Образец приказа о ответственном за ведение делопроизводства. Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации. Должностные обязанности делопроизводителя
Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.
Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация
Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.
Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.
Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это . Приказ о надбавке или увеличении объема – это .
Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).
Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести . Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.
Сегодня вы узнаете:
- Кому передается кадровое делопроизводство;
- Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
- Права и обязанности кадровика.
Назначение ответственного за кадры
Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.
Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.
Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.
Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.
Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:
- На руководителя организации, например, директора;
- На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
- На принимаемого для работы нового работника.
При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.
А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.
Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство
- Расширение полномочий руководителя организации . Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
- Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
- Прием на работу нового сотрудника . Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.
Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.
- Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства
Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.
Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.
Права и обязанности кадровика
Права:
Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.
В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.
Обязанности:
В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:
- Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
- Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
- Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
- Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
- Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
- Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
- Внесение изменений в трудовые книжки работников.
Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.
Структура акта передачи-приема документов:
- Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
- Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
- Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.
Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.
- Скачать акт приема-передачи документов
Ответственность
За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.
Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.
Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.
Приложение 2 к п. 1.3 Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)
ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте). 1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно: - в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; - на таможенном посту - начальнику поста. 1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу. 1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: - положением о структурном подразделении (отделе); - приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА 2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право: - требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; - не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. 3. ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. 3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: - принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; - составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; - принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; - формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица); - ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; - обеспечивать учет и хранение бланков документов; - давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.
Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ
О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни
приказываю:
1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).
2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:
- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";
- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;
- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).
3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.
4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.
6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.
Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко
Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях
Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8
Должность | Личный номер |
||
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Куликова В.П. | вед. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Морозова Л.А. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.П. | вед. инспектор | |
Иванова И.П. | ст. инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет П.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Васильева О.А. | инспектор | |
т/п Южный | Чистякова С.А. | ст. инспектор | |
т/п Северный | Петрова О.В. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Буганова С.Ю. | ст. инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Казак Т.В. | ст. инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Мочалова Е.В. | вед. инспектор | |
Озерова М.Г. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Калинина Т.Р. | инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях
Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8
Наименование структурных подразделений | Должность | Личный номер |
|
Павленко Е.Б. | вед. инспектор | ||
Завьялова Е.А. | инспектор | ||
Инспекция по л/с | Арбидан Т.Ю. | вед. инспектор | |
ст. инспектор | |||
Севастьянова Т.И. | ст. оперуполном. | ||
Соколова Л.Ф. | ст. инспектор | ||
Смирнова Е.Н. | инспектор | ||
Суворин Ю.Ф. | нач-к отдела | ||
Магазова Л.П. | инспектор | ||
Мезенева С.В. | ст. инспектор | ||
Петрова О.Н. | ст. инспектор | ||
Беседина Т.В. | инспектор | ||
Глушкова Ю.Г. | ст. инспектор | ||
Николаев О.Н. | инспектор | ||
Буянова О. | инспектор | ||
Ловцова И.Н. | инспектор | ||
Ефимова М.К. | ст. инспектор | ||
Зимогляд Г.В. | ст. инспектор | ||
Гноевой А.И. | ст. инспектор | ||
Гусаров Б.Н. | нач. отдела | ||
Панфилов В.И. | гл. инспектор | ||
О. тамож. охраны | Андреева В.Н. | вед. инспектор | |
Толстикова С.А. | инспектор | ||
Жукова Е.Б. | гл. инспектор | ||
Калембет Н.И. | ст. инспектор | ||
ОТОиТК N 1 | Марусина М.Г. | инспектор | |
т/п Южный | Гребенник О.Ю. | инспектор | |
т/п Северный | Добродеев А.М. | инспектор | |
т/п Сев.-Западный | Страшенко И.Е. | инспектор | |
т/п Юго-Зап. | Филиппов В.В. | инспектор | |
Воробей О.М. | ст. инспектор | ||
Ломонос. т/п | Журавлева С.М. | инспектор | |
Войтенко Н.А. | вед. инспектор | ||
Татарчук Л.Н. | ст. инспектор | ||
Базылевич И.А. | инспектор | ||
ОТОиТК N 2 | Гаврилин А.П. | гл. инспектор | |
Солодянкин М.А. | инспектор | ||
Стекольникова Г.В. | инспектор | ||
ОТОиТК N 3 | Горбачева Г.И. | ст. инспектор | |
Киришский т/п | Кузьмичева Т.Н. | вед. инспектор | |
Громова М.Н. | ст. инспектор | ||
Артемьева С.В. | инспектор | ||
Гатчинский т/п | Иоутсен Н.Л. | ст. инспектор | |
Лужский т/п | Смирнов С.Е. | ст. инспектор | |
Волховский т/п | Матросова Е.Г. | инспектор | |
Всеволожский т/п | Богачкова О.А. | инспектор | |
Голованова И.В. | ст. инспектор | ||
Зыкова Ю.А. | гл. инспектор | ||
Одинцова Е.К. | ст. инспектор | ||
Петрова Е.А. | инспектор |
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни
Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8
1. Общие положения
1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.
1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.
1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.
2. Основные задачи и обязанности
2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.
2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:
- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;
- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;
- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;
- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;
- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;
- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;
- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;
- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;
- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;
- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;
- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;
- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);
- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;
- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;
- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;
- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;
- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;
- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;
- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:
- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;
- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.
Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов
Текст документа сверен по:
официальная рассылка
