Какие справки при увольнении обязан выдать работодатель. Сзв-стаж при увольнении пенсионера в россии Заполнение сзв стаж при увольнении сотрудника

Справка СЗВ-СТАЖ - один из самых «свежих» документов для работодателя. В связи с чем у должностных лиц, ответственных за оформление учётной кадровой документации, возникает ряд вопросов по нюансам заполнения этой формы. Заметим, что здесь всё не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Есть в отчётности нюансы, которыми нельзя пренебрегать. Но и ничего сверхсложного в форме нет.

Справка СЗВ-СТАЖ - нормы права и назначение

Главный документ, регулирующий подтверждение трудового стажа каждого работающего человека, - справка СЗВ-СТАЖ. Основные положения по её назначению, формированию, а также порядку предоставления регламентируются Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 под номером 3п.

Аббревиатура СЗВ-СТАЖ означает «Све­де­ния о стра­хо­вом стаже за­стра­хо­ван­ных лиц». Отсюда вытекает назначение этой формы - формирование и фиксация сводной информации о страховом стаже и пенсионных взносах, периоды, когда работник находился на бюллетене, в отпуске, был уволен или вышел на пенсию. Отметим, что данные, указанные в форме, причисляются к персонифицированной отчётности, которая участвует в расчёте страховой пенсии работающего человека.

Если обратиться к недавней истории по данному виду отчётности, поясним: раньше данные по страховым взносам, направленным на обязательное пенсионное страхование, отражались форме РСВ-1 (Расчёт страховых взносов), но на сегодняшний день она отменена. Сейчас для отчётности нанимателей применяется единый расчёт по страховым взносам (ЕРСВ), но он не включает данные о страховом стаже человека. С целью заполнения этого пробела с 2017 года и введён новый формат - СЗВ-СТАЖ.

Готовят данную форму компании-работодатели всех правовых форм: и индивидуальные предприниматели с численностью 1-3 наёмных работника, и крупные предприятия.

Формируется данный отчёт организациями-нанимателями, если они выплачивали вознаграждение следующим лицам:

• трудоустроенным наёмным работникам;
• физическим лицам, работающим по договорам гражданско-правового характера;
• физ. лицам, получившим от компании авторское вознаграждение;
• физ. лицам при расчётах по лицензионным соглашениям;
• учредителю в единственном лице (он же гендиректор).

В общем, формируется справка по всем выплатам, когда в соответствии с законодательными нормами РФ о налогах и сборах на них начислялись страховые взносы.

Сроки, которые должны соблюдаться при различном направлении справки, следующие:

1. До 1 марта каждого года по прошествии отчётного периода (года) - в ПФР. При этом направить отчёт по форме СЗВ-СТАЖ можно в момент, как только все данные подготовлены и проверены. Ждать крайнего дня совсем не обязательно. Как только инспектор фонда проверит справку, декларанту будет дано подтверждение, что отчёт принят, если же в нём будут обнаружены ошибки, на адрес нанимателя будет отправлено сообщение о необходимости корректировок в страховых сведениях работника. Заметим, что здесь работают стандартные правила для работодателей:
   • если в штате компании числится более 25 человек, отчётность по штату сдаётся только в электронном виде. Справка СЗВ-СТАЖ - не исключение. Электронный документооборот организуется с помощью операторов ЭДО, для передачи данных у должностного лица компании должна быть квалифицированная электронная виза;
   • если же число сотрудников не превышает 25 человек, отчёт можно сдать как в электронном виде, так и на бумажном носителе;
   • если компания-работодатель подаёт отчёт не в соответствующем виде, документ не будет принят.
2. 1 календарный месяц даётся для подготовки и сдачи документа при ликвидации предприятия. В этом случае отчёт нужно заполнить за период с 1 января 2018 года по дату закрытия компании. При этом справка сдаётся и на бумаге, и на USB-накопителе.
3. В течение трёх дней работодатель обязан выдать справку, если сотрудник передаёт ему заявление о выходе на пенсию.
4. В последний день работы или по запросу СЗВ-СТАЖ выдаётся при расторжении трудового договора.

Выдача справки СЗВ-СТАЖ при увольнении

При увольнении работника с предприятия ему выдаётся пакет основной документации, в него входит и справка СЗВ-СТАЖ. При этом отдельно по уволенному служащему отчёт в ПФР сдавать не нужно, справка выдаётся только ему. Нужно помнить, что в отчёте должны быть отражены только персональные данные по конкретному работнику. Информации по остальным сотрудникам в индивидуальной справке быть не должно.

Выдать эту справку при расторжении трудового соглашения с работником - требование законодательства (смотри пункт 17 законодательного акта № 27-ФЗ) . Если это не будет сделано, нанимателю может быть вменён штраф за каждую не выданную в положенный срок справку. Размер штрафа - 500 руб. Эта же сумма может быть взыскана с организации, если в отчёте фигурируют ошибки в персональных данных застрахованного лица.

Если же работодатель отказывает бывшему сотруднику в предоставлении документации, касающейся его трудовой деятельности, вступает в силу гражданское право. В статье 5.27 КоАП определён штраф для компаний, которые ущемляют права своих бывших работников:

• 30 000-50 000 р. может взыскать проверяющая служба с юридического лица;
• 1000-5000 р. - с индивидуального предпринимателя либо с руководителя предприятия.

Но в этом варианте регулятор может ограничиться и предупреждением предприятия-нарушителя.

Выдать справку СЗВ-СТАЖ человеку можно, вручив документ лично в руки или направив справку почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью. Главное - чтобы у компании было подтверждение того, что документ получен человеком лично или по доверенности.

Если работником документ был утерян либо не был ему выдан в своё время, он имеет право в заявительном порядке обратиться к бывшему нанимателю и запросить эти данные. В соответствии со статьёй 62 ТК РФ работодатель в этом случае должен подготовить и выдать документ в течение трёх дней.

Чтобы получить справку от бывшего работодателя, человеку достаточно написать заявление с просьбой предоставить документ. Унифицированной формы такого обращения нет, рекомендуется при оформлении бумаги учесть следующие моменты:

1. Правильно оформленная «шапка» должна содержать название компании, должность руководителя и его Ф. И. О., а также информацию о заявителе (Ф. И. О. и телефон для связи). Если в заявлении выражается просьба о предоставлении документа по почте, необходимо указать адрес с индексом.
2. Текст основной части может быть следующим: «Прошу выдать оригинал справки СЗВ-СТАЖ (основание - статья 62 ТК РФ)». При этом заявитель не обязан указывать, для чего ему нужен данный документ. Так как документ содержит персональные данные человека, по закону наниматель имеет право выдать документ лично заявителю либо доверенному лицу (по указанию заявителя). Поэтому в заявлении нужно указать паспортные данные, а также номер СНИЛС, чтобы кадровик мог идентифицировать получателя, на кого выписана справка.
3. Завершается заявление датой, когда оно было составлено, и подписью с расшифровкой.

Если нужно несколько экземпляров документа, нужно указать и это в заявлении

Таким образом, на руки уволенный из компании работник может получить справку при двух условиях:

• в момент увольнения;
• при предоставлении бывшему работодателю заявления с просьбой выдать справку.

Брать плату за подготовку и распечатку документа, а также за почтовое отправление наниматель не имеет права. Всё должно быть сделано в положенный срок и бесплатно.

Выдачу документа сотруднику нужно зафиксировать. К примеру, это можно сде­лать:

• на экземпляре нанимателя;
• подготовив расписку в получении стандартного пакета документов при увольнении;
• подготовив отдельный лист-подтверждение.

Лист подтверждения получения документа затрахует работодателя от претензий «забывчивого» сотрудника и штрафов

Регламент заполнения справки СЗВ-СТАЖ при увольнении

Формат и ключевые правила внесения данных установлены в распоряжении ПФР №3п. Структура документа состоит из пяти мини-разделов.

Основные моменты, которые нужно соблюдать при оформлении отчётного документа, заключаются в следующем:

1. Заполнять справку разрешено и на компьютере, и от руки. При оформлении рукописного варианта можно использовать шариковую ручку чёрного, синего или фиолетового цветов. Сведения заполняются печатными буквами. Внесение данных гелевой ручкой не рекомендуется, так как такие чернила неустойчивы. Заполненный на ПК отчёт распечатывается.
2. Запрещено вносить исправления в отчёт или пользоваться корректорами.
3. Отчёт должен быть подготовлен в двух экземплярах, каждый из которых заверяется визой руководителя и печатью организации (если есть). Обратите внимание, что применение факсимиле подписи гендиректора или ИП не допускается. Один экземпляр выдаётся на руки сотруднику. Второй остаётся в архиве работодателя.
4. Когда увольняются одновременно несколько сотрудников, форма СЗВ-СТАЖ выдаётся каждому, где указываются только его данные.

Пошаговый алгоритм заполнения справки при увольнении выглядит так:

1. В «шапку» формы СЗВ-СТАЖ нужно внести:
   • ИНН и КПП (только для юр. лиц). Когда в строке по показателю остаются пустые ячейки (к примеру, в ИНН организации, состоящей из десяти, а не двенадцати цифр, или в случае с ИП, у которых нет КПП), в оставшихся знакоместах ставятся прочерки;
   • номер, присвоенный компании в ПФР при регистрации;
   • в блоке «тип сведений» в отчёте знак Х ставится в знакоместе «исходная» (смотри п. 2.1.5 приложения к инструкции №5 к распоряжению №3п). Но работнику не важна эта информация, поэтому здесь можно вообще не ставить отметку.
2. В разделе №1 дублируются реквизиты работодателя, пишется сокращённое наименование предприятия (Ф. И. О. индивидуального предпринимателя).
3. В разделе №2 - строке «Отчётный период» ставится год, за который предоставляется информация и в котором человек был уволен.

   При увольнении в справке СЗВ-СТАЖ заполняются только 3 раздела

4. Раздел №3 - здесь заполняются персональные сведения по увольняемому человеку:
   
5. Разделы №4-5 в отчёте СЗВ-СТАЖ, который выдаётся уволенному сотруднику, заполнять не нужно. Эти данные отражаются только тогда, когда форма сдаётся в ПФР при выходе человека на пенсию. Справка заверяется подписью руководителя, ставится дата выдачи.

   Разделы 4 и 5 при выдаче справки увольненному сотруднику заполнять не надо

Взять актуальную форму для заполнения отчёта можно, перейдя по гиперссылке . Инструкция по заполнению формы дана в Постановлении ПФ.

Видеоинструкция: составляем форму СЗВ-СТАЖ

Подводя итоги, отметим, что оформление справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника - обязанность нанимателя, которая установлена на законодательном уровне. Есть и установленные сроки для выдачи документа. Нарушение требований закона чревато для предприятия штрафными санкциями. Поэтому игнорировать выдачу этого документа при расторжении контракта с человеком нельзя. При заполнении бумаги нужно чётко следовать инструкциям, которые приведены в Постановлении Пенсионного фонда, иначе справка может потерять свою силу и не будет принята регулятором. Но справедливости ради скажем, что оформление справки при должном ведении кадрового делопроизводства не отнимает много времени у ответственного сотрудника.

Если бухгалтер задаётся вопросом, уволенным сотрудникам, то ответ будет такой - да, нужно! Выдача подобного документа прописана в трудовом законодательстве.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего

Все работодатели, в том числе и , обязаны предоставлять в Пенсионный Фонд отчёт СЗВ-М «Сведения о застрахованных гражданах». В нём наниматели указывают своих работников.

При увольнении из компании сотрудник получает копию СЗВ-М. Подобный документ подтверждает страховой стаж рабочего. Наниматели оформляют и предоставляют справку СЗВ-М всем своим трудящимся.

Если бухгалтер фирмы выдаёт копию отчёта СЗВ-М на руки уволенному работнику, то выписку оформляют на 1 человека. Это связано с тем, что в отчёте отражена личная информация о сотруднике. Разглашение подобных сведений 3 лицам запрещено по закону.

Подобные сведения работодатель выдаёт сотрудникам каждый месяц до 15-го числа, то есть одновременно с отправлением отчётов в ПФР.

Выписки из документа

Выписку из СЗВ-М работодатель составляет параллельно с подачей отчётов о сотруднике в Пенсионный фонд.

Помимо этого, наниматель оформляет выписку из СЗВ-М в таких ситуациях:

• если работник собрался выйти на пенсию. Наниматель отправляет выписку в ПФР, и бывший сотрудник официально становится пенсионером;
• если сотрудник решил уволиться. Согласно ст. 62 ТК РФ, выписку обязательно включают в список документов, который напрямую связан с трудовой деятельностью.

Работодатель составляет такой документ в крайний рабочий день сотрудника. Если работник работал по трудовому соглашению – то в последний день действия подобного договора.

Составление и заполнение СЗВ-М описано в данном видео:

Как правильно оформить отчёт

Для того чтобы правильно заполнить отчёт СЗВ-М, законодателями была разработана уникальная инструкция, при применении которой работодатель с лёгкостью заполняет этот документ.

Итак, при заполнении раздела 1 отчёта СЗВ-М работодатель указывает такие сведения:

• регистрационный номер в ПФР. Этот номер отражён в конкретном свидетельстве ПФР об организации;
• . Конкретную правовую форму директор фирмы указывает в сокращённом виде;
• ИНН. Работодатель указывает ИНН на основании документа о госрегистрации;
• КПП – здесь идентично: руководитель предприятия указывает его на основании документа о госрегистрации.

2 раздел отчёта СЗВ-М «Отчётный период за 1 год» и 3 раздел «Разновидность формы» работодатель также обязательно заполняет.

В 3 раздел отчёта СЗВ-М наниматель вписывает 1 из нижеперечисленных вариантов:

• «исхд» - при первичном отправлении отчёта в ПФР;
• «доп» - при вторичном отправлении, после уже принятого в ПФР отчёта за отчётный предыдущий месяц;
• «отмн» - при аннулировании уже отправленного ранее отчёта.

4 раздел отчёта СЗВ-М считается основным, потому что в нём указывают данные о застрахованных гражданах - рабочих предприятия, а также о действии трудовых договоров и соглашений. Итак, при заполнении 4 раздела работодатель указывает такую информацию:

• инициалы застрахованного гражданина. Указывает их только в именительном падеже (например, Сидоров В.М. и др);
• номер страхового персонального (СНИЛС). Он отражён в оформленном трудовом соглашении;
• ИНН. Наниматель вносит в документ ИНН о работнике, если таковой прописан в трудовом договоре. Во многом это связано с тем, что страхователям запрещено требовать от застрахованных лиц сведения об ИНН.

В конце отчёта СЗВ-М наниматель указывает такие реквизиты:

• свою должность и инициалы. Например, генеральный директор Сидоров В.М.;
• дату оформления отчёта. Указывает её только в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 19.10.2017);
• печать. Ставит печать на отчёте только в случае её наличия.

Пример заполнения

В итоге отчёт СЗВ-М несложно заполнить. С этим может справиться каждый работодатель.

Если рабочий уволился

Работодатель составляет отчёт СЗВ-М, в котором отражает данные о всех сотрудниках, получающих премии, ЗП и иные суммы, облагаемые страховыми взносами. Это документ подтверждает страховой пенсионный стаж рабочего.

Согласно закону № 27-ФЗ, выписку СЗВ-М выдают при увольнении работников, при подаче заявления застрахованными гражданами при выходе на пенсию. Кроме того, этот документ наниматель каждый месяц отправляет в ПФР. При этом наниматель получает письменное подтверждение от застрахованного гражданина - своего работника, что он действительно получил выписку СЗВ-М на руки.

Как выдать

При увольнении работника выписку из СЗВ-М оформляют в 2 экземплярах. Первый отдают сотруднику, а второй остаётся у работодателя. На экземпляре нанимателя сотрудник ставит отметку о получении документа.

Письменное подтверждение выдачи работнику копии из отчёта СЗВ-М может быть в такой форме:

• подтверждение, написанное в произвольном порядке;
• подпись на 2 экземпляре СВЗ-М, который остаётся у бухгалтера;
• подпись в журнале выдачи СЗВ-М.

Подтверждение выдачи

Сроки

Часто работодатели задаются вопросом, за какой срок надо выдавать рабочему копии СЗВ-М при увольнении? В подобной ситуации количество отчётов соответствует числу месяцев, которые рабочий проработал в фирме.

Например, сотрудник проработал на предприятии 1 год. При увольнении он получает на руки 12 отчётов за каждый месяц.

Ответственность за непредоставление копий

В 2017 г. наниматель не несёт никакой ответственности за невыдачу сотрудникам копий отчётов СЗВ-М. Подобная ситуация была и в предыдущие годы. Однако, если рабочий не получил подобный отчёт, он может составить жалобу в госинспекцию по труду, в прокуратуру или в судебную инстанцию.

В 2017 г. наниматели должны выдавать работникам копии раздела 3 Единого расчёта по страховому взносу. Форму этого документа можно скачать из приказа ФНС от 10 октября 2016 г. № ММВ-7–11/551.

Отражение такого СЗВ-М в 1С

Перед созданием отчёта СЗВ-М в 1С 8.3 надо удостовериться в корректности информации о предприятии, потому что эти сведения нужно обязательно внести в этот документ:

В этом случае бухгалтер должен зайти в такие пункты программы 1С: Настройка -> Предприятие -> Организации.

Затем, бухгалтер указывает в программе такие данные о компании:

• название (сокращённое);
• регистрационный номер в ПФР;
• Индивидуальный налоговый номер ();

Кроме того, бухгалтер вписывает в 1С такие сведения о работниках:

• СНИЛС;

Сделать это надо в 1 очередь, потому что за каждый неправильно заполненный документ предусмотрены определённые штрафные санкции.

СЗВ-М является новой формой отчёта в ПФР с 2016 г. В программе 1С его можно открыть и составить по такому пути: Отчётность, справки -> 1С-отчётность. В подобной ситуации бухгалтер указывает отчётный период, и нажимает на кнопку «Заполнить». Далее, появляется таблица, которую автоматически заполняют сами сотрудники.

Если программа 1С работает одновременно с системой обмена документации с госорганами по коммуникационным каналам связи (ТКС), то нужные данные отправляют при нажатии кнопки «Отправить». Здесь же можно распечатать отчёт СЗВ-М.

Ответ на вопрос:

В разделе 3 отразил сведения о периодах работы Смирновой в графах 6 и 7. В графе 9 поставил код «ЗП12Г». Код взял из классификатора в приложении к постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Работница трудилась в особых условиях труда, и за нее компания платила взносы по доптарифу.

Как сделать копии раздела 3 нового расчета по взносам

Копии раздела 3 из расчетов по страховым взносам сформируйте за период с 1 января 2017 года по день увольнения работника.

Пример 3

Раздел 3 расчета по взносам на увольняемого сотрудника

Продолжим пример 2. Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года с окладом 28 000 руб. 28 апреля 2017 года она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

К моменту увольнения работницы у бухгалтера есть готовый раздел 3 расчета за I квартал 2017 года. Он распечатал его из бухгалтерской программы. Расчет по взносам за полугодие бухгалтер будет заполнять только в июле. У него есть сведения о выплатах Смирновой за апрель и май (см. табл. 3 ниже).

Таблица 2. Данные о выплатах Ю.А. Смирновой за май и апрель

По результатам спецоценки условиям труда на рабочем месте Смирновой присвоен подкласс 3.3. Компания платит взносы по общим тарифам и с выплат работнице взносы по доптарифу 6%.

Как заполнить на Смирнову раздел 3 за период с апреля по май 2017 года?

Решение

Работница увольняется 12 мая 2017 года. Бухгалтер сформировал на Смирнову раздел 3 расчета по взносам на двух страницах.

Первая страница раздела 3. На первой странице бухгалтер в поле 020 «Расчетный (отчетный) период (код)» указал код 31. Это код полугодия из приложения № 3 к Порядку заполнения расчета. , смотрите в журнале «Зарплата», 2017, № 4.

Вторая страница раздела 3. В подраздел 3.2.1 бухгалтер внес данные о выплатах Смирновой и начисленных на них взносах по тарифу 22%. В подразделе 3.2.2 показал выплаты и начисленные взносы по доптарифу 6%.

Как бухгалтер заполнил вторую страницу раздела 3 расчета по взносам, смотрите в образце 3 ниже.

Образец 3. Вторая страница раздела 3 расчета по взносам при увольнении работника (скачать)

Какие документы нужно выдать по заявлению работника

По письменному заявлению работника вы обязаны выдать справки и копии документов, связанных с его работой (ст. 62 ТК РФ). Закрытого перечня таких документов нет. Работник вправе потребовать любые документы, которые имеют отношение к его работе и оплате труда (см. табл. 1 в начале статьи). Например, по заявлению работника вы обязаны выдать:

• - справку 2-НДФЛ (см. пример 4 ниже);
• - справку о среднем заработке для службы занятости по форме из письма Минтруда России от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• - копию приказа о переводе на другую работу.

В какой срок выдать. Все справки и копии документов, связанных с работой, вы обязаны выдать сотруднику в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления. Копии документов заверьте и выдайте работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Как удостоверить копии документов. Удостоверьте копии подписью директора и печатью. Вместо директора удостоверить копии документов может работник компании, которого уполномочил директор. На каждой копии укажите дату ее выдачи и сделайте отметку о том, что подлинник находится у работодателя (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Раздел 3 справки 2-НДФЛ на увольняемого сотрудника

Пример 4

Продолжим пример 3. Сотрудница ООО «Корсика» Ю.А. Смирнова работает в компании с 2014 года с окладом 28 000 руб. 28 апреля 2017 года она написала заявление на увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день - 12 мая 2017 года.

Как заполнить на Смирнову 2-НДФЛ по доходам за 2017 год?

Решение

Бухгалтер заполнил на Смирнову справку 2-НДФЛ по ее доходам с начала года по день увольнения (см. образец 4 ниже).

Образец 4. Вторая страница раздела 3 расчета по взносам при увольнении работника

Как подтвердить, что работнику выдали документы при увольнении

Попросите работника письменно подтвердить, что он получил все обязательные и затребованные документы, связанные с работой. Это избавит вас от претензий работника и судебных разбирательств. Оформить подтверждение можно одним из трех способов.

Способ 1. Предложите работнику написать расписку в произвольной форме, например: «Я, Смирнова Юлия Александровна, подтверждаю, что при увольнении получила справку о заработке, копии сведений персучета: выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, копии разделов 3 из расчетов по взносам, справку 2-НДФЛ. Подпись. Дата» .

Способ 2. Распечатайте все справки и документы в двух экземплярах. Один - выдайте работнику, на втором - попросите написать «Экземпляр получен», поставить подпись и дату. Этот способ трудоемкий, если вместе увольняются много сотрудников.

Вариант 3. Заведите специальный журнал для учета справок и копий, которые выдаете работникам при увольнении. В журнале предусмотрите столбцы для ФИО работника, даты выдачи справки/документа, ее названия и подписи получателя.

За невыдачу справок и копий документов, связанных с работой, - штраф

Если в день увольнения вы не выдадите работнику документы, связанные с его работой, компании и ее директору грозит штраф. Размер штрафа по статье 5.27 КоАП РФ для компании составляет от 30 000 до 50 000 руб., для директора - от 1000 до 5000 руб. За повторное нарушение штраф для компании вырастет до 70 000 руб. А директору грозит штраф до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Форма СЗВ-СТАЖ - представляется из себя отчет о стаже, который нужно сдавать ежегодно в Пенсионный фонд (за 2018 год отчет нужно предоставить до 1 марта 2019 года).

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06 декабря 2018 № 507П «Об утверждении формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 №3П» .

Предлагаем вашему вниманию основную информацию по форме, которую специалисты ПФР дают на семинарах.

Существует несколько разновидностей форм, в которых подаются сведения персонифицированного учета. Названия и случаи, в которых их следует подавать, представлены в таблице:

Таблица «Виды форм персучета»

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

• в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
• или заключивших с ним гражданско-правовые договоры , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа , в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Изменения в СЗВ-СТАЖ с 2019 года

Изменения по сравнению с отчетность за 2017 год в формах внесенные Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П минимальны.

В форме СЗВ-СТАЖ в разделе 3 в графе 14 к прежнему названию добавилось «сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» и исчезло дублирование информации по страхователю.

В графе 1 раздела 3 формы нумерация сквозная, в порядке возрастания, без пропусков и повторений .

Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. В случае если данные о периоде работы застрахованного лица содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по застрахованному лицу (в этом случае «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз).

Фамилия и (или) Имя обязательны для заполнения. Отчество может отсутствовать, но обязательно для указания если оно есть.

При необходимости отражения нескольких периодов работы по одному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой.

Период работы — даты должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2 формы.

Для форм с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов:

• «ДОГОВОР» — если оплата по договору произведена в отчетном периоде;
• «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если оплата за работу по договору отсутствует.

Территориальные условия (код), Особые условия труда (код), Исчисление страхового стажа, Условия для досрочного назначения трудовой пенсии - Заполняется в соответствии с .

Одновременное указание в графах 9 и 12 по одной строке таблицы раздела 3 кода «ВРНЕТРУД», «ДЕКРЕТ», «ДЛОТПУСК», «ВАХТА», или сочетание кодов «27-1» и «27-11» или «27-14», «27-2» в сочетании с позицией списка 23307000-17541 допускается.

Не допускается по одной строке одновременного указания значений в графе 8 таблицы раздела 3 и значений в графе 11 «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФ», "ОБЩЕСТВ", «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ».

Одновременное сочетание по строке кодов «РКС», «МКС» в графе 8 и кодов «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ», «ДОГОВОР» в графе 11 допускается.

Сведения об увольнении застрахованного лица заполняется символом «X» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма.

Раздел 4 и 5 - заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «назначение пенсии ».

Если страхователь в течение 2017 года представлял форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии » на работников, выходящих на пенсию, то на работающего, как и прекратившего трудовую деятельность пенсионера, потребуется сдать ещё обычную форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » по итогам 2017 года.

Раздел 5 заполняется после принятия федерального законодательства о профессиональных пенсионных системах.

Если указан тип сведений «Назначение пенсии» обязательно заполнение абзаца первого раздела 4. Допускается одновременное заполнение абзаца второго раздела 4 и раздела 5 формы

Форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая».

Как представить форму в ПФР

СЗВ-СТАЖ можно направить по ТКС либо представить на бумаге - лично, почтой или с представителем.

Страхователи, которые подают сведения на 25 человек и более , обязаны отчитываться только по ТКС. При этом считаются не только работники, но и лица, заключившее со страхователем гражданско-правовые договоры, выплаты по которым облагаются страховыми взносами.

Правила подачи по ТКС :

1. Документ подписывается усиленной КЭП.
2. Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.

Если форма подается на бумаге :

1. ИП ставят только подпись, организации - подпись и печать (при наличии).
2. К бумажной форме можно приложить сведения на магнитном носителе.
3. Если форма направляется почтой, то день сдачи - дата, указанная на почтовом штемпеле.

Санкции за непредставление

Если страхователь (организация или ИП) не представит форму СЗВ-СТАЖ в срок, либо в ней будут содержаться недостоверные сведения, на него будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо .

Если форма должна направляться по ТКС, но этот порядок нарушен (27-ФЗ), штраф составит 1000 рублей .

На должностных лиц накладывается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму . При подаче отчетности в электронном виде — формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Исправление ошибок СЗВ-СТАЖ

При необходимости , внести коррективы в отчетность представляются формы:

В силу каких-либо обстоятельств, гражданам приходится менять место работы, но не каждый знает, какие справки нужно взять у прежнего работодателя.

В соответствии с ч. 1 ст. 84 ТК РФ , при увольнении руководитель обязан обеспечить бывшего работника копиями всех документов, имеющих к нему отношение. Сделать это нужно в течение 3-х дней, как человек изъявил письменную просьбу. Ответственным за выдачу является специалист отдела кадров.

Кроме документов, увольняющийся сотрудник имеет право получить перечень справок, составлением и предоставлением которых заведует бухгалтерия или специалист по кадровой работе.

Что должен получить сотрудник при увольнении

По завершении времени отработки или сразу после подписания заявления об уходе (если руководитель согласен расстаться с подчиненным в тот же день), работник получает под роспись перечень следующих документов:

1. Трудовая книжка, содержащая все положенные записи, в том числе и об уходе. Работник обязан подтвердить факт получения документа посредством постановки подписи в личной карточке (форма Т-2) и книге, отражающей движение трудовых книжек.
2. Медицинская книжка, если выполнение трудовых обязанностей требовало ее оформления.

Обязательные справки

Работодатель при расставании с подчиненным должен выдать не только трудовую книжку, но и предоставить ряд справок, например, СЗВ-Стаж и СЗВ-М.

СЗВ-Стаж

Утверждение формы СЗВ-Стаж произошло 11 января 2017 года на основании принятия постановления. Ее заполнение требуется для того, чтобы пенсионный фонд мог отслеживать страховой стаж трудящихся. Форма отражает периоды работы на определенной должности, а также объем начисленных и уплаченных страховых взносов.

Работодатель обязан предоставить документ бывшему подчиненному в соответствии с п. 4 ст. 11 ФЗ №27, принятом в апреле 1996 г . При этом не важно, что лежало в основе труда гражданина: трудовой договор или договор гражданско-правового характера, главное, чтобы производилось отчисление страховых взносов.

Справку СЗВ-Стаж следует распечатывать в 2-х экземплярах , чтобы гражданин смог поставить отметку о получении, иначе в случае возникновения спорной ситуации, работодатель не сможет доказать, что выполнил требования действующего законодательства.

Для внесения сведений в формы СЗВ-Стаж можно использовать чернильную или шариковую ручку. Буквы должны быть печатными, причем не важно, будут они написаны от руки или напечатаны на компьютере. В отношении цветов запрет действует только на красную и зеленую гамму.

Справка включает в себя информацию:

• наименование и реквизиты страхователя;
• время, в течение которого, увольняющийся работник трудился на благо данной организации.

Если поводом к составлению справки стало расторжение трудового договора, то графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» заполнять не следует. Значок «Х» следует указывать только в том случае, если дата прекращения выполнения должностных обязанностей совпала с последним числом года.

Если причина ухода с предприятия кроется не в пожилом возрасте, то разделы 4 и 5 также следует оставить без внимания .

С мая 2017 года каждый работодатель обязан предоставлять в отделение пенсионного фонда отчет, называемый СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» . Здесь отражается информация о гражданах, располагающих официальными трудовыми договорами, а также об их ежемесячном доходе, облагаемом страховыми взносами. То есть отчет позволяет определить продолжительность страхового стажа каждого человека.

В соответствии с новыми правилами, справку СЗВ-М следует предоставлять каждому работнику:

• при расторжении трудовых взаимоотношений;
• при расставании с рабочим местом ввиду достижения предельной возрастной отметки;
• ежемесячно, после направления отчета в контролирующее учреждение.

С подчиненного обязательно нужно брать подтверждение о получении документа, например, печатать 2 экземпляра, чтобы оставить себе с подписью трудящегося.

Справка СЗВ-М, выдаваемая работнику при расторжении трудовых отношений, представляет собой копию одноименного отчета . При этом информация об остальных сотрудниках удаляется, так как она является персональной.

Графа 3 обязательно должна содержать информацию о типе – «исхд», а графа 4 – сведения о сотруднике .

На рынке представлены разнообразные учетных программы, которые предусматривают формирование СЗВ-М для уволенного работника на отдельно взятого человека.

Какие документы выдаются по запросу

В силу специфики рабочего процесса или причины расторжения трудовых отношений, работник может письменно попросить о составлении и предоставлении различных справок.

По форме 182н

Справка, бланк которой является унифицированным с 2013 года и соответствует форме 182н, считается документом, обязательным к предоставлению при увольнении . Раньше предприятия пользовались формой 4н, которая имела существенный минус – отсутствовал раздел для проставления причин наступления нетрудоспособного состояния гражданина.

С 9 января 2017 года начали действовать новые правила заполнения пунктов 3 и 4 справки и сноски «3». Сроком внесения информации о страховых взносах стало 1 января 2017 г., так как именно с этого дня социальные выплаты стали подконтрольны ФНС.

Что касается сроков предоставления, то бухгалтер, ответственный за начисление заработной платы, обязан выдать документ не позднее дня увольнения . Если речь идет о поступлении соответствующего запроса, то отреагировать на него следует в течение 3-х дней.

Кстати, не имеет никакого значения, когда именно произошло расторжение трудовых взаимоотношений, бывший работник может запросить справку даже спустя несколько лет.

Руководитель не может отказать в предоставлении бумаги по форме 182 н подчиненному , который решил прекратить выполнять должностные обязанности на благо организации. Игнорирование письменного заявления позволяет гражданину обратиться в суд для восстановления справедливости.

А зачем вообще работнику нужна справка 182н? Все очень просто: документ несет в себе информацию о доходе, полученном в течение 2-х последних лет работы в учреждении . Если гражданин проработал меньше, то продолжительность, указываемая в справке, будет другой. Сведения нужны для того, чтобы человек мог полностью получить полагающиеся льготы и пособия социального характера, полагающиеся за время восстановления здоровья, беременным женщинам, мамам, осуществляющим уход за малышом, которому еще не исполнилось 1,5 лет и т.д.

Справка гласит о бухгалтерских данных и отчетности страхователя, соответственно, ответственным за ее выдачу является бухгалтер-расчетчик.

2-НДФЛ

Справка по форме 2-НДФЛ предназначается для различных случаев, но в первую очередь она подтверждает, что подоходный налог в отношении работников предприятия был уплачен .

Часто за предоставлением этой справки обращаются граждане, решившие получить в банке кредит на какие-либо цели. Этот документ нужен и при устройстве на новое место работы, так как размер уплаченного налога и сумма получаемого ранее ежемесячного дохода, существенно влияют на начисление социальных пособий.

Например, если женщина пришла трудиться в другую организацию и спустя небольшое количество времени узнала, что находится в интересном положении, то для расчета больничного, связанного с беременностью и родами и дальнейшего отпуска по уходу за ребенком, бухгалтеру понадобится именно эта справка .

Многих граждан интересует, какой временной промежуток должен быть отражен в данном документе? Если речь идет о новой организации, на благо которой человек собирается трудиться, то специалиста отдела кадров зачастую интересуют сведения годовой давности, так как именно 12 месяцев является общепринятым расчетным периодом.

Но, ситуации бывают разные, поэтому уволившиеся граждане могут попросить предоставить информацию, как о более, так и менее продолжительном периоде.

Если работник собирается произвести возврат имущественного вычета, то он может написать запрос на предоставление ему справки 2-НДФЛ за 3 года . В ответ ему предоставят 3 документа: 1 справка за 1 год.

Порой случается так, что работник попросту числится на предприятии. Например, за справкой 2-НДФЛ может обратиться женщина, находящаяся в декретном отпуске. В данном случае бухгалтер вынужден будет ответить отказом, так как время пребывания дома оплачивалось за счет ФСС, а оно не облагается налогом.

Ответом, скорее всего, будет являться уведомление о том, что ввиду отсутствия начисления дохода и осуществления отчислений, выдать справку не представляется возможным.

О страховых взносах, перечисленных на пенсию

Документ, отражающий информацию о страховых взносах, выдается гражданину в соответствии с письменным заявлением. Обычно эта бумага подготавливается одновременно со справкой 2-НДФЛ , справкой о продолжительности выполнения должностных обязанностей и т.д. Кстати, вне зависимости от повода запроса, работодателю запрещено отвечать отказом на подобные просьбы, даже если бывший работник не сообщает цель своего обращения.

Если гражданин уже уволился, то справку нужно составить в течение 3-х рабочих дней, а если он только написал заявление о расторжении трудовых взаимоотношений, то документ должен быть выдан на руки в последний день нахождения на рабочем месте.

Чтобы бухгалтер приступил к составлению бумаги, гражданину нужно написать запрос соответствующего содержания на имя руководителя. Действующая нормативная база не предусматривает определенной формы, поэтому нужно уточнить наличие примерного образца в организации.

Справка, включающая информацию о страховой сумме , перечисленной в Пенсионный фонд, составляется в соответствии с формой, используемой при передаче персонифицированных сведений на каждого работника. Копия данного отчета предоставляется бывшему подчиненному в течение 5-ти дней, а увольняющемуся – в последний день исполнения должностной инструкции.

Перечисление страховых взносов теперь отслеживает налоговая инспекция . Учреждения используют для отчета единую форму «Расчет по страховых взносам». Чтобы предоставить работнику справку об отчислениях в Пенсионный фонд, достаточно заполнить:

• раздел 5, если в запросе указан период до 01.01.2017;
• размел 3, если информация требуется после 01.01.2017.

При распечатке удаляются сведения о других работниках, так как они являются персонифицированными.

О периоде работы

Информация о том, в какой должности и в течение какого промежутка времени гражданин трудился , конечно же, содержится в главном документе о стаже – трудовой книжке. Ответственным за ведение является специалист по кадрам. Заполнение производится вручную, да и к моменту обращения за начислением пенсионного обеспечения, проходит много времени, поэтому некоторые записи бывает сложно прочитать или они вызывают сомнение.

В данном случае специалист отделения пенсионного фонда рекомендует обратиться по месту прежней работы и взять справку, подтверждающую факт выполнения должностных обязанностей.

Документ составляется на фирменном бланке организации и содержит сведения о начале и окончании работы по определенной специальности. Следовательно, если гражданин устроился сначала разнорабочим, а по получении диплома, стал специалистом, то кадровик обязан указать последовательность наступления этих события и подтвердить все подписями и печатями.

В данном видео содержится информация о том, какие документы должны быть выданы сотруднику при увольнении.