Перепроведение документов при закрытии месяца

Данная инструкция поможет вам перепровести документы в 1С 8.3. Групповое проведение документов показано на примере программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 .

Существует 2 основных способа группового проведения (перепроведения) документов в 1С 8.3.

Способ 1. Проведение с помощью выделения нескольких документов

Это самый простой способ провести несколько документов. Он полезен когда необходимо перепровести документы одного вида (например, только Реализации или только Поступления ).

На рисунке ниже показано как перепровести все реализации за выбранный период. Для того, чтобы перепровести несколько реализаций Вы можете вместо 4-х шагов выделить несколько документов с помощью мыши (или кнопками со стрелочками) держа зажатой клавишу SHIFT.

Способ 2. Проведение с помощью стандартной функции

Данный способ позволяет выполнить групповое перепроведение документов за опеределенный период независимо от вида документа. С помощью этого способа можно перепровести все документы информационной базе 1С 8.3. Для того чтобы воспользоваться им Вам необходимо иметь права администратора.

Для начала необходимо включить отображение команды Все функции , как показано на рисунке ниже.

Выполняя следующие шаги, мы задаем настройки проведения. На шаге 10 мы задаем период, на шаге 11 — указываем, что нам нужно только перепровести проведеные документы. На шаге 13 — выбираем для перепроведения документы всех видов.

После проведения документов программа 1С 8.3 выведет на экран соответствующее сообщение.

Документы в 1С 8.2 и 8.3 — объект метаданных, с помощью которого в 1С фиксируются хозяйственные операции предприятия.

Каждый созданный документ в конфигурации создать для отражения своего типа операции, например: поступление товаров, списание товаров и т.д.

Документы могут проводиться, а могут просто записываться. Документ, у которого разрешено проведение, как правило, при проведении создает записи в , тем самым внося изменения в учет организации. Документы, у которых запрещено проведение, обычно используются как печатные формы, например: , и т.д.

Рассмотрим основные настройки и свойства документов.

Настройка и свойства документов в 1C 8.3 и 8.2

Рассмотрим самые интересные вкладки с точки зрения разработчика.

Данные

Одна из основные вкладок документа:

Здесь описывается структура хранения информации будущего документа, реквизиты аналогичны . Сильно отличаются стандартные реквизиты:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Движения документа

Самая важная вкладка, на которой определяется состав регистров, по которым будет делать движения документ:

Рассмотрим подробно свойства документа на этой странице:

Проведение — разрешить или запретить. Определяет, будут ли движения по данному документу.

Оперативное проведение — разрешить или запретить. Если установлено разрешить, то проведение документа будущей датой невозможно.

Удаление движений — определяет режим очистки движения документа: Удалять автоматически при отмене проведения — движения будут очищены только при нажатии кнопки «Отмена проведения», но не удаляет при перепроведении. Удалять автоматически — значит, что движения будут удаляться в любом случае, даже если документ 1С перепроводится. Не удалять автоматически — значит, что удаление движений берет на себя разработчик системы.

Также для построения простых движений документа существует специальный конструктор движений, позволяющий упростить разработку:

Документ может быть введен на основании плана обмена, справочника, бизнес-процесса, задачи или другого документа. Для удобства можно воспользоваться специальным конструктором ввода на основании, который автоматически сгенерирует модуль обработчика заполнения:

Сделайте так, чтобы программа списывала товары, даже если их нет на складе – просьба, которую часто слышат наши консультанты, особенно от новых клиентов. Последнее время к этой просьбе добавился вопрос: почему в некоторых базах программа предупреждает о неактуальности сведений, а в некоторых нет? Решение и в том и в другом случае кроется в настройках 1С:Бухгалтерия 8.3, о которых я и хочу вам сегодня рассказать. Это настройка проведения документов в программе.

Находится эта настройка в разделе Администрирование :

В результате откроется окно с настройками. Давайте поговорим о каждой из них и посмотрим, как она влияет на работу программы.

Первый блок позволяет настроить момент расчета при списании МПЗ, момент погашения задолженности или зачета авансов при расчетах с контрагентами.

По умолчанию в программе установлен флажок При проведении документов . Это стандартная работа программы. Т.е. все расчеты происходят в момент проведения документов. Например, при продаже документ Реализация товаров делает проводку по списанию себестоимости товара:

Если же переключатель настройки установить в положение При закрытии месяца , то расчет себестоимости будет производиться один раз в месяц, при выполнении регламентных операций по закрытию месяца. В этом случае проводки того же самого документа будут выглядеть так:

В этом случае ОСВ по счету 41 будет выглядеть так:

Зачем, спросите вы? Конечно, большинству из вас такая настройка наверное не понадобится. Но разработчики предусмотрели такой вариант работы для компаний с большим документооборотом. Когда в день создается и проводится десятки и сотни документов. В этом случае для ускорения оперативной работы программы и имеет смысл сделать соответствующую настройку. Программа будет работать значительно быстрее, а все расчеты будут выполняться при закрытии периода.
Но даже если вы захотите попробовать работать в таком режиме, помните, что не для всех организаций можно изменить режим расчетов. Расчеты всегда будут проводиться при проведении документов если организация или ИП:
- применяет УСН (доходы минус расходы)
- ведет раздельный учет НДС;
- использует способ оценки МПЗ "ФИФО";
- использует способ оценки товаров "По продажной стоимости";
- использует оплату платежными картами;
- применяет ОСНО (только для ИП).

Следующая настройка этого раздела это как раз установка возможности списывать товары или материалы при отсутствии их на складе:

Т.е. часто бывает ситуация, когда нам надо сделать документ отгрузки товара покупателю, а сам товар мы еще не успели оприходовать. Тогда это настройка поможет нам в нашей работе. Если на складе нет товара, то проводки документа Реализация (акт, накладная) будут очень похожи на предыдущий пример с выполнением расчетов при закрытии месяца:

ОСВ по 41 счету в этом случае выглядит так:

Если же флажок не установлен, то программа проконтролирует наличие запасов на складе и при попытке провести документ сообщит вам об ошибке. Ведь очень часто при такой настройке могут возникнуть ошибки, которые вы не успеете вовремя заметить. Как исправить ошибки при списании МПЗ вы можете прочитать в нашей статье Как найти ошибку при списании МПЗ .
При установке следующего флажка в настройках проведения документов программа при формировании различных отчетов будет оперативно анализировать последовательность проведения документов, так как это существенно влияет на корректность отображения данных.

При необходимости программа будет предлагать актуализировать данные:

Ну и последняя настройка проведения документов позволит вам не контролировать каждый раз время создания документов в течение дня.

Ситуация, когда поступление товара и его продажа были проведены в один день, но реализацию вы ввели раньше и программа не дает провести документ реализации, знакома? Думаю, многим из вас приходилось открывать проведенные документ и вручную менять минуты или даже секунды создания документа. Тоже самое касается и излишних оборотов п счету авансов. Когда оплата и отгрузка или поступление в один день, но из-за времени проведения документа программа гоняет суммы по счетам авансов. Сталкивались с этим? Конечно да! Так вот последний флажок в настройках проведения и поможет вам справиться с такими ситуациями. При его установке в создаваемом вами документе поступления будет автоматически устанавливаться время 7:00:

А в документах реализации автоматически будет устанавливаться время 14:00

Документ автоматически будет создан в 18:00:

А будет создаваться в 17:00

Ну и напоследок хочу обратить ваше внимание, что все настройки проведения документов, которые вы сделаете будут применяться сразу ко ВСЕМ организациям, учет по которым ведется в данной базе.
Вот и все, что я хотела вам рассказать о возможностях настройки проведения документов в программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0. Надеюсь, что какие-то из них пригодятся вам в вашей работе.

Ведения учета в 1С – это последовательный ввод документов 1С, отражающих хозяйственную деятельность компании. То есть — покупки, продажи и прочее.

Таким образом один из ключевых столпов, на которых работает 1С – это документы 1С.

Давайте рассмотрим в этом уроке — что такое документы 1С и принципы работы с ними.

Документы 1С не являются справочной информацией (как справочники 1С), наоборот — каждый документ описывает хозяйственную операцию в жизни компании (фирмы). Набор всех введенных пользователями документов 1С вместе – это и есть учет компании.

Хозяйственные операции обычно проводятся над чем-то, например, над товарами (покупка, продажа), над деньгами (получение на счет в банке, выдача из кассы) и так далее.

Таким образом:

• Есть вид учета: денежных средств, товаров и прочего.
• Информация из справочников определяет разрез вида учета: касса, счет в банке, товар.
• Документы 1С [каждый] определяют движение количества и/или суммы по разрезу в учете: касса +1000 рублей, счет -1000 рублей, товар +10 штук.

Зачем нужны Документы 1С

Эта история началась до появления 1С. В самом развитии учета товаров и денег как таковом люди задумывались о способах подтверждения как сделки в целом (договор), так и частей выполнения договора (хозяйственных операций).

Поставщик привез товар и отдал. В обмен нужна бумажка с печатью и подписью, чтобы было доказательство. Постепенно это развивалось. Как должна бумажка выглядеть. В каких случаях бумажки с каким названием должны выдаваться.

Сейчас на каждый чих придумана такая своя бумажка. Называется она [в целом] [первичный] документ учета. А в частности – конкретные называния документов: приходная накладная [на товары], счет-фактура, кассовый ордер.

Когда уже появилась 1С и другие программы учета, стало ясно, что как таковые первичные документы в программе не нужны – если цель посчитать сколько итого заработали или есть товаров. Например, можно просто записывать в некую таблицу или журнал движение денег по кассе и будет Вам итого (как в Excel).

Но в этом случае нет четкого соответствия бумажным документам и в случае, когда нужно разобраться а откуда такая сумма взялась, а что да почему, а где как говорится, доказательства?

Отсюда появилось четкое правило: в программе учета должны быть в наличии отражения всех настоящих бумажных первичных документов, причем один бумажный документ = один электронный документ 1С.

Где расположены Документы 1С

Аналогично, как и со справочниками, в режиме 1С Предприятие пользователь видит не какое-то стандартное меню 1С, а интерфейс, разработанный программистом. Поэтому угадать куда программист положил конкретный документ нельзя. Как фантазия позволила.

Для администратора (т.е. того самого программиста) есть стандартное меню, которое содержит все документы 1С конфигурации. Это меню Операции / Документы 1С, через который можно открыть любой документ.

В новой 1С, тонкий / управляемый клиент, есть аналогичное меню с названием Все функции. Работает так же как и Операции в толстом клиенте.

В Конфигураторе все объекты 1С находятся в окне конфигурации, разделенным по веткам. Документы 1С находятся в одноименной ветке. Раскрыв ветку Вы видите список конкретных документов. Методика работы была описана в предыдущих уроках. Редактор открывается двойным щелчком мыши по конкретному документу.

Как выглядят Документы 1С

Перед тем, как начать работать с конкретным документом №33 от 1 октября, Вы открываете список документов.

Список бывает двух видов:

• Простой список документов 1С конкретного вида (на сленге часто называют ДокументСписок), например «Список приходных накладных»
• Журнал документов 1С – это отдельный Объект 1С, который позволяет создать сплошной список разных видов документов, например «Список складских документов».

1) Документы 1С имеют признаки, которые позволяют отличать один документ 1С от другого. Основные признаки документов 1С, на основании которых организуется список, это:

• Дата документа
• Номер документа
• Проведен по регистрам.

По умолчанию документ не проведен. Это значит он не виден в отчетах. Чтобы документ был виден в отчете — его нужно провести.

Чтобы провести документы 1С — нужно нажать или кнопку ОК (расшифровывается как Записать и Провести), или кнопку Провести (в меню по правой кнопке мыши в списке документов или кнопка в панели вверху окна документа).

Провести документы 1С можно .

2) К ним конечно же добавляются вторичные, но не менее важные учетные признаки:

• Организация
• Контрагент (т.е. клиент)
• Сумма и валюта (т.е. рубли, доллары) документа.

3) В большинстве типовых конфигураций 1С возможно вести одновременно несколько видов учета: бухгалтерский, налоговый, оперативный, еще какой-то. В связи с этим появляется третий признак документа – галочки, «включающие» этот документ для конкретного вида учета.

При двойном щелчке мышкой на конкретном документе – открывается форма (т.е. окно) самого документа. Она делится на «шапку» (обычно основные перечисленные выше поля) и закладки с табличными частями (таблицами).

У основной массы [видов] документов есть табличные части. Это значит, что мы обычно оформляем накладную не на один товар – товаров много. Поэтому для их внесения нужна таблица.

Документы 1С отличают один от другого – датой и номером. Это его главные уникальные поля. Номера 1С присваивает автоматически.

Усложнение 1. Часто номера документов должны быть с «префиксом» по организации, т.е. не «001», а «ОА0001» и «БВ001». Префикс тогда указывается в справочнике организаций – для одной ОА, для другой БВ.

Усложнение 2. Бывает, что у разных документов должна идти сплошная уникальная нумерация подряд. Для этих случаев есть объект 1С – Нумератор. Он расположен внутри ветки конфигурации Документы, в самом верху.

Усложнение 3. Последовательности. Мы рассмотрим в уроке «Дата 1С».

Поле Номер, обычно по-умолчанию закрыты от редактирования пользователем. Изменить можно вот таким способом (конечно если это разрешено правами).

Документы 1С — настройка и разработка

Создание новых документов 1С или изменение существующих проводится в конфигураторе. Методика работы – такая же, как и с другими объектами. Общие принципы мы рассматривали в предыдущих уроках.

Документы 1С — основные особенности по закладкам конфигуратора:

Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа.

При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка "ОК" или "Провести" ), на экран выдается запрос необходимости проведения документа.

Если на запрос ответить "Да" - документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке знаком .

Ответив "Нет" на запрос, вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас, а выполнить проведение в другое время.

Обычно при проведении документа кнопкой "ОК" после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Например, при проведении расходной накладной обнаружено, что па складе не числится нужного количества товара. Будет выдано сообщение, о невозможности выполнить проведение документа. В этом случае документ не будет закрыт автоматически, а будет предложено закрыть документ. Если отказаться от закрытия документа, то можно внести в него исправления и заново попробовать провести документ.

Чтобы сделать документ не проведенным , следует в меню "Действия" главного меню программы выбрать функцию "Сделать документ не проведенным" . После подтверждения признак проведенного документа изменится на .

При отмене проведения документа отменяются все действия, которые он выполнил в процессе проведения.

Не проведенный документ можно откорректировать, записать, провести (или не проводить), а знак в крайней левой колонке журнала будет правильно отражать текущее состояние документа.

Особенности проведения документа бухгалтерского учета

Для документов бухгалтерского учета проведение используется прежде всего для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов, которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других изменений в данных системы.

Операции и проводки в системе 1С:Предприятие .

Перед тем, как рассмотреть процесс проведения документа, коротко рассмотрим принципы ведения бухгалтерского учета в системе 1С:Предприятие.

Информация о движении средств отражается в бухгалтерском учете в виде бухгалтерских операций, содержащих бухгалтерские проводки. Бухгалтерская операция объединяет в себе несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая бухгалтерская операция принадлежит документу.

Бухгалтерские операции, вводимые вручную, принадлежат документам специального вида "Операция" , и эти документы не могут быть проведены. Для других видов документов проводки операции формируются только в процессе проведения документа. При этом используется специальный алгоритм, который задан для каждого вида документов в конфигурации. Этот алгоритм определяет состав проводок операции, формируемой документом.

В процессе проведения происходит собственно запись проводок операции и отражение их в бухгалтерских итогах.

Кроме того, при проведении отдельных видов документов могут устанавливаться значения периодических реквизитов справочников, для которых в конфигурации определена возможность изменения документами.

При отказе от проведения документа бухгалтерского учета существующая операция документа (если он проводился ранее) не изменится. В этой ситуации существует потенциальная возможность расхождения данных документа и сформированных им проводок. Однако в конфигурации для отдельных видов документов может быть запрещена запись проведенного документа без его обязательного перепроведения.

Кроме этого, администратор системы может запретить сотрудникам (например, продавцам или операторам) редактирование проведенных документов. Отредактировав пользовательские права в сеансе конфигурирования системы, администратор может разрешить только ответственным сотрудникам выполнение таких операций, как изменение проведенных документов и изменение документов без перепроведения.

Если документ становится не проведенным, то из журнала проводок удаляются проводки, сформированные этим документом. Также может быть удалена и операция, сформированная документом, если она сформирована только при проведении, что определяется в конфигурации. Кроме того, если документ при проведении изменял значения периодических реквизитов справочников, то изменения, сделанные этим документом, также удаляются.