Как списать испорченные трудовые книжки. Порядок списания испорченного вкладыша трудовой книжки и бухгалтерские проводки. Спасибо! Как списать трудовые книжки правильно

Стоимость испорченного вкладыша отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дебет 94 Кредит 10 – списана стоимость испорченного вкладыша;

Сумму порчи отнесите на виновное лицо:

Дебет 73 (76) Кредит 94 – отнесена сумма ущерба на виновное лицо.

Если виновные лица не установлены или причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченного вкладыша учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94 – списана стоимость испорченного вкладыша.

При налогообложении прибыли стоимость испорченного имущества можно учесть в случае, если причиной порчи стали форс-мажорные обстоятельства, либо в случае, если ущерб возмещает виновное лицо.

При этом, если сумма ущербы взыскивается с виновного лица, у организации возникает внереализационный доход.

Сумму входного НДС, ранее принятого к вычету по утраченному вкладышу, нужно восстановить.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: нужно ли начислить НДС со стоимости материалов, списанных в результате порчи

Нет, не нужно.

НДС при передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд нужно начислить только при одновременном выполнении двух условий:

• имела место фактическая передача товаров (выполнение работ, оказание услуг) структурным подразделениям организации, в том числе обслуживающим производствам и хозяйствам или обособленным подразделениям (письма Минфина России от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/132 и МНС России от 21 января 2003 г. № 03-1-08/204/26-В088);
• затраты на приобретение переданных товаров (работ, услуг) нельзя учесть в составе расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль .

При списании материалов в связи с их порчей передачи материальных ценностей структурным подразделениям, как правило, не происходит. Поэтому начислять при этом НДС не нужно.

Если же часть испорченных материалов организация передаст структурному подразделению для собственных нужд, то начислить НДС нужно будет только со стоимости испорченных материалов, не учтенных в составе налоговых расходов.

Если сотрудник возмещает только балансовую стоимость имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

Если сотрудник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, сделайте проводки:

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98
– отражена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– погашена задолженность по недостаче сотрудником.

По мере погашения сотрудником причитающейся с него суммы задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенной задолженности:

Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо. В этом случае делайте такие проводки:

Дебет 94 Кредит 98
– отражена недостача, выявленная в отчетном году, но относящаяся к прошлым отчетным периодам;

Дебет 73 Кредит 94
– отнесена недостача имущества на сотрудника.

По мере погашения сотрудником задолженности делайте проводку:

Дебет 98 Кредит 91-1
– включена в состав доходов недостача, погашенная сотрудником.

Бухучет: списание при отсутствии виновных лиц

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета. В этом случае сделайте проводку:*

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. При этом сделайте проводку:*

Дебет 91-2 Кредит 94
– списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него , то у организации возникает внереализационный доход ().* Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения ().

Если организация применяет кассовый метод, сумму возмещения учтите в составе доходов в момент возмещения сотрудником ущерба (). Например, в день внесения денежных средств сотрудником в кассу организации.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства. Об этом сказано в пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства, недостачу имущества учтите также в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Ее включайте в состав расходов в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Так поступайте и в том случае, если организация признает расходы по методу начисления и если применяет кассовый метод. Это следует из пункта 1 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ. При этом, если организация применяет кассовый метод, недостачу учтите, если имущество, по которому она выявлена, оплачено (п. 3 ст. 273 НК РФ).*

Во всех случаях недостачи подакцизных товаров (кроме недостачи в пределах норм естественной убыли) момент ее обнаружения считается датой реализации в целях расчета акцизов (п. 4 ст. 195 НК РФ).

Вопрос о необходимости восстановления входного НДС по утраченному имуществу является неоднозначным .

Сергей Разгулин,

3. Ситуация: можно ли включить недостачу, выявленную при инвентаризации, в состав расходов при расчете налога на прибыль. Материальный ущерб из-за недостачи возмещает виновное лицо

Да, можно.

Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть недостачу в составе расходов, ее размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (). Документальным подтверждением расхода является сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие документы. Если указанные требования соблюдены, то сумму недостачи (по фактической себестоимости) можно включить в состав прочих внереализационных расходов в полном размере (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).*

Такая позиция подтверждена письмами Минфина России от 27 августа 2014 г. № 03-03-06/1/42717 , от 17 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/245 .

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Ситуация: нужно ли восстановить входной НДС по имуществу, утраченному в результате хищения (пожара, порчи и т. п.). Недостача выявлена при проведении инвентаризации

Да, нужно.

Входной НДС по имуществу, утраченному при хищении (если виновные лица не установлены), пожаре, порче и т. п., нужно восстановить. Это связано с тем, что такое имущество не было использовано организацией в облагаемых НДС операциях. А вычет НДС возможен только по имуществу, которое используется в облагаемых НДС операциях (). Восстановить налог нужно в том квартале, в котором недостающее имущество списывается с учета

Работодатели - российские организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Трудовая книжка — это многостраничный документ, состоящий из нескольких разделов. Этот документ подтверждает стаж работы и трудовую деятельность каждого работника. Рассматриваемый документ (равно как и вкладыш в трудовую книжку) признается бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Но нужно учитывать, что трудовую книжку заполняют люди, а не роботы. Поэтому в практике деятельности работников кадровых подразделений зачастую возникают ситуации, когда они ошибаются при заполнении бланков трудовой книжки. Испорченный бланк подлежит обязательному уничтожению с составлением акта на списание трудовых книжек. Порядок такого уничтожения рассмотрим в данной статье.

Акта на списание трудовых книжек

Трудовая книжка - это БСО для учета трудового стажа

Для учета трудовой деятельности и стажа работников российским законодательством предусмотрен специальный документ - трудовая книжка (). Кроме этого, применяется еще один бланк строгой отчетности — вкладыш в трудовую книжку. Он понадобится, когда один из разделов трудовой книжки будет полностью заполнен, притом что имеется необходимость внесения новой записи.

Обязанность ведения этого документа возложена на юридические лица и индивидуальных предпринимателей.

Форма и порядок ведения указанных документов закреплены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• Инструкции от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

Списание трудовых книжек

Ситуации, в которых трудовые книжки или вкладыши в трудовую книжку подлежат списанию, на практике возникают нечасто, но все же возникают. Трудовым законодательством Российской Федерации четкие правила списания таких документов не предусмотрены. Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно.

Причинами списания, в частности, могут быть:

• порча бланка трудовой книжки;
• порча вкладыша в трудовую книжку.

Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены.

Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными. Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя - она считается испорченной и ее необходимо уничтожить.

Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее. Важен результат - бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению.

Порядок списания:

Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.

Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.

Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

Факт списания и уничтожения подтверждается заполнением и подписанием участниками комиссии акта на списание трудовых книжек в произвольной форме.

Порядок уничтожения:

Процедура уничтожения испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, как правило, осуществляется с применением специальной техники. Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

• аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером);
• разрезан на несколько частей ножницами вручную;
• сожжен;
• при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.

Проводки по списанию трудовых книжек

Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации.

Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.

При принятии на учет рассматриваемых бланков строгой отчетности соответствующие операции можно учесть проводками:

• Дебет 10 Кредит 60 (оприходованы бланки трудовых книжек);
• Дебет 19 Кредит 60 (отражена сумма налога на добавленную стоимость);
• Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 (налог принят к вычету);
• Дебет 006 (БСО приняты к забалансовому учету).

При уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку их надлежит списать с забалансового счета (Кредит 006).

В трудовик вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также об основаниях прекращения трудового договора и о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Обратите внимание! Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Работник обязан предъявить трудовую книжку при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Если же он трудоустраивается впервые, трудовую книжку обязан завести работодатель. Она ведется на государственном языке РФ - русском (ст. 68 Конституции РФ), а если в субъекте РФ установлен свой государственный язык - на двух языках одновременно.

Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем

Но, чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила). Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика.
Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г.

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.

• Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
• В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники.
Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью.

Акт на списание трудовых книжек. образец

Однако эту процедуру работодателю все же следует выполнить правильно, чтобы не иметь возможных неблагоприятных последствий. Рассмотрим ее подробно. Причинами списания, в частности, могут быть:

• порча бланка трудовой книжки;
• порча вкладыша в трудовую книжку.

Пункт 42 Правил гласит, что испорченные при заполнении бланки должны быть уничтожены. Однако обстоятельства, приведшие к списанию и необходимости уничтожения указанных бланков строгой отчетности, могут быть различными.

Внимание

Например, кадровый работник допустил ошибку в строке «Образование» бланка трудовой книжки и такая ошибка была сразу обнаружена. В этом случае трудовую книжку дальше заполнять и использовать нельзя – она считается испорченной и ее необходимо уничтожить. Наряду с ошибкой специалиста при заполнении бланка это могут быть пожар, прорыв труб водоснабжения и прочее.

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

В каких случаях можно списать? Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета. Различные природные явления могут внести свою лепту. Наводнения, землетрясения, пожары… Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Инфо

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Как списать испорченную трудовую книжку

Важно

Можем ли мы дальше продолжать оформлять вкладыши, заказанные 16.05.2013? И как их списывать, если бухгалтерия весь заказ списала? 3. Что нам грозит за нарушение сроков оформления ТК новым сотрудникам? (выход на работу 04.02.2013, приход заказа ТК 18.03.2013) Ответ Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно заполнить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п.

Учет трудовых книжек

Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки. После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия. Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии.
Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
На титульном листе трудовой книжки указываются сведения о работнике и фактическая дата заполнения трудовой книжки, сотрудник расписывается на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Если Вы используете бланки, поступившие 18.03.2013г., и укажете не фактическую дату заполнения трудовой книжки, а дату приема сотрудника на работу, получится, что дата заполнения трудовой книжки будет предшествовать дате ее приобретения организацией, что, естественно, вызовет вопросы по поводу ее подлинности.

Вкладыши для трудовых книжек как списать

• Трудовые книжки

Вопрос Добрый день. 16.05.2012 года наша компания по безналичному расчету оплатила заказ на вкладыши в трудовую книжку. Бухгалтерия оприходовала и списала эти вкладыши в ТК не как это требует законодательство, соответственно не было приходно-расходной книги по учету бланков ТК и вкладышей, не было заявок на выдачу. Сотрудникам были оформлены эти вкладыши, но деньги с их ЗП не удерживались.

С этого заказа осталось 5 вкладышей. 18.03.2013 мы сделали новый заказ ТК и вкладышей. С начала этого года мы завели приходно-расходную книгу и будем списывать трудовые и вкладыши как и положено. Сотрудникам, оформленным 04.02.2013 нужно было оформить ТК и вкладыши, но уже прошло больше месяца до прихода заказа 18.03.2013.

Вопрос: 1. Что нам делать с оставшимися вкладышами, заказанными 16.05.2012? 2.
Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Запись об образовании Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, запись об образовании может иметь следующий вид: «основное общее» (если сотрудник окончил девять классов); «среднее общее» (если сотрудник окончил 11 классов); «начальное профессиональное» (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище); «среднее профессиональное» (если сотрудник окончил техникум, училище, колледж); «высшее профессиональное» (если сотрудник окончил университет, институт, академию); «послевузовское профессиональное» (если сотрудник окончил аспирантуру, ординатуру, докторантуру и т. п.).
Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения. Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица.
Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

вопрос: как поступать если трудовая книжка(новая) испорчена при оформлении? как ее списать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если трудовая книжка испорчена, то ее нужно списать как бланк строгой отчетности.

Наименование организации

ПРИКАЗ № 65
о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов, а также последующего уничтожения документов

г. Москва 15.02.2011

В связи с ___________________________________, а также уничтожения испорченных бланков строгой отчетности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Председатель комиссии: руководитель архива А.В. Дежнева ;
- члены комиссии: бухгалтер В.Н. Зайцева , секретарь Е.В. Иванова .

2. Комиссии провести экспертизу ценности документов ЗАО «Альфа» (далее - экспертиза).

3. Экспертизу провести в срок до 1 марта 2011 года, по завершении экспертизы представленных документов произвести уничтожение следующих бланков :

- удостоверения сотрудников в количестве ___________________ штук;

- бланк письма ____________ в количестве _________________ штук ;

- испорченных бланков трудовых книжек в количестве ________________штук;

……. .

4. Руководителю архива А.В. Дежневой и бухгалтеру В.Н. Зайцевой организовать методическую подготовку проведения экспертизы.

Мы рекомендуем почитать о том, как выдать работнику трудовую книжку материал по этой ссылке.

5. Сотрудникам структурных подразделений, ответственным за подготовку документов к передаче в архив организации, представить комиссии документы своего подразделения, в том числе и все подлежащие уничтожению документы.

6. Секретарю Е.В. Ивановой оформить результаты экспертизы протоколом и представить протокол в срок до 2 марта 2011 года, по факту уничтожения бланков (п. 3. Приказа) оформить Акт по форме 0504816

7. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. Сформируйте комиссию . Для этого можно использовать прилагаемый приказ или приказ , подготовленный в произвольной форме :
2. По результатам работы комиссии создайте Акт, в котором отразите все подлежащие уничтожению документы, уничтожение документов произведите любым способом из описанных в п. 1. Приложения к ответу. По факту уничтожения в акте произведите соответствующие отметки, подпишите акт. Подписанный членами комиссии акт передайте на утверждение руководителю организации

Утверждаю

Комиссия в составе

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________

подлежат списанию:

Подробности в материалах Системы:

1.Ответ: Как выявлять и уничтожать устаревшие документы.

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, ( Правил, одобренных ).

В ходе проведения экспертизы комиссия , в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, одобренных ). акта приведена в , одобренных

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года ( Правил, одобренных ).

Требования к уничтожению документов

Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, ().

Способы уничтожения документов

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
- порвать вручную;
- измельчить в шредере;
- сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей ( ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного ).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в .

В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен Правил, одобренных

Вопрос из практики: как уничтожить испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее

Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыша в нее нужно уничтожить с . Такой порядок установлен в Правил, утвержденных .

При этом конкретный способ уничтожения бланков законодательством не определен. Таким образом, организация вправе воспользоваться любым доступным ей . Например, она может сжечь испорченные бланки (с соблюдением требований пожарной безопасности) или измельчить их в шредере.

Совет: к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей) можно приложить их подлинные номера. Для этого вырежьте номера из бланков перед их уничтожением и вклейте в акт. Это послужит неопровержимым доказательством того, что бланки с такими номерами были действительно уничтожены.

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

— обязательный документ работника. Ее должен заполнять работодатель и хранить у себя в особом порядке, поскольку трудовая (как и вкладыш в нее) относится к бланкам строгой отчетности. Если кадровик заполнил ее с ошибками или она повредилась в результате стихийных бедствий, то бланк подлежит уничтожению, при этом составляется акт списания трудовых книжек. Особенности его формирования рассмотрим в статье.

ФАЙЛЫ

По каким причинам могут списать трудовые книжки

Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:

• Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
• Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.

Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.

Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:

1. Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
2. Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.

Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.

Порядок списания

Итак, если трудовые книжки требуется списать и уничтожить, то для этого должна создаваться специальная комиссия. Она необходима для подтверждения того, что книжки действительно нужно списать. Состав этой комиссии законодательно не закреплен, поэтому руководство организации вправе самостоятельно выбирать сотрудников. Как правило, это кадровый работник, бухгалтер, сам руководитель.

Члены комиссии должны осуществить инвентаризацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, подтвердить правомерность уничтожения, присутствовать при процедуре ликвидации документов и подписать акт списания трудовых книжек.

Как составить акт на списание трудовых книжек

Документ составляется в произвольной форме, однако должен содержать в себе ряд обязательных реквизитов.

Акт составляют на бумаге формата А4. Можно написать его от руки (если в компании не разработан специальный бланк), но для лучшей читаемости прибегают к печатному способу.

Структура документа такова:

К сведению! Не запрещается использовать в тексте таблицу, в которой можно указать данные по каждой трудовой: серию, номер, причины порчи бланка.

Как уничтожают документы

Испорченные бумаги измельчают с помощью шредера — специального аппарата или сжигают. Если документов, которые необходимо уничтожить, мало, то можно воспользоваться ножницами и разрезать бумаги на мелкие кусочки. В случаях большого количества документов можно прибегнуть к услугам организаций, которые занимаются архивным хранением и уничтожением подобных документов.

Как исправить ошибку в акте

Если при написании акта была допущена и замечена ошибка, то ее нужно исправить так:

• зачеркнуть ошибку аккуратно;
• сверху надписать верный вариант;
• рядом поставить отметку «Исправленному верить»;
• расписываются члены комиссии.

В случае допущения большого количества неточностей и ошибок формируется новый документ, а старый уничтожается.