфического оформления и размножения документов Общего отдела, множительном бюро Управления делами ЦК КПСС, а также на копировально- множительных аппаратах, установленных в отделах ЦК. Копировально- множительные аппараты регистрируются в Управлении делами ЦК и устанавливаются в изолированных помещениях. Список лиц, которым разрешается работать на копировально-множительных аппаратах, представляется на согласование в Управление делами ЦК. Размножение (копирование) секретных документов производится только с подлинника (первого экземпляра) документа, в соответствии с заказом. Принимаемые для размножения документы учитываются в журнале и возвращаются вместе с размноженными копиями под расписку. Перед снятием копий па оборотной стороне последнего листа подлинника (первого экземпляра) в левом нижнем углу делается надпись или проставляется штамп с указанием количества снятых копий, шифра множительного (машинописного) бюро или подразделения, где установлен аппарат, и номера заказа. Надпись (штамп) повторяется на всех копиях. На каждой копии проставляется ее порядковый номер. Для повторного копирования оформляется новый заказ. Ответственность за организацию работы на копировально-множительных аппаратах в отделах ЦК и соблюдение условий, исключающих возможность бесконтрольного пользования множительной техникой, возлагается на заведующих секретариатами.
XI. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ, А ТАКЖЕ ХРАНЕНИЕ ИХ В АРХИВАХ
85. В целях установления единой системы группировки документов в дела секретариата каждого отдела ежегодно составляется номенклатура дел. Она согласовывается с Общим отделом ЦК, утверждается заведующим отделом и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем документальных материалов ЦК КПСС постоянного и временного хранения. Она должна учитывать всю документацию, образующуюся в результате деятельности отдела.
86. В отделах ЦК документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
а) секретные документы формируются в отдельные дела. Несекретные документы приобщаются к секретным только в том случае, если имеют к ним непосредственное отношение;
б) документы постоянного хранения группируются в отдельные дела от документов временного хранения;
в) проверяется правильность отнесения документов в данное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики изымаются и уничтожаются по акту;
г) устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике, хронологии, корреспонденту. В деле не допускается разобщенность документов по одному вопросу;
д) на обложке дела справа сверху ставится гриф секретности. Гриф секретности дела определяется по документу высшей степени секретности, находящемуся в данном деле. На обложке указывается: наименование отдела или его структурное подразделение, номера описи и дела, заголовок дела, даты его начала и окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем им дается одинаковый заголовок, а каждому тому присваивается порядковый номер. Объем формируемого дела (тома) не должен превышать 200 листов.
87. Секретные документы сдаются в архив в подлиннике. Если на других экземплярах данного документа есть указания, замечания или поправки членов Политбюро ЦК, кандидатов в члены Политбюро ЦК и секретарей ЦК КПСС, то они приобщаются к подлиннику.
88. Каждое дело должно иметь полистную нумерацию и заверительную надпись в конце о количестве листов, а дела, содержащие документы с грифом "Совершенно секретно особой важности" ("Особая папка")- Внутреннюю опись всех имеющихся документов. На каждое дело секретариатом отдела co-ставляется лист ознакомления, в котором отмечается, кто и когда ознакомился с помещенными в нем материалами.
89. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения вместе с карточками учета документов по истечении установленного срока передаются в архив. Сформированные дела архив принимает по акту и описи. Работники архива проверяют правильность оформления документов и дел, сверяют их с описями. В случае несоответствия установленным требованиям секретариаты отделов устраняют выявленные недостатки.
90. Ознакомление работников аппаратов ЦК КПСС с секретными документами, хранящимися в архивах ЦК, производится с разрешения руководства Общего отдела.
91. Выдача документов из архивов по запросам отделов ЦК производится с разрешения руководства Общего отдела. Секретные документы выдаются под расписку в карточке учета или в книге учета документов архива. Полученные из архива ЦК документы подлежат возврату не позднее чем через 15 дней.
92. Изымать документы постоянного хранения из секретных архивных дел запрещается.
XII. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"
93. Учет документов с грифом "Для служебного пользования" ведется в специальных журналах или по карточкам учета отдельно от другой несекретной документации.
94. Документы с грифом "Для служебного пользования" должны храниться в надежно запираемых шкафах. Пересылка этих документов в другие организации производится только через фельдъегерскую службу.
95. Размножение документов с грифом "Для служебного пользования" производится заведующими отделов или их заместителями.
96. Использовать в открытой печати, передачах по телевидению и радио данные из документов с грифом "Для служебного пользования" запрещается.
97. Учет, хранение и использование документов с грифом "Не для печати" производится в порядке, установленном для документов с грифом "Для служебного пользования".
Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:
Создание (поступление)
Регистрация
Передача по назначению
Контроль перемещения
Контроль исполнения или возврата
Архивирование.
Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.
Делопроизводство и архивоведение
Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве - значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.
Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.
На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.
Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания - старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.
Секретное делопроизводство
Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.
Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.
Ведение воинского учета
Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 - понадобится уже два таких специалиста.
В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:
Проверка наличия документов воинского учета у новичков
Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных
Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников
Проведение ежегодных сверок с военкоматом
Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами
Утверждение плана работы на год с военкоматом
Ежегодное утверждение инструкции
Ведение отчетности
Прохождение проверок
Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.
Вопреки устоявшемуся мнению, воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста. Уволенные в запас военнослужащие и даже те, кто не служил вовсе, являются военнообязанными в случае войны. Среди них есть и женщины, это медработники или бывшие военнослужащие.
При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.
Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации. О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.
Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных (бумажных), либо электронных (на флэшках, картах памяти, на дискетах, лазерных дисках и др.). Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в строжайшем учете и в защите от разглашения (см. раздел ЗАЩИТА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ).
Все документы в фирме делятся на ТРИ КАТЕГОРИИ: ВХОДЯЩИЕ, ИСХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ.
Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы конфиденциальную информацию. Составляется ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Данный перечень составляется специальной комиссией. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Затем, комиссия, в зависимости от ценности информации, присваивает документам степень (гриф) конфиденциальности. В завершении, перечень документов согласовывается с начальниками отделов и утверждается руководителем организации. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе секретности. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок и, по его истечению, может быть продлен на новый срок, по решению комиссии.
Большая часть документации предприятия хранится и используется в офисе предприятия. Поэтому охрана офиса должна быть продумана тщательно и обеспечиваться на самом высоком уровне, начиная с защиты здания, помещений, и заканчивая рабочими местами работников. Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется "Положением о коммерческой тайне" на предприятии» и специальной «Инструкцией по закрытому делопроизводству», которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами
Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну (закрытое делопроизводство ) осуществляется в соответствии с основными стадиями “ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА” документа, которыми являются:
Получение,
Хранение,
Использование,
Реализация (отправка),
Уничтожение.
ПОЛУЧЕНИЕ (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТА. Документ, поступающий в организацию из вне и содержащий гриф конфиденциальности, должен быть передан только уполномоченному на это лицу (руководителю, секретарю, инспектору закрытого делопроизводства) и обязательно зарегистрирован в специальном журнале. Далее, документ передается соответствующему руководителю отдела (подразделения) предприятия, а последний, в свою очередь, определяет непосредственного исполнителя по данному документу (также имеющему допуск к данной категории документов), и адресует документ ему. Аналогичный порядок существует при реализации (отправлении) документа внешним потребителям (партнерам): подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале и отправка.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Для хранения конфиденциальных документов используют специально отведенные помещения, имеющие ограниченный доступ, металлические шкафы и сейфы, запирающиеся на ключ и оборудованные охранной сигнализацией. Помещения должны дополнительно в нерабочее время опечатываться. Периодически соответствующими должностными лицами проводится инвентаризация архива документов и выборка материалов, срок действия грифа секретности которых истек. По истечении срока действия секретности документа возможны следующие действия: 1) гриф конфиденциальности может быть продлен; 2) гриф может быть снят и документ переходит в разряд общедоступных; 3) документ уничтожается.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Система доступа работников к конфиденциальным документам, должна иметь разрешительный характер (в соответствии с должностью). Каждая выдача таких документов работникам регистрируется в специальном журнале, а соблюдение правил использования и обращения с документами на предприятии контролируется уполномоченными должностными лицами предприятия. Контролируется и непосредственная работа с документом и соблюдение общих правил защиты информации на предприятии. Например, нарушением считается оставление документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений.
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо ценности, а также те, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. После этого члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.
КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию (секретное делопроизводство ), осуществляется уполномоченными работниками (начальниками отделов, сотрудниками службы безопасности и лицами ответственными за ведение закрытого делопроизводства) с помощью проверок. Кстати, контролируется оборот не только секретных документов, но и сохранность фирменных бланков, квитанций, накладных, чистых листов с печатями, штампами, и т.п. Проверки могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт, и принимаются меры, предотвращающие в будущем нарушения такого рода. Виновные лица, нарушившие правила конфиденциального делопроизводства могут быть подвержены дисциплинарным наказаниям, вплоть до увольнения.
* Охранное агентство "ТАГГЕРД" уже более 20-И ЛЕТ (с 1993 года) оказывает многочисленные услуги безопасности и охраны, в том числе связанные с обеспечением сохранности коммерческой тайны предприятий, а также помогает предпринимателям организовать закрытое (конфиденциальное) делопроизводство. Для решения данных задач мы привлекаем специалистов в области информационных технологий, профессиональных охранников, инженеров и техников, способных обеспечить надежную защиту конфиденциальной информации от разглашения. Солидный опыт и знания сотрудников ЧОП - надежная гарантия безопасности наших Клиентов! Мы выполняем свою работу (см. раздел УСЛУГИ ЧОП) на высоком профессиональном и качественном уровне, по умеренным ценам!
