Накладная приема передачи документации. Как выглядит образец акта приема-передачи документов

Когда организация получает от контрагента товары, имущество в аренду или предоставляет его в залог, нужен акт приема-передачи. Документ подтвердит, что одна сторона отдала, а вторая получила указанные объекты. Скачивайте образцы актов из приложения к статье.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Читайте в нашей статье:

Образцы актов приема-передачи

Многие сделки связаны с передачей и получением тех или иных материальных ценностей. Например, по договору поставки покупатель получает от продавца товары, оборудование или иную продукцию. По договору аренды арендатор получает от арендодателя движимое или недвижимое имущество. По договору залога компания-залогодатель передает залогодержателю предмет залога. В сделке по подряду заказчик передает подрядчику стройплощадку для проведения работ. Помимо договора и других документов, оформляют соответствующий акт. В акте приема-передачи фиксируют получение имущества одной из сторон сделки от другой стороны.

По такому акту передают не только имущество, но и документы. Оформление акта на документы происходит сходным образом, что и оформление акта приема-передачи имущества. Воспользуйтесь образцами некоторых актов.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

Акт приемки-передачи: что важно отметить в документе

Назначение документа - зафиксировать факт передачи имущества от одного лица другому лицу. Поэтому, несмотря на различия в договорах, к которым требуются такие акты, есть общие черты. Рассмотрим подробнее, что нужно указать в акте приема-передачи товара или иного имущества.

Акт составляют, когда покупатель (арендатор) убедился, что ему предоставляют качественный товар или объект аренды в надлежащем состоянии. Проверку состояния имущества нужно провести до того, как оформят акт. У покупателя (арендатора) есть возможность заявить о недостатках, которые были обнаружены позже. Но он со своей стороны должен выполнить условия проверки имущества, которые присутствуют в договоре или в законе. Например, в соглашении о поставке обычно подробно перечисляют, что покупатель должен сделать в ходе приемки.

Проверьте, по какой форме следует составлять акт приемки-передачи имущества

В зависимости от характера сделки у акта приемки-передачи может быть утвержденная форма. Например, в поставке нередко используют форму ТОРГ-1. Однако контрагенты могут применить иную форму, если это указали в договоре. Чтобы суд принял акт как доказательство, проследите за корректностью его составления. В ряде случаев акт нужно составить по утвержденному образцу. Если такого образца нет, в акте обязательно должны быть реквизиты, которые законодатель указал в ч. 2 ст. 9 закона о бухучете . Иначе этот документ не удастся использовать для защиты прав.

В акте приемки-передачи товара или иного имущества обязательно должны быть:

1. Название документа. Например, «акт приема-передачи товара», «акт приема-передачи движимого имущества» и т. д.
2. Ссылку на договор, в рамках которого один участник сделки передает имущество другому. Из документа должно быть ясно, во исполнение какого обязательства передали имущество. Необходимо перечислить реквизиты договора, а также конкретные пункты, в которых сказано об обязанности продавца (арендодателя и т. д.) передать данные объекты.
3. Дату и место составления акта.
4. Какое именно имущество передают. В этой части документа необходимо перечислить индивидуальные признаки имущества. Если это товары - все характеристики товара (серии, номера, модели, наименования и т. д.), количество и стоимость. Если речь идет об аренде автомобиля, все технические характеристики транспортного средства и т. д.
5. Адреса и реквизиты сторон сделки. Здесь указывают полные наименования компаний, их ИНН, ОГРН, адреса места нахождения, банковские данные.
6. Данные об ответственных лицах: ФИО и должности.
7. Подписи сторон. Акт приема-передачи имущества - двусторонний документ. Перед подписанием акта нужно убедиться, что со стороны контрагента действует уполномоченное лицо. Иначе потом могут возникнуть проблемы, если недобросовестный контрагент откажется признавать сделку.

В одном споре поставщик проиграл дело, так как составил акты приема-передачи не по форме. В частности, в них не было подписи и печати ответчика. Кассация отказала в удовлетворении жалобы истца ().

Незаменимые помощники в работе юриста

Акт приема-передачи товаров – документ, который несет в себе полное описание и характеристику каждого из товаров при совершении определенной сделки. Например, при поставке товара, при купле-продаже, при аренде или дарении. Помимо этого важным пунктом в данном акте является денежный эквивалент общей стоимости товара.

Акт приема-передачи товаров является важным дополнением к договору, на основании которого происходит та или иная сделка по товарообороту. В акте прописывается номер и дата договора, а в договоре особым пунктом указывается, что товар передается одной стороне другой, только на основании акта.

Акт приема-передачи товаров. Образец

Акт выполняется в двух экземплярах для каждой из сторон и подписывается в момент приемки-передачи товара.Документ имеет произвольную форму и несет юридическую основу в купе с договором. Образцы заполнения такого акта указаны внизу статьи.

В акте прописываются реквизиты каждой из сторон. Если это юр. лица, то прописываются реквизиты предприятий, если физ. лица являются сторонами договора, то фиксируются их паспортные данные. Далее идет описание, количество и характеристика товара. В момент передачи- приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние товара, проверить отсутствие неисправностей.

В ходе текущей деятельности организации иногда возникают ситуации, при которых нужно провести передачу документов. Для этих целей создается акт приема-передачи документов (пример приведен ниже).

Благодаря такому акту снимается ответственность с человека, который принимает дела. Он также позволяет дать достоверную информацию по положению дел на данный момент. Акт приема-передачи необходимо составить в случае увольнения сотрудника, который является ответственным за определенное направление, или же в том случае, если он переходит на иную должность. Еще одной причиной может служить ликвидация организации либо ее реорганизация. Одним словом, при необходимости сменить одно ответственное лицо на другое создается акт приема-передачи.

Для начала необходимо уточнить, закреплен ли порядок передачи документов какими-либо нормативными актами, и является ли форма акта унитарной. В случае отрицательного ответа (а это большинство случаев), оформление акта происходит в свободной форме. Примером такого оформления может послужить образец, представленный в данной статье. Для того чтобы получить дополнительные знания по данному вопросу, можно ознакомиться со статьей .

Образец составления акта приема-передачи документов, составлен в свободной форме

Начальник канцелярии Веренец В.П. передал, а секретарь Карпенко Н.П. приняла организационно-распорядительные документы:

Одновременно передается печать канцелярии.

В процессе приемки-передачи документов установлено:

... (следует перечислить все факты, которые должны быть зафиксированы в акте, в т.ч. все недостатки, которые были обнаружены при изучении документов).

Приложение:

1. Нормативные приказы на 502 листов в 1 экземпляре.
2. Индивидуальные приказы на 513 листов в 1 экземпляре.

Нередко нормативно-правовыми актами не отображается порядок составления актов приемки-передачи документов. В таком случае можно следовать общему порядку составления документа.

Составление акта приема-передачи документов

Началом процесса передачи документов может послужить . Он составляется в случаях:

• Увольнения работника,
• Назначения работника на ту или иную должность,
• Перевода сотрудника на другую должность,
• Перевода сотрудника в другое подразделение,
• Иной приказ по личному составу.

В состав комиссии должны входить как минимум три человека.

Для перечней дел, которые подлежат передаче, удобнее всего использовать таблицу (как в представленном образце). Ее заполняют в свободной форме, главное условие - состав документа должен быть ясен. В случае если к передаче подлежит небольшое количество документов, таблица может быть изменена по следующему образцу:

На основании действующих нормативно-правовых актов при проверке документов, входящих в акт приема-передачи, подлежит проверке следующее: , факт наличия (отсутствия) необходимых документов, а в случае необходимости составляют оценку общего положения дел. Перечисленные данные заносятся в акт связным текстом, в том объеме, который необходим для объективного отражения ситуации. Одновременно с этим разрешено составить только таблицу со списком документов, подлежащих передаче, а какие-либо дополнительные пояснения могут отсутствовать.

В случаях, когда передаваемые документы содержат большие массивы данных, их оформляют в виде приложений. Таким образом, они не будут мешать положительному восприятию главного содержания. Приложение - неотъемлемая часть акта, поэтому все указанные в нем документы, автоматически считаются включенными в акт приема-передачи.

Приведенной выше информации будет вполне достаточно для создания акта приема-передачи документов в том случае, если на предприятии не установлена иная форма порядка передачи. Также ознакомление с образцом акта будет полезно в случае необходимости смены лица, ответственного за архив.

Акт – это информационный документ, подтверждающий в письменном виде произошедшее событие или действие, а также установленный факт, который должен быть правильно оформлен. Документ в обязательном порядке составляется и визируется несколькими лицами. В зависимости от своего содержания он разделяется на несколько вариантов. Вот часть из них:

• Акт осмотра (противопожарной безопасности, техники безопасности, результатов);
• Акт приема–передачи (объектов, документов, прав, материальных ценностей и т.д.);
• Акт испытаний (технологий, систем, образцов);
• Акт ревизии или инвентаризации;
• Акт нарушений (дисциплины труда или правил внутреннего распорядка);
• Акт расследований (несчастных случаев, аварий);
• Акт об отказе от объяснений по какой-либо ситуации;
• Акт об отказе от подписи при ознакомлении с приказом.

Наименований актов много, но все они при написании должны соответствовать определенным правилам и требованиям. В этой статье речь пойдет о том, как правильно составить акт.

Требования к составлению

Правильно составленный акт является качественным отражением события и может служить основанием для дальнейшего технологического процесса или действий руководителя в отношении подчиненного. Каким бы ни был тип акта, он должен соответствовать следующим требованиям:

• Акт составляется в комиссии. Любой документ такого типа можно написать лишь в составе комиссии из нескольких человек (не менее двух). Обычно комиссия назначается специально для составления акта или расследования случая, по которому этот акт составляется. Комиссия также может быть постоянной. Подписывается документ всеми членами комиссии;
• Используется унифицированная форма – образец. Если такой вариант предусмотрен в организации, то все акты обязательно выполняются на фирменном бланке предприятия;
• Дата составления – дата акта. Это обязательное правило. Если же, чтобы написать акт потребовалось предварительное исследование вопроса или расследование ситуации, данный период в документе также указывается;
• В начале акта обязательно отражается основание для составления документа;
• Затем указывают председателя комиссии и всех ее членов в алфавитном порядке;
• В основной части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент написания документа;
• В заключение могут быть сделаны выводы или внесены предложения членов комиссии;
• Материал документы может быть изложен посредством таблиц (при необходимости) или разбит на пункты и абзацы;
• Количество экземпляров создается в соответствии с нормативными актами по данному документу либо в количестве заинтересованных сторон, что также можно указать в заключение документа;
• Все члены комиссии обязаны подписать составленный акт, но каждый из них имеет право сделать это с поправкой, если он не согласен с документом по каким-то пунктам;
• С содержанием акта обязательно следует ознакомить тех, кто является непосредственным участником события, отраженного в документе или чьи интересы он затрагивает. Заинтересованные лица подписывают документ после подписей членов комиссии с обязательной отметкой «С актом ознакомлен»;
• Те акты, где необходимо утверждение руководителя, после подписания всеми заинтересованными лицами и членами комиссии, отправляются на стол к руководителю для получения грифа «Утверждаю». Виза ставится в правом верхнем углу акта.

Примеры составления актов

Предлагаем вам несколько образцов, чтобы вы смогли правильно составить необходимые акты.

Образец акта об отсутствии сотрудника на работе

Данный акт составляется с целью подтверждения прогула, опоздания или отсутствия работника на работе без уважительной причины. Документ составляется на фирменном бланке предприятия с указанием его наименования и реквизитов. Юридически не существует какого-то конкретного варианта, поэтому документ пишется в относительно свободной форме с учетом определенных пунктов либо предприятие разрабатывает данный бланк самостоятельно для своего удобства.

В документе указывается:

• Дата, номер документа и место составления;
• Наименование и заголовок акта;
• Должности и Ф.И.О. составителя и свидетелей;
• Описание нарушения, Ф.И.О. и должность нарушителя, дата и период отсутствия на рабочем месте;
• Подписи составителя и свидетелей;
• Подпись нарушителя, пометка об ознакомлении и передаче ему одного экземпляра. Если работник не желает подписывать документ, ставит соответствующая пометка, и свидетели заверяют своими подписями данный факт.

Образец акта

25.08.2014 № 123

Основной склад

Об отсутствии работника на рабочем месте

Мною, Ивановым А.С. в присутствии Сергеева В.В. и Дмитриева А.А. составлен настоящий акт о нижеследующем:

Работник Кошечкин Д.Д., кладовщик основного склада отсутствовал на рабочем месте 25.08.2014 с 10-30 до 12-30 без уважительных причин.

Свое отсутствие объяснить отказывается.

1. Отборщик (подпись) Сергеев В.В
2. Отборщик (подпись) Дмитриев А.А.

Данный акт составил:

Начальник основного склада (подпись) Иванов А.С.

С документом ознакомился и получил свой экземпляр:

Кладовщик основного склада (подпись) Кошечкин Д.Д.

Образец акта приема–передачи

Данный акт служит елью подтверждения фактической передачи товара или имущества от одного человека или организации к другому. Форма данного документа законодательно не установлено, однако при составлении акта следует учитывать:

• Наименование документа;
• Дата составления (обязательно совпадает с фактической передачей товара) и место;
• Наименование, стоимость и количество передаваемого товара;
• Наименование сторон акта – передающей и принимающей, их реквизиты;
• Основание для передачи товара и составления акта – реквизиты договора или оглашения;
• Подписи сторон и печати.

Акт составляется в количестве 2 штук, по одному для каждой стороны.

Образец

Приложение № 1

К договору № 128

От 14.05.2014 г.

Приема–передачи товара

ООО «СтройМир» в лице директора Викторова А.А., действующего на основании Устава организации, в дальнейшем «Продавец», и ОАО «Победа» в лице директора Михайлова В.С.. действующего на основании Устава предприятия, далее – «Покупатель», составили следующий акт:

1. В Соответствии с договором № 128 от 14.05.2014 Продавец передает Покупателю следующий товар:

Общая сумма товара составляет 7500 рублей 00 копеек с учетом НДС.

2. Переданный товар обладает надлежащим качеством и поставлен в согласованные договором сроки. Покупатель к принятому товару не имеет претензий.

3. Документ составлен в двух экземплярах равной юридической силы.

Покупатель: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Продавец: Должность, подпись и расшифровка, печать.

Образец акта выполненных услуг (работ)

Данный акт составляется исполнителем работ (услуг) и предоставляется заказчику для подтверждения факта качественного выполнения услуг по договоренности между сторонами. В нем отражаются виды выполненных работ и их стоимость.

Документ составляется в произвольной форме (за исключением строительно-монтажных работ) с учетом следующих пунктов:

• Наименование акта;
• Номер документа и дата написания;
• Основание для выполнения услуг – наименование и реквизиты договора;
• Описание работ или услуг;
• Указание стоимости услуг с учетом НДС и без него;
• Реквизиты обеих сторон;
• Подписи и печати ответственных лиц обеих сторон.

Написать акт необходимо в двух экземплярах – для каждой стороны по одному.

Составление акта выполненных работ производят аналогично акту приема-передачи, только вместо товара в наименовании указываются услуги.

Как видите, написать составить практически любой акт не составляет труда, требуется лишь придерживать несложных правил, созданных специально для этого.

В процессе функционирования любого предприятия могут возникнуть ситуации, когда обязательно потребуется передача документов другому лицу. При этом осуществляется отправка кадровых, ЖСК и других из рук в руки. Определенные файлы оформляются при смене учредителя, главы компании и других лиц.

При увольнении конкретного должностного лица информация переходит к новому работнику. Важно знать основную специфику оформления данных в определенных обстоятельствах. Необходимо правильно его составить. Для этого используется специальная форма. Применяя бланк, можно составить требуемый файл.

Обычно имеет место приказ о назначении комиссии по решению которой будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. Это имеет место, например, при увольнении главного бухгалтера, в распоряжении которого были важные документы. Касаемо, в первую очередь, бухгалтерских учетов. Они должны быть переданы другому лицу, которое заменит уволенного.

Для передачи ценных бумаг используется соответствующая форма. Касательно учета бухгалтерских записей составляются специальные акты. Передаваемые дела чаще оформляют таблицей. В ней указываются следующие данные:

• число, месяц, год;
• номера;
• наименования бухгалтерских файлов.

Акт приема-передачи при замене директора

Директор и главный бухгалтер занимаются заверением важной бухгалтерской документации. Если стоит задача - смена директора, в этом случае составляется акт о передаче его прав другому лицу.

При смене директора, как и главного бухгалтера, необходимо поставить в известность организации, занимающиеся контролем предприятий, а также банк, который обслуживает компанию. Для государственных предприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Что касается частных организаций, они в этом случае принимают самостоятельное решение.

Для оформления акта потребуется специальный бланк, который нужно заполнить согласно общепринятым нормативам. Следует сказать, что при смене директора может возникнуть масса вопросов и проблем только в отношении бюджетных компаний. Но они вполне решаемы. Прием осуществляется комиссией, которая создается на основе приказа.

Акт приема-передачи кадровой документации

Для того чтобы правильно заполнить такой файл, необходим образец. При отправлении кадровых записей другому лицу на предприятии при увольнении, следует заполнить бланк. Всегда в процессе заполнения кадровых документов нужно обязательно указать такие моменты:

• номер п/п;
• название;
• временной период;
• число файлов;
• примечания.

Если имеют место такие ситуации, как утрата личных дел, отсутствия заполнения личных карточек, это следует указать в примечании при передаче кадровых документов.

Передача информации, касающейся воинского учета

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, составляется специальный акт, для заполнения которого существует образец. Для того чтобы правильно его составить, потребуется образец, который можно скачать. Данные, которые должна содержать форма:

• название организации;
• дата;
• имена, отчества и фамилии должностных лиц, состоящих в комиссии;
• должность, фамилия, имя и отчество ответственного за воинский учет;
• должность, имя, отчество, фамилия лица, принявшего человека;
• причина;
• название файлов.

Акт приема-передачи документов при замене учредителя

При необходимости в смене учредителя на предприятии возникают определенные сложности. Учредителем назначаются исполнители, которые будут нести ответственность за процесс перевода файлов.

Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого осуществляется отправка. При смене и назначении нового учредителя отправляются в его руки. Форму акта можно скачать без проблем.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

​

Нередко возникают ситуации, когда требуется изъять информацию с предприятий на государственное хранение. При этом необходима подготовка соответствующего акта, на базе которого будет осуществлена передача на постоянное хранение.

• реорганизационные мероприятия в компании;
• окончание срока хранения документации на предприятии;
• ликвидация компании;
• другие ситуации.

При приеме на государственное хранение следует обязательно указать такие данные, как название компании, передающей документы и наименование собственно архива, который их принимает. Пример, утеря важных бумаг, требует, чтобы данную ситуацию отметили в акте. В том случае, когда производится перенос на государственное хранение и имеют место определенные примечания, они должны быть указаны в акте.

Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

В этой ситуации осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по тому же принципу, что и в случае приема-передачи информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. Это самые важные документы ЖСК и следует не допускать ошибок в процессе оформления акта, поэтому лучше использовать образец.

Следует скачать файл, на котором ставится дата и обозначается место. Согласно приказу формируется комиссия, состоящая из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, указываются в обязательном порядке.