Ведение личных дел работников школы. Положение о хранении, ведении личных дел обучающихся Что должно находиться в личном деле школьника

ПРИНЯТО УТВЕРЖДЕНО

на заседании педагогического Приказом по МБОУ «Бесединская СОШ»

совета №__ от «___» ________20__г № __ от «___»_______20_____г

Председатель педагогического совета Директор школы_____________

_______________/_________________/ /Майданова И.Н./

Положение

о ведении и проверке

личных дел обучающихся

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в школу и ведутся классными руководителями до ее окончания.

1.2. Личные дела хранятся в канцелярии в строго отведенном месте.

1.3. Личные дела обучающихся хранятся в общей папке с указанием школы, класса (его литера при наличии параллелей), ф. и. о. классного руководителя.

1.4. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем (форма списка см. приложение № 1). Списки меняются ежегодно.

1.5. На списке обучающихся классный руководитель в течение года своевременно отмечает движение обучающихся (когда и куда выбыл обучающийся, когда и откуда прибыл).

1.6. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ .

2.1. Личная карта личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью школы.

2.2. На титульном листе личного дела приклеивается фотография обучающегося. Вновь прибывшие обучающиеся, не имеющие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение недели со дня прибытия.

2.3. На обратной стороне личной карты должны быть записаны сведения об обучающемся его родителях, полный домашний адрес.

2.4. Итоговые оценки и запись о переводе в следующий класс (переведен(а) в ___класс), второгодничестве (оставлен(а) в __классе), окончании курса основного общего образования, полного среднего образования (окончил(а) __ классов) ежегодно заверяются подписью классного руководителя и круглой печатью школы.

2.5. В графе «иностранный язык» классный руководитель обязан записать изучаемый язык (например, английский язык)

2.6. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.7. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.8. Записи карандашом в личном деле запрещаются.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЛЕКТОВАНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.

3.1. При комплектовании личных дел обучающихся родители должны представить следующие документы:

■ копия свидетельства о рождении ребенка

■ фотография ¾.

■ заявление о приеме в школу на соответствующем бланке (заявление о приеме обучаю­щихся 1-9 классов пишут родители, 10-11 классов – сами обучающиеся), ■ справка о состоянии здоровья обучающегося (при поступлении обучающегося в первый класс и прибывшего из других школ)

■ свидетельство о регистрации по месту жительства (пребывания)

■ копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.

■ копия медицинского полиса.

3.2. При комплектовании личных дел документы на обучающегося располагаются в следующем порядке:

1. Титульный лист (форма см. приложение № 2)

2. Опись документов личного дела (приложение № 3)

3. Список класса

4. Личная карта

5. Заявление родителей

6. Свидетельство о рождении

7. Свидетельство о регистрации по месту жительства(пребывания)

8. Справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья

9. Копия медицинского полиса

10. Договор о сотрудничестве

11 Согласие на обработку персональных данных

11. Справка об инвалидности (при наличии)

12. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)

13 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.

14. Иные документы.

4. ОБЯЗАННОСТИ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРИ ПРИЕМЕ ОБУЧАЮШИХСЯ В ШКОЛ.

4.1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге (например номер К / 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву К под номером 5).

4.2. Классный руководитель первых классов должен зарегистрировать каждого обучающегося в алфа­витной книге у секретаря и присвоить соответствующий номер личному делу обучающегося, обязан внести номер личного дела каждого обучающегося в клас­сный журнал, в графу «Сведения об обучающихся».

4.3. Классный руководитель 1-11 классов при приеме в школу вновь прибывших обучающихся должны перерегистрировать в соответствии с записью в алфавитной книге личные дела обучающихся.

5. ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПРИ ВЫДАЧЕ И ПРИЕМЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ.

5.1. Секретарь выдает родителям или обучающимся бланки заявлений о приеме в школу или выбытии из школы.

5.2. Секретарь визирует заявления родителей и обучающихся 9-11х классов у директо­ра школы.

5.3. Секретарь делает в личных делах обучающихся отметку об их выбытии (когда, куда, по какой причине).

5. 4. Секретарь выдает личные дела обучающихся, выбывших из школы на основании письменного заявления родителей или лиц их заменяющих только при предоставлении справки подтверждающей место дальнейшего обучения или высылает по запросу общеобразовательного учреждения.

5.5. Секретарь отмечает выбывших обучающихся в алфавитной книге, своевременно печатает приказы на выбывших и прибывших.

5.6. Секретарь знакомит родителей вновь прибывших обучающихся с Уставом школы, документами о лицензировании и аккредитации образовательного учреж­дения; с документами, регламентирующими права и обязанности участников обра­зовательного процесса, в том числе с договором между школой и родителями обу­чающихся.

5.7. Секретарь выдает один экземпляр договора, подписанный директором школы и родителями, родителям вновь прибывших обучающихся. Один экземпляр остается в личном деле обучающегося.

6. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля не менее 2 раз в год. В случаях несвоевременного оформления личных дел, обнаружения в ходе плановой проверки невыполнения требований к ведению личных дел классными руководителями, проверка осуществляется внепланово, оперативно, выборочно.

6.3. Цели контроля - правильное и полное комплектование личных дел, своевременное оформление.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по учебно-воспитательной работе готовит справку с указанием замечаний конкретному лицу.

6.5. Итоговая справка предоставляется директору школы. По итогам справки директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел обучающихся:

За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел – благодарность;

Замечание по оформлению личных дел – назначается повторная проверка;

Замечания за неправильное и неполное комплектование личных дел, несвоевременное оформление – классный руководитель ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по учебно-воспитательной работе и предоставляет объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся;

За систематическое и грубое нарушение Положения о ведении личных дел обучающихся директор вправе объявить административное взыскание.

Приложение № 1

Список обучающихся _____класса

Приложение № 2

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Бесединская средняя общеобразовательная школа»

Курского района Курской области

Личные дела

обучающихся______класса

МБОУ «Бесединская средняя общеобразовательная школа»

Классный руководитель Ф.И.О.

Приложение №3

Опись документов личного дела обучающегося

1. Личная карта

2. Заявление родителей

3. Копия свидетельства о рождении

4. Копия свидетельства о регистрации по месту жительства(пребывания)

5. Справка из медицинского учреждения

6. Копия медицинского полиса

7. Договор о сотрудничестве.

8. Согласие на обработку персональных данных

9. Копия справки об инвалидности (при наличии)

10. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)

11 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя (секретаря) и круглой печатью школы.

12. Иные документы.

Принято на заседании

педагогического совета

МБОУ СОШ № 11

Протокол № 2

УТВЕРЖДАЮ:

Директор школы

М.В.Легедь

ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

обучающихся муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

средняя общеобразовательная школа № 11

Общие положения

1. Настоящее Положение о формировании, ведении и хранении дел обучающихся и воспитанников (далее – Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего Положения рассматривается в соответствии с ТК РФ.

II. Порядок оформления личных дел при поступлении в общеобразовательную организацию

2.1. Личное дело является документом обучающегося, ведение его обязательно для каждого обучающегося школы с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

2.2. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.

2.3. В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об об учающемся , итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль).

2.4. Личные дела обучающихся Записи в личном деле необходимо ведутся четко, аккуратно, черной пастой.

2.5. Личное дело обучающегося формируется из следующих документов:

заявление на имя руководителя образовательной организации;

медицинской карты ребенка с заключением о возможности обучаться в массовой школе (в дальнейшем находится у медицинского работника);

справки с места жительства о составе семьи;

копии страхового медицинского полиса;

копии страхового пенсионного полиса;

копии аттестата об окончании 9-го класса (для обучающихся 10 – 11 классов);

договора о сотрудничестве образовательной организации с родителями обучающихся (законными представителями);

согласия законного представителя на обработку персональных данных;

копии свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;

копии паспорта (обучающегося с 14 лет) (2 страницы).

III . Порядок ведения и хранения личных дел обучающихся

3.1. Личные дела обучающихся в I - III классах ведутся учителями, в IV - X (XI) - классными руководителями.

3.2. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.

3.3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).

3.3. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В состав папки входят:

обложка (см. Приложение 1),

внутренняя опись документов (см. Приложение 2),

список обучающихся класса, который меняется ежегодно (см. Приложение 3).

3.4. Инспектор по кадрам вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дату приказа).

IV . Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся

4.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

4.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле ведуться четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

4.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие обучающиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.

4.4. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись руководителя образовательной организации.

4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

4.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.8. На все документы, которые находятся в личном деле обучающегося, составляется опись документов, имеющихся в личном деле.

4.9. Работа классного руководителя с личными делами обучающегося осуществляется в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» в присутствии инспектора по кадрам.

V . Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из Школы

5.1. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

5.2. Выдача личных дел производится инспектором по кадрам.

5.3. Инспектор по кадрам регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел обучающихся”.

5.4. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:

подача на имя директора Школы заявление;

получение у библиотекаря обходного листа (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);

сдача обходного листа инспектору по кадрам;

предоставление справки-подтверждения из учебного заведения, в которое поступает ученик (если выбывает в течение учебного года).

5.5. При выдаче личного дела инспектор по кадрам оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

5.6. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

5.7. В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.

5.8. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

5.9. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам инспектор по кадрам передает в архив. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

VI . Порядок проверки личных дел обучающихся

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется инспектором по кадрам, заместителям директора по УВР и директором общеобразовательной организации.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по УВР, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.

6.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел.

6.6. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел обучающихся классным руководителям объявляется благодарность.

6.7. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.

6.8. За систематические грубые нарушения личных дел обучающихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

Приложение 1

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 11 г. Еманжелинского муниципального района Челябинской области

Приложение 2

Образец оформления внутренней описи документов для формирования личных дел учащихся

Внутренняя опись документов

учащихся ____ класса

Документы

Ф.И.О.

учащегося

договор о сотрудничестве образовательного учреждения с родителями

согласие законного пред-ставителя на обработку персональных данных

Заявление о приеме

Справка из детской поликлиники

Копия свидетельства о рождении

Копия вкладыша о гражданстве

Справка с места жительства

Копия паспорта

Копия страхового медицинского полиса

Копия страхового пенсионного полиса

Копия аттестата

Иванов А.А.

Приложение 3

Образец оформления списка класса

Список учащихся __________ класса МБОУ СОШ № 11

Еманжелинского муниципального района Челябинской области

на 2012-2013 учебный год

Классный руководитель: ________________________

ФИО полностью

Отчество

Дата рождения

Домашний адрес

Не менять форму, шрифт 12, Times New Roman

Личное дело учащегося - список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения ребенка. Полномочия ОУ в отношении личных дел учеников регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации школьника должно соответствовать нормам организации документооборота:

• личные дела учащихся ведутся с момента приема ребенка в школу до непосредственного выпуска (перевода) из образовательного учреждения;
• принципы ведения, изменения и хранения регламентированы Положением о ведении личных дел учащихся - школьным локальным актом;
• уполномоченные работники школы (классные руководители, секретарь учебной части и директор) несут ответственность за сохранность бумаг, неразглашение информации личных дел.

Документы в личном деле ученика

Личное дело школьника служит показателем успешности преодоления им всех этапов школьного учебно-воспитательного процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, образовательных достижений и воспитательных проблем. Перечень документов личных дел учащихся школы российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник школы вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.

Для детей с ОВЗ перечень документов в личном деле расширен также за счет документов о социальном статусе, заявления родителей на обучение ребенка по адаптивной программе, копия индивидуальной программы развития (индивидуального образовательного маршрута), справки с работы и места жительства родителей.

Таким образом, личное дело учащихся школы содержит перечень документов , предоставляющих исчерпывающую личную информацию и данные относительно академических успехов ученика и течения воспитательного процесса. Первым документом, который попадает в личное дело, становится карточка учащегося: ее оформляют параллельно с папкой дела. Затем в личное дело вносят документы, необходимые для приема ребенка в первый класс: приказ о зачислении в ОУ, оригинал заявления родителей, согласие родителей на обработку персональных данных и договор с ними. В отдельных регламентированных законом случаях оригинальны бумаг могут быть заменены копиями (свидетельство о регистрации, свидетельство о рождении и аналогичные документы подаются в копиях).

Требовать от родителей подачи дополнительных документов запрещено, поскольку другие бумаги могут не входить в правовое действие Положения об обработке персональных данных. Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом.

Личное дело ученика заводят с момента поступления ребенка в школу и наполняют по мере его обучения и взросления. Личное дело оформляет и ведет сперва учитель начальных классов, а после - классный руководитель среднего и старшего звена. Согласно утвержденным в образовательном учреждении требованиям, с течением времени перечень бумаг пополняется:

• табелями успеваемости;
• справками о состоянии здоровья ребенка;
• обновленными сведениями о месте проживания, фамилии, социального статуса;
• результатами академических успехов (промежуточных и итоговых аттестаций);
• особыми достижениями (похвальными листами, дипломами, грамотами, наградами) и фактами дисциплинарных взысканий;
• договорами на оказание дополнительных учебно-воспитательных услуг.

При переводе в следующий класс в личное дело обучающегося в школе включают приказы, адресованные школьникам, обращения и заявления родителей с официальными ответами на них, в том числе и письма об антиобщественном поведении или из комиссии по делам правонарушений несовершеннолетних. В конце каждого учебного года классный руководитель делает соответствующую пометку в документе об отчислении, оставлении на второй год, переводе ребенка в следующий класс, обязательно заполняет графу пропусков уроков, указывая причину отсутствия школьника на занятиях. Он подкрепляет эти сведения табелем успеваемости ученика (изредка - творческими работами, характеристикой учащегося), собственной подписью и штампом школьной печати.

Принципы заполнения и хранения личных дел учеников

Каждое образовательное учреждение самостоятельно решает, как будут оформляться личные дела школьников: в электронном или бумажном виде, прошитыми нитками или скрепленными степлером, что находит отражение в соответствующих локальных актах, с которыми знакомят представителей педколлектива. Если личные дела ведутся в бумажном формате и заполняются в письменном виде от руки, для ведения перечня документов в личном деле учащегося классный руководитель должен использовать только ручки с синими чернилами. На титульный лист папки личного дела, которое хранится в бумажном формате, приклеивают фотографию учащегося (новоприбывшие ученики должны предоставить ее в течение двух недель после зачисления в ОУ), для папок с личной документацией, оформленных в электронном виде, используются цифровые фотографии, которые должны присутствовать в каждом деле. Педагогам важно не путать личное дело с портфолио ученика, в которое вносят сведения о дополнительном образовании, творческих и внешкольных достижениях.

Директор школы приказом назначает ответственного за ведение личных дел школьников работника (в образовательных учреждениях с большим количеством учащихся их может быть несколько). Уполномоченный работник (работники) должен под роспись ознакомиться с приказом и делегированными ним обязанностями.

Ответственному за ведение личных дел учащихся необходимо:

• оформлять перечни бумаг, учитывая порядковый номер папки, который зачастую соответствует аналогичному номеру записи в книге учащихся;
• следить за аккуратностью заполнения документов, и если допускается помарка, она исправляется с обязательной пометкой и подписью руководителя (уполномоченный секретарь учебной части, делопроизводитель или другой работник школы должен помочь классруку правильно исправить допущенную в личном деле школьника неточность, действуя согласно с принципами делопроизводства и локальными нормативными актами);
• оперативно вносить актуальные данные в перечень (если ученик сменил фамилию, место регистрации);
• подшивать бумаги, соблюдая хронологию их предоставления (для каждого класса создается отдельная папка, в которой хранятся перечни документов учащихся у школьной администрации).

Чтобы упростить организацию хранения личных дел, каждому из них присваивается порядковый номер с кодом, который соответствует аналогичной записи в алфавитной книге школьников (классный руководитель регистрирует новоприбывших учеников в соответствующей книге у секретаря). Согласно Положению о ведении личных дел обучающихся , личная документация школьников хранится в сейфе или запирающемся шкафу в канцелярии или кабинете директора. Папки с документами под роспись могут получить родители, если они планируют перевести ребенка в другое учебное учреждение, или классные руководители, работающие с перечнем бумаг учеников. Доступ к личным делам, как правило, ограничивается директором школы, его заместителем по УВР, медицинским работником и классным руководителем. Список лиц, которые могут получать личные дела учащихся, определяется приказом директора.

Хранят папки с делами согласно следующему порядку:

1. дела выпускников 9 классов, которые переходят в 10, остаются на хранении в школьной канцелярии;
2. папки с документами выпускников 11 классов хранятся в течение трех лет от даты выпуска, а после подлежат утилизации в установленном локальными актами порядке (аналогичные правила действуют для дел подростков, отчисленных из школы);
3. алфавитные книги записи учащихся подлежат хранению в образовательном учреждении в течение 50 лет.

При этом ежегодно проводится опись и проверка документов в архиве, после чего выдается справка о проверке личных дел обучающихся. Проверка состояния личной документации осуществляется в мае и сентябре, что позволяет контролировать наличие бумаг в начале и конце учебного года. Каждая выдача личного дела фиксируется в соответствующем журнале (учителя-предметники ни при каких обстоятельствах не допускаются к бумагам из личных дел школьников).

В случае перевода ученика в другую школу, прежнее образовательное учреждение передает в новое личную документацию ребенка, на основании которой классный руководитель заново создает личное дело, которому присваивается соответствующий порядковый номер и код, а после - в алфавитном порядке помещается в архив. Обязательным условием является заявление от родителей с письменным согласием на перевод учащегося, а также выписка приказа о зачислении в образовательное учреждение. При этом составляется приказ об отчислении ребенка, делается соответствующая пометка в алфавитной книге и только затем личное дело выдается родителям школьника.

Если образовательное учреждение реструктуризируют или оно прекращает свою деятельность, учреждение-преемник посредством типового акта приема-передачи оформляет массовый прием личных дел учащихся. В этом случае ответственность за правильность оформления и точно передачи документов лежит на стороне, предоставляющей дела. Администрация школы-преемницы проверяет состояние личных дел и наличие в них всех необходимых документов, а в случае отсутствия выписок, справок или сводок - подают в прежнюю школу запрос с указанием отсутствующих бумаг и сопроводительным письмом. Только после проведения сверки и описи в личных делах учащихся акт приема передается в школьную канцелярию на хранение.

Ответственность лиц за оформление и хранение личных дел учеников

Несмотря на наличие приказа Минобрнауки от 15.02.12 № 107 «Об утверждении порядка приема граждан в общеобразовательные учреждения», федеральное законодательство не регламентирует перечень документов, что входят в личное дело школьника . В контексте этого школы локальными актами вправе определять и закреплять порядок оформления и перечень бумаг в личных делах. При этом важно наполнять личные дела информацией, позволяющей соблюдать и защищать права детей, в особенности детей, оставшихся без попечения родителей, и детей-сирот. Поскольку личные дела являются конфиденциальной информацией, выдача личной тайны детей классифицируется как уголовное преступление нарушения неприкосновенности частной жизни. Ответственность должностных лиц распределяется следующим образом:

1. На директоре школы лежит ответственность не только за регулярный контроль корректности заполнения личных дел, но и за организацию их хранения.
2. Классрук отвечает за аккуратность, точность и своевременность ведения записей, полноту данных о школьниках, за сохранность папок и своевременное ознакомление родителей с внесенными в дела изменениями.
3. Медицинские работники школы, по согласованию с руководством центральной районной больницы, заполняют амбулаторную медицинскую карту, отвечая за точность данных в ней.
4. Уполномоченный работник, действия или бездействие которого привели к утере личного дела, привлекается к дисциплинарной ответственности директором школы или начальником управления образования, в обязательном порядке проводится расследование причин потери.

Заместитель директора по УВР контролирует комплектацию и правильность заполнения личных дел, чтобы по итогам проверки составить справку с замечаниями ответственности лицу. На основании этой справки директор может издать приказ:

• о присвоении благодарности за добросовестное и ответственное ведение дел;
• о назначении повторной проверки после исправления ошибок;
• постановке недобросовестного классрука на индивидуальный контроль;
• об объявлении классному руководителю административного взыскания, если был выявлен факт систематических нарушений правил ведения документации.

1. Личное дело учащихся ведется на всем протяжении учебы (с момента поступления его в школу и до ее окончания).

2. На титульный лист личного дела приклеивается фотография учащегося. Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить её в течение двух недель со дня прибытия.
3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
4. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года. По окончании 9 классов, с переходом учащегося в другую школу, личное дело выдается ему на руки.
5. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
6. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об учащихся; итоговые отметки успеваемости в классах, заверенные подписью классного руководителя и печатью школы; заявление родителей (или законных представителей) о приеме в школу, о переводе в другой класс; справка о состоянии здоровья; копия свидетельства о рождении; аттестат (для учащихся 10, 11 классов).
7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
8. Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени и Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно.
9. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором общеобразовательного учреждения.
10. Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2 раз в год. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.
11. Цели и объект контроля - правильность оформления личных дел учащихся;
12. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО учителя, замечаний. Итоговая справка заполняется в виде таблицы, где указываются Ф.И.О. учителя, класс, количество баллов, средний балл за все личные дела.
Баллы определяются следующим образом:
«3» балла - по данному параметру во всех личных делах (100%) соответствие правилам ведения личных дел.
«2» балла – по данному параметру в более 75% личных дел учащихся соответствие правилам ведения личных дел.
«1» балл –– по данному параметру в более 50% личных дел учащихся соответствие правилам ведения личных дел.
0 баллов – – по данному параметру в менее 50% личных дел учащихся соответствие правилам ведения личных дел.
13. Итоговая справка, с указанием баллов, предоставляется директору школы.
14. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение журналов:
За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел учащихся, при условии выставления 3 баллов за все параметры - благодарность.
При получении от 2, 0 до 2,9 среднего балла назначается повторная проверка.
 При получении среднего балла ниже 2 работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР, классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел учащихся и исправлении замечаний.
За систематические грубые нарушения личных дел учащихся директор вправе объявить замечание или выговор.

к Приказу Министра

просвещения СССР

ИНСТРУКЦИЯ

О ВЕДЕНИИ ШКОЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

I. Общие положения

Повышение уровня руководства общеобразовательной школой во многом зависит от правильного ведения школьной документации, своевременной обработки первичной информации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Школьная документация - это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы и финансово-хозяйственных операций, осуществляемых общеобразовательной школой.

Выполнение школой возложенных на нее функций и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности.

Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к школьной документации вообще, порядок составления и оформления учебно-педагогической документации, ведения делопроизводства школы, первичного финансового и хозяйственного учета.

Устанавливаются сроки хранения документов. При этом в целях удобства введены сокращения, например: документы постоянного хранения - ПХ; документы временного хранения - ВХ-3 (срок хранения 3 года). В Инструкции рассматриваются документы, срок хранения которых не менее одного года.

Планирование учебно-воспитательной работы, а также укрепления материально-технической базы школы осуществляется в соответствии с методическими указаниями и рекомендациями по этим вопросам Министерства просвещения СССР и министерств просвещения (народного образования) союзных республик. Поэтому данные вопросы в настоящей Инструкции не рассматриваются. Дневник учащегося, являющийся документом школьника и не относящийся к школьной документации, также не рассматривается.

В связи с тем, что подавляющее большинство общеобразовательных школ обслуживается централизованными бухгалтериями, которые ведут учет исполнения сметы расходов в формах и регистрах, предусмотренных инструкциями и методическими указаниями Министерства финансов СССР и специальными ведомственными указаниями, в настоящей Инструкции устанавливается только порядок ведения в школе первичной учетной документации по этим вопросам.

Статистические отчеты составляются в общеобразовательных школах на основании ведущегося в них первичного учета. Утверждена следующая статистическая отчетность школы:

отчет начальной, восьмилетней и средней школы на начало учебного года (форма ОШ-1);

отчет об успеваемости учащихся начальных, восьмилетних и средних школ за учебный год (форма ОШ-2);

отчет начальной, восьмилетней и средней школы за учебный год (форма ОШ-3);

отчет начальной, восьмилетней и средней школы об интернате при школе (форма ОШ-6).

Форму ОШ-6 заполняют школы, имеющие пришкольные интернаты, и школы, в которых обучаются учащиеся, проживающие на расстоянии более 3-х километров от школ.

Кроме указанной выше статистической отчетности для всех школ, имеются дополнительные формы статистической отчетности для отдельных типов школ, например для школ с преподаванием ряда предметов на иностранном языке, а также формы разового единовременного учета.

Порядок оформления статистических отчетов и время их хранения устанавливаются органами ЦСУ СССР.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся чернилами или на пишущей машинке. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и доброкачественное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

II. Учебно-педагогическая документация

Учебно-педагогическая документация школы состоит из алфавитной книги записи учащихся, личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании, книги учета бланков и выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании, книги учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, труде и за примерное поведение", книги учета похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение", книги протоколов педагогического совета школы, книги приказов, книги учета личного состава педагогических работников, журнала учета пропущенных и замещенных уроков.

Указанные выше документы, кроме личных дел учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп продленного дня, журнала учета пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим директором и вновь назначенным, а также заведующим рай(гор)оно или инспектором, присутствующими при передаче.

В средних общеобразовательных школах с производственным обучением ведется ведомость выдачи свидетельств о полученной специальности с указанием присвоенного квалификационной комиссией разряда.

В делах школы должна находиться выписка из решения исполкома местного Совета депутатов трудящихся о закреплении за школой микрорайона с точным обозначением его границ при обязательном соблюдении принципа территориальной доступности школы для учащихся. В каждой школе должна быть документация по учету и движению детей школьного возраста от 6 до 15 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету детей, подлежащих обучению, принятыми в союзных республиках.

В делах школы должны храниться инспекторские акты, докладные записки или справки. В школах также ведется книга замечаний и предложений инспектирующих лиц.

Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс восьмилетней, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок, тексты письменных экзаменационных работ учащихся) хранятся в школе пять лет.

Сведения о сдаче норм комплекса ГТО учащимися вносятся в "Ведомость выполнения требований и норм ступени комплекса ГТО" согласно Положению о Всесоюзном физкультурном комплексе ГТО. Право записи сдачи норм комплекса ГТО предоставляется учителям физической культуры. Все документы по комплексу ГТО (протоколы соревнований, ведомости сдачи норм, а также соответствующие постановления или распоряжения о награждении значками) хранятся в школе 5 лет.

1. Алфавитная книга записи учащихся (ПХ) ведется в каждой школе (Приложение 1).

В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".

При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.

2. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия) (Приложение 2).

В личное дело учащегося заносятся: общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль). В период обучения учащегося в IX - X (XI) классах свидетельство о восьмилетнем образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма N 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

Личные дела учащихся в I - III классах ведутся учителями, в IV - X (XI) - классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, N К/5 - означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву "К" под N 5).

При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

3. Классный журнал (ВХ-5) является государственным документом, ведение которого обязательно для каждого учителя и классного руководителя. Устанавливаются два вида классных журналов - для I - III и IV - X (XI) классов (Приложения 3, 4).

Директор школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения.

Классный журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной министерством просвещения (народного образования) союзной республики.

Журналы параллельных классов нумеруются литерами. Например, "I-А класс", "I-б класс", "V-а класс", "V-б класс", "V-в класс".

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания классным руководителям о распределении страниц журнала, отведенных на текущий учет успеваемости и посещаемости учащихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час - 2 стр., 2 нед. ч - 4 стр., 3 нед. ч - 5 стр., 4 нед. ч - 7 стр., 5 нед. ч - 8 стр., 6 нед. ч - 9 стр.).

Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет оценки в журнал, а также обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала записывает тему, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой - ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой "н" (не был), опоздания записывает на правой стороне в графе "Заметки учителя". Эта графа служит также для записи замечаний учителя о поведении отдельных учащихся, их продвижении или отставании в учебной работе. При проведении сдвоенных уроков делается запись даты и темы каждого урока. По письменным работам оценки выставляются в графе того дня, когда проводилась данная работа. По проведенным практическим и лабораторным работам, экскурсиям, контрольным письменным работам точно указывается их тема и количество затраченных часов.

В графе "Домашнее задание" записывается содержание задания и характер его выполнения (читать, рассказывать наизусть), страницы, номера задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объем.

Оценки за каждую учебную четверть (полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости и поведения учащихся.

В классном журнале учтено, что класс на занятиях по иностранному языку, физической культуре, трудовому обучению, а также по русскому языку в нерусских школах делится на две группы. На эти предметы в журналах для школ с русским языком обучения отводится 15 страниц, для национальных школ - 22 страницы. Форма записи дается в Приложении.

Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно чернилами в соответствии с установленной формой.

Классный руководитель (учитель начальных классов) аккуратно записывает в классном журнале фамилии и имена учащихся в алфавитном порядке, заполняет "Общие сведения об учащихся" с использованием данных из их личных дел.

Ежемесячно классным руководителем в раздел "Учет посещаемости учащихся" записывается количество дней и уроков, пропущенных учащимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни учащегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице). В журнале, на специально вклеенном листе, учителями делаются записи о проводимых с ним занятиях или же эти сведения заносятся на основании справки об обучении в санатории или больнице.

Сведения о награждении учащихся значками комплекса ГТО, об их участии в кружках и факультативных занятиях, общественно полезной работе заполняются соответственно учителями и классным руководителем.

Страница "Замечания по ведению классного журнала" заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе (директором) школы.

4. Журнал факультативных занятий (ВХ-5) является основным документом учета работы факультативных групп и ведется в восьмилетних и средних общеобразовательных школах по каждому факультативу отдельно (Приложение 5). Требования к ведению записей в журнале факультативных занятий аналогичны требованиям, предъявляемым к порядку ведения их в классном журнале.

5. Журнал группы продленного дня (ВХ-3) ведется во всех школах, имеющих группы продленного дня, по форме, утвержденной министерством просвещения (народного образования) союзной республики (Приложение 6).

Журнал группы продленного дня рассчитан на учебный год. Ведение соответствующих записей в данном журнале обязательно для каждого воспитателя и руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся в группу или опоздавших воспитанников.

В графах "Работа воспитателя", "Работа руководителя кружка" делается запись о количестве проработанных часов в группе и кратком содержании работы с учащимися.

Директор школы и заместитель директора по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения журнала группы продленного дня.

В журнал разрешается вносить только фамилии учащихся, зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы. Если учащийся прервал посещение группы продленного дня и его выбытие оформлено приказом директора школы, то в графе "Дата выбытия" следует вписать число и месяц отчисления из группы. Если учащийся начал посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка.

6. Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании (ВХ-50) ведется в каждой средней школе (Приложение 7).

В первой части книги отдельно учитывается количество полученных и выданных бланков аттестатов о среднем образовании с указанием их номеров обычного образца и аттестатов о среднем образовании особого образца для лиц, окончивших школу с золотой медалью. Остаток чистых бланков аттестатов, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в рай(гор)оно. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается заведующий рай(гор)оно или инспектор школ. Основанием для выдачи аттестатов о среднем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги в соответствии с ее формой записываются сведения об окончивших среднюю школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, оценка по поведению; записываются сведения о награждении медалью или похвальной грамотой; указывается дата решения педагогического совета о выдаче аттестата (основанием этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении аттестата о среднем образовании.

Получивший аттестат особого образца должен сделать следующую запись: "Аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)".

Отметка о выдаче свидетельств об обучении в средней школе учащимся X (XI) классов, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным предметам (не были допущены к весенним экзаменам, не выдержали весенних экзаменов более чем по двум предметам, не выдержали осенних экзаменов хотя бы по одному предмету), а также выдаче справок учащимся выпускных классов, имеющим годовую неудовлетворительную оценку по поведению, производится также в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе "Расписка в получении аттестата о среднем образовании" директором школы делается запись о выдаче учащемуся свидетельства или справки. Формы свидетельства об обучении в средней школе и справки о том, что учащимся был прослушан курс средней общеобразовательной школы, утверждаются министерствами просвещения (народного образования) союзных республик.

Запись о выдаче дубликата аттестата о среднем образовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы 4 - 28 включительно используются для записи следующего текста: "Дубликат взамен утерянного подлинника N ______________, выданного _______ (числа) _____________ (месяца) 19__ года, получил ________ (числа) _________________ (месяца) 19__ года", а выше, в строке 2, делается отметка о выдаче дубликата N ____________.

Запись о выдаче аттестата о среднем образовании экстерну заносится также в эту же книгу с указанием в графе "Год поступления в данную школу" - "экстерн".

В конце списка всех окончивших школу в данном году должны быть росписи лиц, за подписью которых выданы аттестаты.

Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписями заведующего рай(гор)оно и инспектора школ и печатью районного (городского) отдела народного образования.

7. Книга учета бланков и выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании (ВХ-50) ведется в каждой восьмилетней и средней школе (Приложение 8).

В первой части книги учитывается количество полученных и выданных бланков свидетельств о восьмилетнем образовании с указанием их номеров. Остаток чистых бланков свидетельств, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в рай(гор)оно. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается заведующий рай(гор)оно или инспектор школ. Основанием для выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги (в соответствии с формой книги) записываются сведения об окончивших восемь классов. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В соответствующих графах проставляются оценки по предметам, указанным в свидетельстве, оценка по поведению; записываются сведения о награждении похвальным листом (пишется "награжден" или делается прочерк); указывается дата решения педагогического совета о выдаче свидетельства (основанием для этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении свидетельства.

Запись о выдаче дубликата свидетельства о восьмилетнем образовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы 4 - 25 включительно используются для записи следующего текста: "Дубликат взамен утерянного подлинника N _____________, выданного ________ (числа) __________ (месяца) 19__ года, получил ______ (числа) ________ (месяца) 19__ года", а выше, в строке 2, делается отметка о выдаче дубликата N ___________.

Выдача свидетельства о восьмилетнем образовании экстерну заносится также в эту книгу с указанием в графе "Год поступления в данную школу" - "экстерн".

В конце списка всех учащихся, занесенных в книгу в данном году, должны быть росписи лиц, подписавших свидетельства.

Книга изготовляется из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписями заведующего рай(гор)оно и инспектора школ и печатью районного (городского) отдела народного образования.

8. Книга учета выдачи золотых медалей (ВХ-50) ведется в каждой средней общеобразовательной школе. В нее заносятся записи о выдаче золотых медалей учащимся (Приложение 9).

Золотой медалью "За отличные успехи в учении, труде и за примерное поведение" награждаются выпускники средних общеобразовательных школ в соответствии с Положением о золотой медали, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 18 декабря 1968 г. N 1000, и циркулярным письмом Министерства просвещения СССР от 12 февраля 1969 г. N 18-М "Порядок рассмотрения органами народного образования материалов, представляемых школами для награждения учащихся золотой медалью".

Золотые медали по разнарядкам министерств просвещения (народного образования) союзных республик направляются правлением Госбанка СССР в конторы Госбанка, которые по требованиям (разнарядкам) отделов народного образования пересылают медали в соответствующие учреждения Госбанка. К разнарядкам прилагаются копии приказов отделов народного образования о присуждении медалей особо отличившимся учащимся.

В учреждениях Госбанка золотые медали в день вручения их учащимся выдаются лично директорам средних школ по предъявлении доверенности рай(гор)оно и выписки из решений педагогических советов о присуждении медалей.

Награжденные учащиеся расписываются в получении медалей, которые вручаются им бесплатно.

Не выданные учащимся медали сдаются не позднее следующего после их получения дня на временное хранение в соответствующее учреждение Госбанка по акту, составленному и подписанному директором школы, управляющим, главным бухгалтером и старшим кассиром учреждения Госбанка. В акте должны быть указаны фамилии, имена и отчества учащихся, не получивших медалей. О приеме медалей на временное хранение учреждение Госбанка выдает директору квитанцию. Для последующего вручения выпускникам золотых медалей директор школы получает их в учреждении Госбанка на основании письменного заявления с предъявлением квитанции о сдаче медалей на временное хранение.

Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

9. Книга учета выдачи похвальных листов и похвальных грамот (ВХ-5). В каждой общеобразовательной школе ведется книга учета похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение" и похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов" (Приложение 10).

Учет ведется отдельно по похвальным листам и грамотам.

Год награждения учащихся и вид награды указываются посередине, перед записями фамилий, имен и отчеств награжденных учащихся. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

10. Книга учета личного состава педагогических работников школы (ПХ). Во всех общеобразовательных школах ведется книга учета личного состава педагогических работников (Приложение 11). Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь поступившие педагогические работники записываются в порядке последующих номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек. Записи в книге должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения аттестационной комиссии.

Книга учета личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы.

Запись сведений об обслуживающем персонале в данную книгу не производится.

11. Книга протоколов педагогического совета школы (ВХ-5). В общеобразовательных школах, где имеется педагогический совет, ведется книга протоколов педагогического совета.

В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педсовета. Протокольно оформляются итоги работы школы по отдельным вопросам учебно-воспитательного процесса за четверть, полугодие или учебный год.

Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.

Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.

12. Книга приказов по школе (ПХ). В общеобразовательных школах, где имеется не менее трех работников, ведется книга приказов.

В книге приказов оформляются: указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного процесса, прием на работу и освобождение от нее учителей и других работников школы в соответствии с законодательством Союза ССР о труде и Правилами внутреннего трудового распорядка для работников общеобразовательных школ системы Министерства просвещения СССР, численный состав учащихся по классам на начало учебного года, зачисление и выбытие учащихся, распределение между учителями учебных часов, классного руководства, закрепление учебных кабинетов, поощрения, взыскания.

Приказами по школе оформляются решения педагогического совета о допуске учащихся к экзаменам, об окончании учащимися 8-го и 10-го классов и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты.

Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и печатью школы.

13. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков (ВХ-5) ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках (Приложение 12). Записи производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.п.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в Табеле учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. N 421-мех).

§ 2. О ведении личных дел.

1. Личное дело учащегося заводится на каждого в каждой школе с момента поступления в школу и ведется до её окончания.

На титульный лист личного дела приклеивается фотография учащегося.

Вновь прибывшие учащиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить её в течение двух недель со дня прибытия.

2. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

3. При выбытии учащегося из школы личное дело выдаётся на основании письменного заявления родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года. По окончании 9 классов, с переходом учащегося в другую школу, личное дело выдается ему на руки.

4. Личные дела учащихся в 1-3 классах ведутся учителями, в 4-11классах - классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

5. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных, а п. 9 и 10 дополняются секретарём школы.

6. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором общеобразовательного учреждения.

7. Личные хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, номера личного дела, домашнего адреса, количества мальчиков, девочек, количество изучающих разные иностранные языки и Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно.

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

Мининская средняя общеобразовательная школа

СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:

Председатель ПК: Приказ от « 30 » августа 201 6 г. № 57

_________ /Л.А. Непомнящая/ Директор школы:

« 30 » августа 201 6 г. __________ Павленко Т.В.

Положение о личных делах обучающихся .

I . Общие положения.

1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

1.3. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.

1.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.

II . Содержание личных дел обучающихся.

2.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную папку с файлами, в которой находится личная карта учащегося (типографский бланк личного дела), и вложенные другие файлы с иными документами, в соответствии с настоящим положением.

2.2. В личном деле находятся следующие

обязательнее документы

заявление от родителей (законных представителей) установленного образовательным учреждением образца с просьбой о принятии в школу

копия свидетельства о рождении ребенка или паспорт

документ о регистрации по месту жительства

договор между образовательным учреждением и родителями (законными представителями)

(при необходимости) документы о социальном статусе учащегося (копии справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжения о лишении родительских прав, об опеке, рекомендации РПМК и др.)

другие документы

заявления родителей и учащихся о выборе предметов и курсов по выбору из школьного компонента учебного плана

характеристики обучающихся по ступеням обучения

документы из учреждения, где учащийся обучался ранее

(при необходимости) лист достижений

III . Порядок оформления личных дел.

3.1. При поступлении ученика в 1 класс классный руководитель

заполняет личную карту учащегося (типографский бланк личного дела) согласно свидетельства о рождении.

записывает номер соответственно алфавитной книге записи учащихся (например, К-25 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 25). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер.

наклеивает на первую страницу фотографию учащегося,

располагает документы в файлы согласно настоящего положения.

3.2. Если ученик прибыл из другого образовательного учреждения классный руководитель проверяет наличие всех печатей и оценок, выставленных в предыдущем учебном заведении, вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет; располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением; проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Для учащихся 10-11 классов - заявление родителей (законных представителей), копия аттестата об основном образовании

3.4. Все сведения об обучающемся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

3.5. При изменении названия школы в свободном месте титульного листа вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).

IV . Порядок ведения личных дел

4.1. Общая папка с личными делами класса на торцевой стороне имеет надпись: класс и учебный год. Внутри папки на обложке располагается список класса в алфавитном порядке (может использоваться список из программы КИАСОУ), при выбытии ученика в списке делается отметка о выбытии

4.2. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно. В случае ошибочных записей исправления заверяются подписью и печатью директора образовательного учреждения.

4.3 Классный руководитель ежегодно заносит сведения о наградах, поощрениях обучающихся, достижениях ученика. Достижения ученика по отдельным предметам могут вноситься учителем – предметником под руководством классного руководителя

4.4. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося, обязательная проверка осуществляется классным руководителем 2 раза в год (сентябрь, май)

4.5. В конце учебного года классный руководитель вносит годовые (итоговые) отметки по предметам учебного плана, записывает итоги года (Например, переведен в 3 класс, оставлен в 1 классе, выпущен из 11 класса), ставит свою подпись, проставляет печать школы

4.6. Если наименования предметов учебного плана нет в печатном (типографском) бланке классный руководитель вписывает их в пустые строки бланка в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане.

4.7. В случае выбытия ученика в другое образовательное учреждение в личном деле делается запись о выбытии с указанием будущего образовательного учреждения, даты выбытия и заверяется печатью школы.

V . Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы

5.1. Личное дело выдается на руки родителям (законным представителям) учащегося по их личному заявлению.

5.2. При выдаче личного дела делается запись в алфавитной книге о выбытии

5.3. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся

5.4. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.

5.5. При окончании обучения личные дела учащихся 11-х классов передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет.

5.6. По окончании 9 класса и с переходом учащегося в другую школу, личное дело (по заявлению) выдается ему на руки вместе с аттестатом об основном образовании.

VI . Порядок хранения и контроля за ведением личных дел

6.1.Все личные дела класса в течение обучения хранятся в общей папке, в кабинете завуча.

6.2 Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет со дня выбытия учащегося из школы.

6.3. Контроль за ведением личных дел осуществляется классным руководителем, завучем по учебно-воспитательной работе и директором школы.

6.4.Проверка личных дел обучающихся проверяется завучем по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год (в начале учебного года и по окончанию учебного года). В случае необходимости проверка осуществляется внепланово.