Сроки хранения документов с грифом дсп. Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта). Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

• Порча документации в результате возгорания или затопления;
• Хищение бумаг;
• Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

Что нужно проверить при составлении акта?

• Приведение полного перечня уничтоженной документации;
• Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
• Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

• В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
• Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
• Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

• Наименование дела (общее название документа);
• Крайние даты;
• Номер документа по описи или номенклатуре;
• Количество хранящихся экземпляров;
• Период хранения;
• Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя - ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием - сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем - либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится - сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1 Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» - должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия - собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, - организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

Начальника отдела кадров;

Главного бухгалтера;

Начальника юридического отдела;

Должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого - оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности - мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, - разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет - придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых - в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее - только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации . Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса - проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом - актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая - информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

Опись, как уже говорилось, - основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой - порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы - вносить в них пока нечего.

Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов - процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц - членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения с документированной
служебной информацией
ограниченного распространения
в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

Отметка о возврате

Проверка исполнения

Прочие отметки

Фонд №

Опись №

Дело №

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148 ´ 210) или А6 (105 ´ 148)

Приложение 2

к п. .

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» *

Окончание

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

к п. .

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

Приложение 4

к п. .

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Приложение 5

к п. .

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

3. Внести в Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 31.12.2009 N ММ-7-6/728@, (далее - Положение) следующие изменения и дополнения:

в пункте 2.3 Положения исключить текст "регистрации,";

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

"2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, "Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования" и дела с документами "Для служебного пользования" по Акту приема-передачи.";

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст "и состояния делопроизводства";

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: "III. Выводы и предложения комиссии".

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, ";

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ "О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ "Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова

Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, (далее - Порядок) регламентирует требования, обеспечивающие в налоговых органах прием входящих и отправку исходящих документов, содержащих конфиденциальную информацию (далее - ДСП-документы), а также прохождение ДСП-документов внутри налоговых органов.

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

В бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);

В электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

2.3. Обмен ДСП-документами в электронном виде осуществляется по электронной почте (далее - ЭП), созданной и функционирующей в рамках действующей системы телекоммуникаций ФНС России, с использованием средств криптографической защиты информации (далее - СКЗИ).

ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по ЭП с использованием СКЗИ, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП) лица, подписавшего соответствующий бумажный ДСП-документ.

Официальные электронные почтовые ящики (далее - ЭПЯ) устанавливаются в структурных подразделениях, в функции которых входит документационное обеспечение управления (далее - подразделение ДОУ). В подразделении ДОУ назначаются работники, ответственные за прием и отправку ДСП-документов в электронном виде (далее -операторы ЭПЯ).

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

В СЭД в БД "Канцелярия Экспедиция" создает регистрационную карточку (далее - РК), в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего", а также поле "Кому", в которое вносится наименование структурного подразделения или должностного лица, которому будет направлен документ. Для ДСП-документов, поступивших из других налоговых органов, в СЭД в БД "Канцелярия экспедиция" в представление "Поступившие/ДСП-документы" от отправителя автоматически пересылается РК с заполненными полями "От кого", "Исходящий N " и "Дата исходящего";

Регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле "Кому";

В правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка "ДСП";

Передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

Наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

Соответствие оформления файлов установленным требованиям;

Правильность адресата;

Подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

3.2.2. Оператор ЭПЯ:

Распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

Вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>;

На бумажной копии документа ставит штамп "Дубликат. УКЭП подтверждена" и подпись.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: "Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…".

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с .

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в "Журнале учета входящих документов "Для служебного пользования" (), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

При необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: <первоначальный номер экземпляра>/<номер экземпляра из списка рассылки>/<дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.)>;

В СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

Передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в учета входящих документов "Для служебного пользования".

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

Передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре ();

Передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре ().

Проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп "Электронный документ соответствует подлиннику" .

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в , архивируются с помощью программы Winrar.

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

Адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

В поле "Тема" заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, "от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@");

К почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле "Краткое содержание" после заголовка к документу добавляет фразу "Отправлено по ЭП с СКЗИ".

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

На ДСП-приказах (в необходимых случаях - и на проектах) в правом верхнем углу первой страницы проставляется (печатается) пометка ограничения доступа "Для служебного пользования";

Каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки "Для служебного пользования";

В конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка "ДСП" (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или "ДСП@" (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);

Пометка "Для служебного пользования" проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

Должны быть заполнены все необходимые поля;

Переключатель "ДСП документ" должен быть включен;

В поле "Документ" электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде ( , настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа ( настоящего Порядка).

_____________________________

* Допускается вместо штампа делать запись вручную.

** Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Приложение N 1
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Реестр приёма/передачи документов ДСП

Приложение N 2
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов "Для служебного пользования"

Приложение N 3
к обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

_____________________________

* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”

Обзор документа

Утвержден новый порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию. Он определяет правила работы со всеми ДСП-документами. Исключение - порядок работы с которыми урегулирован специальными нормативными актами.

Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.

Уточнено, что ДСП-документы, отправляемые и принимаемые по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации, должны быть подписаны определенным видом ЭЦП - усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего соответствующий бумажный документ.

Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).

Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.

П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.

Выделение документов к уничтожению

В процессе подготовки документов подразделения к дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному составу и дела с документами временных сроков хранения (свыше 10 лет) должны были в I квартале календарного года пройти архивно-техническую обработку и уточнение заголовков. Обработанные дела вносятся в описи соответствующих дел структурного подразделения, подписываются руководителем подразделения и передаются в службу делопроизводства для составления сводных описей и подготовки их к рассмотрению на заседании экспертной комиссии организации. Именно этот порядок мы разбирали в предыдущем номере журнала, рассматривая второй этап проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

В зоне ответственности структурного подразделения остаются на хранении дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно ), которые:

• могут быть подвергнуты частичной обработке (сшиванию на 3 отверстия и уточнению заголовков) и
• могут учитываться в процессе хранения по номенклатуре дел подразделения.

Остаются также дела и документы предыдущих лет, сроки хранения которых истекли к 1 января текущего года и в связи с этим подлежащие выделению к уничтожению в установленном порядке.

Следует заметить, что документы, возникшие в деятельности структурного подразделения, являются служебными документами, принадлежащими учредителю организации / работодателю , поэтому просто так и в неорганизованном порядке сотрудники подразделения не имеют права совершать с документами никаких несанкционированных действий, тем более уничтожать их. В связи с этим часто встречается практика, при которой лишние экземпляры, копии, черновики, проекты, представляющие собой даже «россыпь» документов и их проектов, включаются в годовой акт о выделении документов к уничтожению, если в течение года исполнители не подвергали их своевременному шредированию в рамках политики «чистого стола».

Порядок выделения не подлежащих хранению документов к уничтожению установлен в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - Правила).

Эти Правила процедуру выделения документов к уничтожению регламентируют следующим образом:

• строго связывают ее с ежегодным проведением второго этапа экспертизы ценности документов , когда документы готовятся к передаче в архив организации;
• устанавливают, что дела с истекшими сроками хранения, но имеющие в номенклатуре дел отметку ЭПК, подлежат предварительному полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения и только после такого просмотра выделяются к уничтожению и включаются в акт (в акте отметка ЭПК не оформляется);
• каждое структурное подразделение одновременно с описями дел структурного подразделения оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению , который должен быть составлен по форме приложения 21 к Правилам, подписан руководителем подразделения (как и описи) и передан в службу делопроизводства.
  Обратите внимание: в п. 4.11 Правил акты структурных подразделений названы предложениями к сводному акту организации о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сводный акт составляется службой делопроизводства. А предложения структурных подразделений к нему Правила потом хранить почему-то не обязывают;
• служба делопроизводства составляет сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, тоже по форме, содержащейся в приложении 21 к Правилам;
• служба делопроизводства организует заседание экспертной комиссии (ЭК) организации и представляет на ее рассмотрение одновременно и сводные описи дел, и сводный акт о выделении к уничтожению. После заседания ЭК оформляются грифы согласования на экземплярах описей и акте (ссылку на дату и номер протокола ЭК – см. отметку «2» в Примере 2);
• если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи дел направляются на рассмотрение соответствующей ЭПК (или ЭПМК, т.е. экспертно-проверочной методической комиссии) ;
• после согласования описей и акта на заседании ЭК организации сводные описи / годовые разделы и сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации , который отвечает и за документальный фонд, и за архивный фонд.

Итак, фактически уничтожить документы, отобранные для этого по утвержденному акту, можно только:

• для организации – источника комплектования после согласования / утверждения сводных описей дел / годовых разделов на заседании ЭПК соответствующего архива;
• в организациях, которые не являются источниками комплектования, – после утверждения этих документов первым руководителем организации (см. «1» в Примере 2).

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

• и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства;
• для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов!

Акты структурных подразделений

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2017 году, могут быть включены:

Акт составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении под методическим руководством службы делопроизводства или архива организации. В качестве основы используется номенклатура дел структурного подразделения – те разделы сводной номенклатуры дел (или их копии), которые были направлены в подразделение службой делопроизводства после согласования ЭК и утверждения руководителем. Поэтому чем лучше составляется номенклатура дел, тем легче на ее основе потом составлять описи дел и акты о выделении документов к уничтожению.

Номенклатура дел содержит сроки хранения, при этом в качестве основания их установления могут быть указаны не только , иные нормативные правовые акты, но и протокол ЭК. Ссылки на эти документы следует переносить из номенклатуры в акт о выделении к уничтожению (см. отметку «2» в Примере 1).

В отличие от оформления описей дел, при оформлении акта о выделении к уничтожению Правила не предписывают соблюдать систематизацию заголовков дел аналогичную той, что закреплена в номенклатуре дел. В табличной части акта разрешается формировать групповые заголовки уничтожаемых дел и документов, а при оформлении крайних дат дел в графе 3 указывать периоды / годы , но в хронологическом порядке (см. Пример 1).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в структурном подразделении в 2 экземплярах , один передается в службу делопроизводства, второй стоит хранить в делах подразделения в течение 3 лет (по аналогии с номенклатурой дел структурного подразделения, что необходимо подтвердить протоколом заседания ЭК организации; трехлетний срок установлен статьей 200 ПТУД).

Пример 1

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный в структурном подразделении по форме приложения 21 к Правилам

Свернуть Показать

Пример 2

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный по форме приложения 21 к Правилам (в организации, не являющейся источником комплектования)

Свернуть Показать

Сводный акт

Служба делопроизводства на основании актов (предложений) структурных подразделений формирует проект сводного акта о выделении к уничтожению документов организации и готовит его рассмотрение, согласование на заседании ЭК организации.

При составлении акта рекомендуем службе делопроизводства в табличной части документа выделять разделы с наименованиями соответствующих структурных подразделений в таком же порядке, как это оформляется в годовых разделах сводных описей дел, и проверять сроки хранения документов, которые были установлены в номенклатурах дел структурных подразделений.

Установленная Правилами в приложении 21 форма акта в полной мере отражает третий этап экспертизы ценности документов в архиве организации , когда выделяются к уничтожению архивные документы в связи с истечением временных (свыше 10 лет) сроков их хранения .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Табличная часть формы акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приведенная в приложении 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)

При этом данная форма применима и для оформления выделения документов к уничтожению в делопроизводстве (на этапе подготовки документов и дел к передаче в архив организации). Но в этом случае не все графы табличной части формы подлежат заполнению (изымаются графы 4 и 5, выделенные оранжевой заливкой в цитате выше). Кроме того, может не заполняться часть трафаретного текста об утверждении описей ЭПК архива, если организация не является источником его комплектования. И если выделяются к уничтожению документы только в бумажной форме, то акт может быть оформлен так, как показано в Примере 2.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, после утверждения первым руководителем организации и фактического уничтожения документов формируется в дело службы делопроизводства и хранится постоянно по ст. 246 ПТУД.

Фактическое уничтожение документов

В конце сводного акта (см. оранжевую заливку в Примере 2) предусмотрено оформление отметки о фактическом уничтожении документов и дел, например, путем шредирования. Эта отметка может быть дополнительно заверена представителем, печатью (при наличии) или штампом , которая фактически приняла, произвела взвешивание, а затем и физическое уничтожение документов вашей организации (отмечено цифрой 3 в Примере 2).

Но если вы сдаете документы в организацию вторсырья как макулатуру , то она, скорее всего, откажется расписываться в вашем акте и готова будет подписать только накладную, в которой указан общий вес «принятого добра». Тогда залитую оранжевым зону акта о выделении к уничтожению документов нужно будет заполнить иначе – так, как показано в Примере 3, а в накладной может значиться только одна позиция «макулатура» с указанием ее общего веса (как в Примере 5). Однако этот вариант применим только к «малоценным» документам. Обычно бумажные документы все-таки шредируют или подвергают химической обработке . Вариант закапывания не приветствуется, т.к. в земле документы хорошо сохраняются, в этом случае, скорее, создается видимость их уничтожения. А сжигание документов теперь запрещено экологическими стандартами серии 14000.

Гарантированно уничтожить документы, особенно при их небольшом количестве, можно самостоятельно. Если уничтожением документов занимаются сотрудники вашей организации , то данное действие должно выполняться коллективно, а не одним человеком (для избежания попадания якобы уничтоженных документов в чужие руки). Документироваться это может:

• составлением отдельного акта об уничтожении либо
• путем оформления отметки об этом с подписями всех участников в конце акта о выделении к уничтожению (Пример 4).

Если акт о выделении документов к уничтожению можно назвать «организационным», то акт о факте уничтожения – «техническим» документом.

По утвержденной Правилами форме акта (приложение 21) можно оформить выделение к уничтожению и факт уничтожения бумажных дел, а также электронных дел / документов, записанных на внешних электронных носителях . В форме акта не упоминаются реестры электронных документов, которые обязательны к описям электронных дел / документов и используются как учетные документы вместо внутренней описи документов дела, сформированного в бумажной форме.

Но для уничтожения электронных дел / документов, сформированных и хранящихся в информационной системе (в т.ч. в системе «электронного архива»), обязательно потребуется составление специального акта об уничтожении документов, дел программно-аппаратными средствами (показан в Примере 6). Такой «технический» акт составляется, как правило, централизованно ИТ-подразделением, которое осуществляет поддержку соответствующей информационной системы и является обязательным приложением (или второй самостоятельной частью) «организационного» акта.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Отражение факта уничтожения документов сотрудниками своей организации в сводном акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Необходимо отметить на будущее, что если к уничтожению в архиве организации будут выделяться электронные дела / документы с истекшими сроками хранения, учтенные в описях (например, в описи электронных дел, документов временных сроков хранения), то в качестве обязательных приложений к акту необходимо будет оформлять реестры документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , оформление которых установлено Правилами и которые являются обязательными приложениями к описям электронных дел, документов. Данные реестры должны составляться на каждое дело, содержать описание документов, включенных в состав электронного дела, их объем в Мб. Очевидно, что в Правилах не хватает регламентации конкретных процедур учета и выделения к уничтожению электронных дел / документов, поэтому можете взять на вооружение наши рекомендации.

Пример оформления реестра документов (контейнеров электронных документов) электронного дела показан в статье «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации »

Кроме управленческого и методического эффекта, от правильного оформления актов на уничтожение документов есть и практическая польза. Если нормативный срок хранения каких-то дел, документов истек, но они не были включены в связи с этим в акты о выделении их к уничтожению, то формально любая проверка имеет полное право запросить их, потребовать предъявления, копирования и т.п. Вам придется или предъявлять затребованные документы за весь период деятельности организации, или срочно доказывать актами, почему они отсутствуют в составе документального и архивного фондов.

Не случайно концепция управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 предусматривает планомерное регулирование всех процессов работы с документами: начиная с их создания и заканчивая уничтожением.

См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива